Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать на документах: как правильно ГОСТ Р 7.0.97-2016». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы печать можно было ставить на официальной документации, нужно, чтобы в ней в обязательном порядке было наименование компании. Такое требование установлено в ст. 2 закона «Об АО» и закона «Об ООО». По аналогии положения нормативных актов можно применять и для ИП. Других обязательных требований для штампов не установлено.
На чакие документы нельзя ставить гербовую печать
Если говорить о главной печати компании или личной, то оттиск ставится внизу документа. Сегодня многие бланки или формы содержат отдельное поле «Место печати», там она и ставится. Если же такого поля на документах нет, то оттиск оставляют на чистом участке документа, в нижней его части, возле подписи (личной или руководителя). Оттиск может частично заходить на подпись, но не на ее расшифровку (то есть, фамилию и инициалы).
Если же на документе нет свободного места, печать должна стоять внизу страницы, ближе к центру.
Обычно подпись руководителя сама по себе является достаточным аргументом для придания документу юридической силы. Однако зачастую клиенты и контрагенты относятся с недоверием к договорам без печатей. Все-таки ее наличие свидетельствует об официальном статусе документа. Главное правило, которое следует учитывать, это чтобы оттиск либо вообще не касался подписи, либо заходил на нее частично.
Чтобы быть уверенным в том, что постановка печати правильная, необходимо изучить образец договора или акта. Так на конкретном примере можно легко понять, в каком месте должен стоять оттиск, куда его можно поставить при отсутствии специально выделенного места, должна подпись перекрываться или нет, и другие важные детали.
› Новости › LifeStyle Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати.
Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «В трудовых книжках лучше ставить круглую печать».
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Законодательная отмена печатей
Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:
Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.
Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.
В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Нужно ли на фирменном бланке ставить печать?
Во время СССР для изготовления фирменного бланка люди ходили в типографию, делали заказ, пронумеровывали бумагу, зарегистрировали. Сейчас же все проще. Но документ без печати нужно принимать под сомнением. Хоть законодательством и не установлено необходимо или нет расставлять ее на бланке, но доверие вызывает документ с нею.
Ставится ли печать на фирменном бланке? Да! В фирменном бланке (листе бумаги, где в верхней части указаны реквизиты любой компании) обязательно нужно расписаться и поставить печать либо руководителю организации, либо его зама (или другого заменяющего его лица). На простое письмо (ответ, запрос) печать ставиться по усмотрению.
Получается, что в вопросе делопроизводства, финансовых вопросах, награждениях и иных важных документов, всегда должна быть печать и роспись. А вообще, должен быть составлен перечень, где в нем конкретно указано в какой документации надо ее поставить.
Что такое печать и что такое штамп? Нормативная база
Согласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».
Когда печать обязательна
Есть документы, которые составляются только по строго установленным формам. В них печать — обязательный элемент. Среди таких документов приходные и расходные кассовые ордера № КО-1 и КО-2, а также бланки строгой отчетности. Список таких документов достаточно большой, поэтому разберем на примерах самые частые ситуации.
| Основание | Печать обязательна |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций | Квитанция к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1) Последняя страница кассовой книги (форма № КО-4) |
| Пункт 5.1 Указания ЦБ РФ № 3210-У о порядке ведения кассовых операций от 11-03-2014 г. | Платежные документы, по которым организация перечисляет денежные средства |
| Пункты 3, 5 и 6 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 | Бланки строгой отчетности |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-25) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) Товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 | Справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1) Поручение-обязательство (форма № КР-2) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденных постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) Общий журнал работ (форма № КС-6) Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма № КС-8) Акт о приостановлении строительства (форма № КС-17) Акт о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 | Справка для расчетов за выполненные работы (форма № ЭСМ-7) Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) Путевые листы всех типов транспортных средств |
| Пункт 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ, унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а | Доверенность (формы № М-2, М-2а) акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 | Акт о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-16) Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) |
| Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73) Командировочное удостоверение (форма № Т-10) |
| Пункт 29 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 | Исправленный счет-фактура |
| Приказы Минфина России об утверждении форм деклараций | Налоговая декларация |
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций.
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес. Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
Где и куда можно ставить печать для документов?
Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:
- Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
- Дополнительные соглашения.
- Акты приема-сдачи работ.
- Справки и характеристики.
- Командировочная документация.
- Ходатайства и гарантийные письма.
- Трудовые книжки.
- Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.
Форма и размер печати
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.
На должностной инструкции ставится печать
Разделы должностной инструкции Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов: Раздел «Общие положения» В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
- непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
- порядок назначения и освобождения от должности;
- наличие и состав подчиненных;
- порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
В каких случаях нужно ставить печать на приказах Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, приказы о предоставлении трудовых отпусков, приказы об увольнении). Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать. Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации. В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации.
Чем копия отличается от оригинала
Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным.
К ним относятся трудовая книжка, Договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям.
Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.
Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.
Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.
Как правильно заверить копию документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.
13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.
А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн».
Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов.
Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью