Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Налогообложение командировочных затрат
Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:
- Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
- Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
- Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
- Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
- Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.
Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Нужен ли российский паспорт для выезда за границу в 2023 году
В большинстве случаев россиянам НЕ нужны внутренние документы для выезда за рубеж. Пограничники проверяют только загранпаспорт. Не имеет значения, биометрический он или обычный.
По российскому паспорту можно отправиться в Абхазию, Армению, Беларусь, Казахстан, Киргизию и Южную Осетию. Никаких отметок в документе не делается. На паспортном контроле можно предъявить и загранник, в нем штампы ставятся (кроме Абхазии и Южной Осетии).
Также следует помнить, что в Азербайджане могут отказать во въезде после посещения Армении, а в Грузии могут возникнуть вопросы, касательно ваших визита в Абхазию или Южную Осетию. Поэтому в Абхазию, Армению и Южную Осетию желательно брать российский паспорт.
При поездке в любую страну не будет лишним захватить с собой паспорт гражданина РФ — при утере или порче загранпаспорта он существенно облегчит жизнь. Для подстраховки документы стоит хранить отдельно.
Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года
Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:
- с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
- с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
- были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.
Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:
- для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
- для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.
Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.
При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.
Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:
— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);
— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).
С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.
Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.
Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной командировке
Согласно п. 23 Положения N 749 работнику при заграничной командировке дополнительно возмещаются:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
Иные командировочные расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы.
Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время командировки возмещаются расходы на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, скажем, прописать, что возмещаются расходы на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку.
Часто возникают вопросы об учете представительских расходов во время командировок. Контролирующие органы считают, что если в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве не было достигнуто, то расходы командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).
Признание командировочных расходов в налоговом учете в случае, если аванс был выплачен в рублях
В уже упоминавшихся ранее Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 был затронут еще один весьма важный и интересный вопрос — как правильно оценить в налоговом учете сумму командировочных расходов работника, осуществленных в иностранной валюте, если аванс на командировку выплачивался в рублях и в дальнейшем сотрудник самостоятельно приобретал иностранную валюту?
Чиновники отметили, что все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.
Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иными словами, работник должен предъявить как документы, подтверждающие его расходы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.), по которым определяется общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте, так и справку о покупке работником как частным лицом валюты в обменном пункте (банке). В этой справке помимо прочей информации указан и фактический курс обмена, которым и нужно руководствоваться бухгалтеру при пересчете суммы валютных командировочных расходов в рубли.
И только в случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену — например, если он потерял справку, которая была ему выдана в обменном пункте — сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, Письмо ФНС России 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).
Открытое акционерное общество «Кимберлит»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Перечень командировочных документов, оформляемых в зависимости от режима въезда в страну
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Зарубежные страны, в которые командируют работника ¦
L--------------------------------------------------------------------------
-----------------¬ -----------------------¬ -----------------------------¬
¦Страны с визовым¦ ¦Страны - участницы СНГ¦ ¦Страны с безвизовым режимом,¦
¦ режимом ¦ ¦ с безвизовым режимом ¦ ¦ не относящиеся к СНГ ¦
+----------------- +----------------------- +-----------------------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
+>¦ Служебное ¦ +----->¦ Служебное ¦ +------------>¦ Служебное ¦
¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦
¦ L--------------- ¦ L---------------- ¦ L---------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
L>¦ Приказ о ¦ +----->¦ Приказ о ¦ L------------>¦ Приказ о ¦
¦командировании¦ ¦ ¦ командировании¦ ¦командировании¦
L--------------- ¦ L---------------- L---------------
¦ ----------------¬
L----->¦Командировочное¦
¦ удостоверение ¦
L----------------
Схема
Как видим, порядок документального оформления командировок зависит от того, реквизиты каких документов позволяют определить дату пересечения государственной границы (время пребывания сотрудника в зарубежной командировке). Ведь именно она будет в дальнейшем определять момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.
Дата пересечения границы. При поездках по России и в безвизовые страны СНГ даты пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении. Об этом говорится в п. 19 Положения.
При командировке в страны с визовым режимом для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника.
А вот о том, как определить дату въезда и выезда из страны с безвизовым режимом, не относящуюся к СНГ, в Положении не сказано. Ведь визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют. Однако в этом случае можно обратиться к Письму Минфина России от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105. В нем сказано, что дата пересечения границы будет определяться на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов). Днем пересечения границы при выезде из РФ считается день отъезда работника из пункта отправления, а днем выезда — день отъезда из места командировки. Кроме того, срок командировки можно подтвердить приказом руководителя.
Если за одну командировку работник планирует посетить две или более страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения от 14.06.1985, то определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте невозможно, поскольку таможенный контроль на границах между ними отменен. Какими документами в этом случае работник может подтвердить свое время пребывания на территории того или иного государства? По мнению финансистов, такими документами могут быть билеты, счета за проживание в гостинице и т.п. (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).
Оформление заграничной командировки
Обратите внимание на печати в командировочном удостоверении в 2020 году: их не ставят, если организация отказалась от такого атрибута.
Приказ о назначении ответственных лиц за безопасное выполнение работ и контроль качества при наладке паровых котлов с давлением пара не более 0,07 МПА (0,7 бар) и водогрейных котлов с температурой нагрева воды не выше 115 град.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Документальное оформление взаиморасчетов с сотрудниками – один из наиболее важных разделов бухучета. От этого зависят не только различного рода выплаты, но и размеры налоговых отчислений и социальных взносов. Особое внимание следует уделять выдаче средств на рабочие поездки, в том числе и за границу.
Получить деньги на билеты и проживание до командировки
Общество с ограниченной ответственностью «Восток» ПРИКАЗ 20.08.2012 N 155-л г. Минск О командировании С целью отбора мрамора на предприятии SRL «Antonio Lucci» для поставок в четвертом квартале 2012 года КОМАНДИРОВАТЬ: ТОПОЛЕВУ Татьяну Тимофеевну, специалиста по внешнеэкономической деятельности отдела внешнеэкономических связей, в г.
Конечно, они могут заключить для этого отдельный договор, но к служебным командировкам это относиться не будет, и переводчик имеет право отказаться.
Поскольку законодательство позволяет компаниям самостоятельно решать, нужно ли выписывать командировочное удостоверение в 2020 году, многие организации продолжают применять этот документ.
Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.
Белформа поможет составить акт, договор, завещание или любой другой документ на базе имеющихся шаблонов.
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл.
В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (ч. 2 п. 2 Инструкции № 115).
Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года.
Возможность посещения Турции и Таиланда сотрудниками Росгвардии в 2023 году
В свободном доступе официальных документов о запрете и ограничении в отношении сотрудников МВД касательно зарубежных путешествий никогда не наблюдалось. Информация об этом появляется в открытых источниках исключительно от руководителей ведомств, издающих приказы и распоряжения, представителей туроператоров, бывших сотрудников Росгвардии.
В настоящее время ходят слухи о том, что существует некое Распоряжение МВД от 13 июня 2019 № 943-ДСП, согласно которому список “открытых” для росгвардейцев стран был расширен за счет включения в него Турции и Таиланда. Однако, в свободном доступе документа нет, а потому утверждать, что информация верна, невозможно.
“На днях мы разговаривали с Министром внутренних дел, с Колокольцевым Владимиром Александровичем, который ставил вопрос выезда за границу сотрудниками Росгвардии. Действительно, сотрудники МВД, может быть и не все, но некоторые, являются обладателями государственных секретов. Рядовые сотрудники – нет. Поэтому мы договорились о том, чтобы расширить географию возможного выезда сотрудников МВД за границу. Но в целом, сотрудники МВД наделены особыми полномочиями, и в этом смысле они находятся в особом положении. Нужно сразу для себя сделать выбор – хотят они там работать с учетом существующих ограничений, или нет”.
На кого распространяется негласный запрет
Таким образом, запрет на посещение других государств официально касается лишь граждан, имеющих доступ к государственным тайнам, независимо от названия службы, а также сотрудников ФСБ. А вот негласное ограничение права на выезд распространяется на куда большее количество служащих. Разберемся, какие госслужащие не могут выезжать за границу.
В первую очередь это касается органов исполнительной власти, в которых предусмотрена военная и альтернативная служба. Дело в том, что выезд за границу данных служащих согласно ст. 19 ФЗ № 114 предполагает получение предварительного разрешения командования, без которого им не выдаются сданные на хранение паспорта.
В соответствии с Приказом Минздравсоцразвития № 317 от 20.12.2004 к так называемым силовикам относятся служащие:
- МВД, в том числе полицейские, сотрудники миграционных органов, ГИБДД, других полицейских управлений и департаментов;
- Минобороны, за исключением срочников и служащих альтернативной службы;
- ФСБ, включая пограничников;
- Федеральной службы охраны;
- Службы внешней разведки РФ;
- Федеральной службы исполнения наказаний;
- МЧС.
Оформление поездки военного за границу
Рапорт на имя руководителя составляют по утвержденной форме. В рапорте подробно излагается дата, цель поездки, сопровождающие лица, подробный маршрут. Обычно решение по рапорту принимается в течение 3-5 дней, поэтому следует позаботиться о его подаче заранее.
Порядок оформления разрешения на выезд определен в Постановлении Правительства РФ № 1598 от 19.12.1997, где указано, что разрешение согласовывается Министерством обороны РФ и руководителями соответствующих органов власти.
Служащим некоторых ведомств выезд дополнительно согласовывается Федеральной службой безопасности РФ. Этим же Постановлением утверждена форма справки, которая необходима для оформления паспорта. На основании такой справки можно изготовить паспорт для выезда за границу.
В случае принятия положительного решения сданный на хранение в отдел кадров паспорт вы получите по заявлению. По итогам поездки военнослужащему потребуется сдать отчет о поездке и вернуть заграничный паспорт обратно в отдел кадров на хранение.
Командировки заграницу как оформить и провести
МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» учет на предприятии должен перевести статьи в иностранной валюте в свою функциональную валюту и отразить результаты такого перевода в своей отчетности, т.е. валютные операции отражать в учете в функциональной валюте.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.