Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Требования для государственных учреждений
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Как правильно сшивать документы
Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки. Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.
Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.
Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:
- «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
- приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.
Для прошивки потребуются:
- дырокол;
- шило;
- толстая игла;
- крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Как сшивать документы правильно
Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть ниткам, иголкой нужно взять и скрепить все документы. А как правильно сшивать документы ? Ни один из органов, требующих этого, не дает подробных инструкций, правил и образцов. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. И, ведь, сшивать документы нужно правильно, а не как захотелось, а «правильно» — от слово «правило». Сшивание документов правильно обеспечивает максимальную сложность для подделывания, и поэтому считается самым надежным способом сохранения многостраничного (многолистового) документа.
К сожалению, четких инструкций и нормативных актов (тех самых «правил») по прошивке документов нет. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Однако большинство подобных регламентов относится к документам, хранимым более 10 лет, а как должно быть известно бухгалтерам, государство обязывает хранить определенную документацию предприятия определенное количество лет, то есть осуществлять архивное хранение, а затем передавать опять же определенные архивные документы в госархивы. Но это всё «цветочки», более актуальным и требующим внимания будут ситуации, когда налоговая инспекция требует копии документов и тогда истребуемые документы необходимо оформлять по требования ФНС. Эти требования в свою очередь опираются на НК РФ Ст. 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки, а также на новый для 2021 года приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.
В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать отчетные документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.
В принципе, все бухгалтера работают с бухгалтерскими программами, без них сейчас никак. Но юридическое значение имеют чаще всего бумаги, т.к. документы в эл. виде юридическую силу имеют только если они подписаны цифровой подписью. И в таком случае дублирования на бумаге не требуется. Это касается счетов-фактур и многих других документов. В принципе, если хочется попробовать работать без бумаги, либо сократить её, а также делать все расчеты с легкостью 🙂 , то можно обратиться к онлайн-бухгалтерии номер один в России — сервису Контур Бухгалтерия от известной всем бухгалтерам компании СКБ Контур. Самым популярным участком бухгалтерии, для которого используют онлайн-бухгалтерию, является зарплатный — у него самый доступный тариф — 1500 руб в квартал (включая отчетность)! На других тарифах можно полностью вести бухгалтерию предприятия, то есть это очень интересная альтернатива 1С, причём работать можно с выгруженными из 1С базами! Многие удивятся, но работе в Контур Бухгалтерии не нужно учиться, тем более проходить платные курсы, не нужно внедрять, лицензировать, звать программиста и т.п. Начать знакомиться/работать очень легко, после быстрой и простой регистрации полмесяца можно не просто пользоваться сервисом, а полноценно работать, при первом выборе любого тарифа — в подарок разработчик дарит 3 месяца в подарок — они прибавляются автоматически.
Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это — сшивать документы — нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций. Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:
1) несколько листов формата А4
2) бухгалтерские, в том числе кассовые документы, документы
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Подготовка документов к архивированию
В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).
Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю.
По истечении установленного нами времени, например, пол-года или год, мы делаем следующее:
- Берем обычные картонные папки, вырываем железки (т.к. они обычно плохо приклеены, и не выдерживают 5 лет), на их месте делаем дырки и эти железки продеваем уже снаружи ( а можно и проволоку или продеваем веревочки).
- Просто перекладываем уже подготовленную пачку документов в те же дырочки, кладу реестр, а сверху на картонную папку наклеиваю уже давно отпечатанное название, хранившееся в торце арочного сшивателя…а можно и просто написать.
- Этот процесс занимает ровно 5 мин.!!! Это точно знаю, сама много лет так делаю.
Здесь важно неск. замечаний:
- документы желательно сразу складывать в хронологическом порядке, сверху 1-е число, снизу последнее. В этом случае перекладывать можно сразу всю пачку одним движением;
- документы желательно подготавливать с разбивкой не более 4 см;
- папки желательно подписывать так: -сверху, -в верхнем правом углу, -и с торца;
- веревочку можно оставлять подлиньше и даже завязать на бантик: даже если заклеить концы, то можно в случае
- необходимости отксерить — просто ослабить (развязать) веревочку без расшивания всего дела.
Далее все переложенные, пронумерованные дела (картонные папки) мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя(они немного тесновато, но входят — проверено!) и сверху прикрываем крышечкой от этой же коробочки (чтоб не пылились).
На коробочках мы приклеиваем крупно напечатанный список дел, которые сюда поместились. Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!
Преимущества подготовки:
- Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
- Приучает изначально складывать документы аккуратно.
- Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.
Пошаговое руководство по прошивке от а до я
Прошивка (шнуровка) документов:
- Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
- Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по ниже приведенным причинам.
Как сшивать уголовное дело 5 дырок
Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
- С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик). Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
- Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие.
Слева на полях (на половину свободного поля, чтобы и листы скрепить и текст был виден) многостраничного документа иголкой, либо шилом делают три отверстия. Отверстия делают симметрично по высоте листа, расстояние между ними три сантиметра. Для шитья используют толстую, желательно капроновую, нитку. Если нет толстой нитки, применяют ту, что имеется в наличии, сложив ее в несколько раз. Прошить можно один-два раза. Концы нитки должны выходить из среднего отверстия (на обороте последнего листа), их завязывают узлом. По длине концы нитки должны быть не менее пяти-шести сантиметров (лучше сделать длиннее, а лишнее отрезать). После этого опечатывают прошивку бумажной наклейкой с соответствующей надписью. Иногда для прошивания журнала используют два отверстия.
Рекомендуем прочесть: 42 года стажа ветеран труда алтайского края
Кто это делает. Обычно журналы регистрации прошивают работники того подразделения, где используется данный журнал. Так, журналы регистрации документов прошивают в службе ДОУ или секретариате (если в организации нет службы ДОУ), журналы учета (по личному составу) прошивают в отделе кадров и т. п. Многостраничные документы (и копии с них) прошивают в подразделении, где хранятся документы.
Как прошивать документы в 3 или 4 дырки
May 23, 2017 Обсудить 0 0 В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке.
А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все.
Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка — это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид.
К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно.
Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты.
Давайте рассмотрим более подробно, правильно?Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить.
До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.
Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.