Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ежегодный дополнительный оплачивай отпуск: кому положен и его продолжительность?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суммы отпускных, полагающиеся работнику в связи с получением дополнительного отпуска, представляют собой доход и облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ) — ст. 208, 210 НК РФ, Письмо Минфина России от 19.09.2016 № 03-04-05/54642. Более того, Минфин в Письмах от 24.09.2013 № 03-04-06/39636, от 06.05.2013 № 03-04-06/15555, от 19.06.2009 № 03-04-06-02/46 пояснил, что денежные средства в счет оплаты отпуска сотрудникам с опасными, вредными трудовыми условиями облагаются НДФЛ в общем порядке.
Важно! Дополнительный оплачиваемый отпуск по условиям труда и категориям работников работодатель в соответствии с законом обязан предоставлять ежегодно.
О начале отпуска работодатель обязан уведомить работника под роспись за 2 недели до его начала.
Важно! Если работодатель не известил работника о начале отпуска в указанный срок, работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. Перенесение отпуска на другой срок возможно при наличии письменного заявления работника.
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Работодатель, исходя из своих производственных и финансовых возможностей, вправе самостоятельно установить дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска работникам. Вопрос о таких отпусках также может быть урегулирован коллективным договором/соглашением. Локальный нормативный акт работодателя и коллективный договор/соглашение о ежегодных дополнительных оплаченных отпусках не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством.
Важно! В случае, если ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск всем или некоторым категориям работникам установлен не законом, а коллективным договором/соглашением или локальным нормативным актом, работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Важно! По соглашению сторон ежегодный дополнительный отпуск может быть предоставлен до истечения шести месяцев с момента начала работы.
Следующим работникам отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить ранее истечения 6 месяцев непрерывной работы:
- женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работникам в возрасте до восемнадцати лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- мужу, в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
- совместителю — по месту совместительства — отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Можно ли соединить разные отпуска
Дополнительные дни к отпуску суммируются с основным, и так получается общее количество дней у сотрудника. Например, у работника 28 дней основного и 3 дня за ненормированный рабочий день, что в сумме дает 31 календарный день. По ст. 126 ТК РФ, часть отдыха, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией. Но есть ограничения, они распространяются на:
- беременных женщин;
- лиц в возрасте до 18 лет;
- сотрудников, чей труд связан с опасными и вредными условиями труда, кроме случаев, когда отраслевым (межотраслевым) соглашением, коллективным договором, отдельным заключенным соглашением к трудовому договору установлено, что у сотрудника часть отдыха, превышающая минимальную продолжительность, может быть заменена денежной компенсацией.
Включение в состав расходов по налогу на прибыль
Статья 252 НК РФ признает расходами учреждений затраты, которые подтверждаются документами, и произведены они в целях ведения деятельности, направленной на получение дохода. Если расход такому требованию не соответствует, в целях обложения налогом прибыли предприятия он не учитывается (ст. 270 НК РФ).
Статья 255 НК РФ устанавливает, что расходом по оплате труда является, в том числе, расход в форме среднего заработка, который сохраняется за сотрудником на время отпуска, который предусмотрен действующим законодательством. По ст. 270 НК РФ, в расходах для обложения налогом прибыли предприятий нельзя учитывать затраты по оплате допотпусков, которые предоставляются по колдоговору (то есть свыше установленных законодателем).
Если сотрудник получает дополнительный отпуск, определенный требованиями законодательства РФ, расходы по дополнительным отпускам подлежат учету для целей налогообложения прибыли в составе затрат по оплате труда (если эти расходы соответствуют положениям ст. 252 НК РФ).
Монтажёр топливной арматуры, чья трудовая деятельность проходит на высоте более 2500 м над уровнем моря, имеет право претендовать на следующие виды дополнительных отпусков:
- как монтажёр топливной арматуры (согласно п. 190а Списка) — 6 дней;
- как работник, выполняющий свои трудовые обязанности на высоте 2301 — 3000 м над уровнем моря — 12 дней.
В данной ситуации работник будет отправлен в дополнительный оплачиваемый отпуск 12 дней. Житель Крайнего Востока имеет право на основной отпуск 28 календарных дней и дополнительный — длиной 7 рабочих дней. В общем, оплачиваемый отпуск составляет 36 календарных дней.
Поскольку трудовой договор был заключён 15 января 2004 года, первый ежегодный отпуск может быть предоставлен спустя 6 месяцев с этой даты — после 14 июля 2004 года.
Когда новый сотрудник может брать отдых
Но и здесь возможны исключения. Вышеуказанный порядок не касается:
- лиц до 18 лет;
- граждан, усыновивших малышей до трех месяцев;
- женщин в период непосредственно до и после беременности и родов.
Далее, начиная со второго года трудовой деятельности в той же организации, работники могут претендовать на отпуска в любое удобное для них время, но в соответствии с принятой у работодателя очередностью. Они могут брать и отпуск после отпуска , если данное положение не ухудшит производственную ситуацию.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней согласно ст.115 ТК РФ. Это минимальная длительность отпускного периода, однако некоторые категории работников могут претендовать на удлиненный отпуск, когда к основным 28-ти дням добавляются дополнительные дни. В статье рассмотрено, сколько дней отпуска положено за год, какие группы граждан имеют право на дополнительные отпускные дни. На сколько дней может быть увеличен ежегодный оплачиваемый отпуск для различных категорий работников?
Особенности оформления
Дополнительный оплачиваемый отпуск входит в состав обычного ежегодного отпуска, поэтому он оформляется согласно того же Трудового Кодекса, а именно ст.124-125.
Работник вправе:
- использовать его сразу, присоединив в стандартному отпуску;
- отгулять дополнительные дни отдельно, (например, 3 дня к отпуску и остальную часть отдельно) с условием, что весь оплачиваемый отпуск был использован частями, одна из которых не менее 14 дней.
Наказание работодателя
Если закон обязывает предоставить работнику дополнительные дни с сохранением оплаты труда, это требование должно соблюдаться неукоснительно. Задача работника – написать заявление о предоставлении дополнительных дней, а работодатель не вправе отказать в их предоставлении. Аналогично обстоит ситуация, когда работник имеет право на денежную компенсацию, но руководитель отказывает. Должностным лицам, нарушившим права работника, грозит привлечение к административной ответственности и взыскание штрафа согласно ст. 5.27 КоАП. При повторных нарушениях, выявленных со стороны работодателя, руководству грозит 3 года дисквалификации.
В случае, когда работник не входит в категории, по которым закон устанавливает дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставлять его или нет, руководитель решает самостоятельно, сверяясь с положениями коллективного договора.
Длительность дополнительных отпускных дней за стаж работы
Длительность предоставленных отпускных дней за выслугу лет зависит от отрасли службы:
- Педагоги общеобразовательных учреждений имеют право на длительный отпуск сроком до года. То есть каждые 10 лет непрерывной деятельности педагогический работник имеет право уходить в годовой отпускной период.
- Три дополнительных дня к отпуску при условии непрерывной деятельности в течение 3-х лет имеют работники медицинских организаций.
- Сотрудники полиции, проходящие службу в органах внутренних дел, имеют законное право на получение дополнительных дней в соответствии с общим трудовым стажем. Так, при выслуге 5-10 лет отпуск служащего продлевается на 3 дня, 10-15 лет – на 5 дней, 15-20 лет – на 10 дней, 20 и более лет – на 15 оплачиваемых выходных сверх обычного отпуска.
- Государственным служащим в зависимости от стажа полагается: при выслуге от 1 до 5 лет – 1 день, от 5 до 10 лет – 5 дней, от 10 до 15 лет – 7 дней, от 15 лет и больше – 10 дополнительных дней к отпуску. Муниципальным служащим законом России регламентируется предоставление дополнительного отпускного периода длительностью не более 10 дней.
- Работникам в должности прокурора полагается следующее количество дополнительных дней к отпуску: при выслуге 10 лет – 5 дней, 15 лет –10 дней, 20 и более лет – 15 выходных дней к ежегодному оплачиваемому отпуску.
- Служащим лесной отрасли, имеющим непрерывный трехлетний трудовой стаж, предоставляется дополнительный отпуск длительностью 24 рабочих дня (в размере ежегодного оплачиваемого отпуска).
Можно ли получить деньги вместо отдыха
Ежегодный отпуск в той его части, которая превышает 28 дней, можно поменять на компенсацию в деньгах по заявлению сотрудника. Но это не всегда возможно. Заменять дополнительный оплачиваемый отпуск компенсацией нельзя в отношении ряда категорий работников (ст. 126 ТК РФ):
- беременных;
- не достигших 18 лет;
- работающим в опасных, вредных условиях (в данном случае при превышении минимально установленной в 7 дней длительности допотпуска превышающую эти дни часть можно заменить финансовой компенсацией. Такой вариант допустим на основании отраслевого соглашения, колдоговора и письменно выраженного согласия сотрудника).
В остальных случаях работники вправе претендовать на денежный эквивалент, возмещающий дни отпуска, по заявлению.
Дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда:
— на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;
— в зонах радиоактивного заражения;
— на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.
Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления установлены Постановлением Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» (далее — Постановление N 870).
Важно помнить, что продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных или опасных условиях труда определяется по результатам аттестации рабочих мест, но она не может быть меньше семи календарных дней согласно названному постановлению.
Примечание. Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 342н.
Отметим, что продолжительность ежегодного дополнительного отпуска может быть и больше семи дней. Такое возможно, если профессия или должность работника указана в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (далее — Список). Продолжительность отпуска в соответствии с данным списком составляет от 6 до 36 рабочих дней. Как применять названный список, сказано в Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20.
Обратите внимание! Сотрудники, работающие с вредными или опасными условиями труда, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск независимо от того, предусмотрена ли выполняемая ими работа (профессия, должность) в Списке (Решение КС РФ от 28.05.2013, Определение КС РФ от 07.02.2013 N 135-О).
Если продолжительность отпуска согласно Списку больше той, что предусмотрена Постановлением N 870, при определении конкретной продолжительности отпуска следует руководствоваться именно Списком. На это указал Верховный суд в Решении от 14.01.2013 N АКПИ12-1570.
Определяем продолжительность ежегодного отпуска
Согласно ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом.
Работнику согласно Списку за вредные условия труда полагаются 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска, которые присоединяются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску продолжительностью 28 календарных дней. Как определить продолжительность ежегодного отпуска данного работника?
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в таких случаях следует исчислять в соответствии с рекомендациями Роструда, приведенными в Письме от 01.02.2002 N 625-ВВ. В частности, от даты начала отпуска (например, от 11.11.2013) отсчитывается количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем — количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней), после чего определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере это 21.12.2013). Затем общий период отпуска (с 11.11.2013 по 21.12.2013) переводится в календарные дни — 41 календарный день. Это и будет общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.
Обратите внимание, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Остановимся на исчислении продолжительности дополнительного отпуска за вредные и опасные условия труда.
В силу п. 8 Инструкции полный дополнительный отпуск согласно Списку предоставляется работникам, если они в рабочем году фактически проработали на производствах, в цехах, по профессиям и должностям с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник отработал менее этого срока, отпуск предоставляется ему пропорционально отработанному им времени.
При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда определяется путем деления суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции).
К сведению. В счет времени, проработанного во вредных и опасных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня.
Пример
Работник за период с 02.02.2013 по 02.12.2013 проработал во вредных условиях труда 152 дня. Отпуск какой продолжительности ему полагается, если по его профессии Списком предусмотрено предоставление 24 рабочих дней дополнительного отпуска?
Нам известно, что сотрудник работал во вредных условиях труда 152 дня.
Рассчитаем среднемесячное количество рабочих дней. Для этого количество рабочих дней по графику работника делим на число месяцев: 208 раб. дн. / 10 мес. = 20,8 раб. дн.
Рассчитаем количество месяцев работы. Для этого фактическое количество рабочих дней делим на среднемесячное количество рабочих дней: 152 раб. дн. / 20,8 раб. дн. = 7,3 мес.
Количество месяцев работы округляем до целого числа. Если дробная часть меньше 0,5, округляем в меньшую сторону. Если дробная часть больше или равна 0,5, округляем в большую сторону. В нашем случае получается 7 месяцев.
Определим дополнительный отпуск за семь месяцев работы из расчета, что работнику положено 24 рабочих дня дополнительного отпуска в год: 24 раб. дн. / 12 мес. х 7 мес. = 14 раб. дн.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск лицам, работающим в северных районах России
Особые условия предоставления дополнительных дней отдыха существуют для трудящихся северных районов России (так называемых районов Крайнего Севера). По закону они имеют право на дополнительный отпуск, продолжительностью 24 дня, а те, кто осуществляет деятельность в районах, приравненных к северным территориям, могут рассчитывать на оплату дополнительных 16 дней.
Территории, которые относятся к Крайнему Северу или могут быть к ним приравнены, содержатся в официальном перечне, утвержденном федеральным законом. Работа на иных территориях севера подразумевает компенсацию в размере 8 дополнительно оплачиваемых дней отдыха.
Рассматриваемые дни отдыха не зависят от стажа работника и назначаются пропорционально отработанному периоду как основной ежегодный отпуск. Единственным исключением является работа вахтовым методом в северных районах. Работодатель обязан рассчитать время дополнительного отпуска исходя из стажа работы именно в особых, северных условиях.
Денежной компенсацией такой оплачиваемый отдых не может быть заменен.
На него также имеют право работники, осуществляющие деятельность в порядке совместительства.
Рекомендации для работодателей по вопросам предоставления дней дополнительного отпуска
Для того чтобы не нанести ущерб интересам своей организации, работодателям рекомендуется использовать несколько следующих советов, которые могут оказаться полезными.
Несмотря на то что доп. отпуск оплачивается чаще всего из фондов обязательного страхования (за исключением доп. отпуска за ненормированную продолжительность рабочего дня), работодателю может быть очень невыгодно временно лишать свое предприятие рабочей силы и тратить время на поиски сотрудников для замены. Особенно актуальным это является для небольших организаций, в которых большое количество важных трудовых функций возложено на одного работника и не существует какого-либо кадрового резерва.
Единственным выходом в данном случае является отказ в получении работы тому кандидату, который имеет право в ближайшей перспективе получить обязательный доп. отпуск.
Например, беременная женщина или пенсионер. Отказать им на основании их особого статуса запрещено законом, поэтому нужно хорошо ориентироваться в тех основаниях, которые могут служить причинами отказа.
Для беременной женщины отказ может быть продиктован сложными условиями труда, не позволяющими ей в связи с беременностью заниматься трудовой деятельностью, чтобы не навредить своему здоровью или здоровью будущего ребенка.
То же касается и пенсионера. Основания не должны быть дискриминационными и нужно подобрать такие, которые выглядят как защита интересов соискателей, но никак не их нарушение.
Если все-таки работник, имеющий право на большое количество дней дополнительного отдыха, принимается в организацию, стоит заранее спланировать график использования им дополнительного отпуска и особенности предоставления.
Возможно, стоит сформировать небольшой кадровый резерв из потенциальных кандидатов на должность со стороны или из действующих сотрудников предприятия, которые смогут быстро приступить к исполнению обязанностей работника, находящегося в доп. отпуске.
Особое внимание необходимо уделить документам работников, предоставляющим право на доп. отпуск. Работодатель обязан в большинстве случаев сделать выплаты по компенсации доп. отпусков из своего бюджета в сроки, оговоренные законом, даже если эти средства предоставляются страховыми фондами с задержкой.
Если документы, предоставленные сотрудником, будут признаны недействительными, то работодатель не получит компенсаций за оплату дополнительного отпуска работника.
Рубрика «Вопрос – ответ» про дополнительный отпуск работника
Вопрос №1. Сотрудник ООО «Белый Лебедь» Скворцов Т.Д. оформил дополнительный отпуск в связи с производственной травмой, который использовал для прохождения реабилитации в санатории «Южный». Должен ли бухгалтер «Белого Лебедя» удерживать НДФЛ при выплате отпускных Скворцову?
При расчете отпускных Скворцову бухгалтер «Белого Лебедя» должен руководствоваться ст. 217 НК. На основании положений документа, «Белый Лебедь» обязан оплатить отпускные Скворцову за весь период нахождения на реабилитации в «Южном». При выплате отпускных Скворцову сумму НДФЛ удерживать не нужно.
Вопрос №2. АО «Золотой фазан» использует ОСНО (кассовый метод). Сотрудник АО «Золотой фазан» Федосеев подал заявление на дополнительный отпуск 28.02.17, отпускные Федосееву перечислены 03.03.17. В каком периоде «Золотой фазан» вправе признать расходы на выплату отпускных Федосееву?
Так как Федосеев получил отпускные 03.03.17, то «Золотой фазан» вправе учесть данные расходы при расчете прибыли за март 2017.
Ненормированный рабочий день официально закреплен за такими категориями трудящихся:
- В Министерстве юстиций правом добавочных льготных выходных обладают заместители министра, руководители департаментов, начальники управлений (четырнадцать календарных дней), начальники отделов, советники, консультанты (двенадцать дней), специалисты (десять дней) и другие работники (восемь дней).
- Среди служащих Федерального фонда обязательного медицинского страхования правом на дополнительные отпускные дни обладают директор, заместители директора, руководители (четырнадцать календарных дней), советники и консультанты (двенадцать дней), специалисты, секретари директора, пресс-секретарь (десять дней), водители (шесть дней).
Как видим, период дополнительного отпуска напрямую зависит от занимаемой должности служащего, что указывает на необычайную нагрузку руководителей и начальников этих управлений.
Другие виды оплачиваемого отпуска
Помимо упомянутых выше работнику могут быть предоставлены выходные за донорство или другие заслуги перед государством.
Более того, на оплачиваемый отпуск имеет право работница, ожидающая ребенка. Ей назначается декрет на основании больничного листа, взятого в женской консультации, на период до родов (семьдесят дней) и после родов (семьдесят дней при нормальном родоразрешении и 84 дня при осложненных родах или при кесаревом сечении). Если у работницы рождается два и более ребенка, то ее отпуск увеличивается до 84 дней до родов и 110 дней – после. Также женщина может воспользоваться возможностью оформить отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В таком случае молодой маме выплачивается пособие, а также за ней сохраняется рабочее место и должность.
Как составить заявление на дополнительный отпуск
Отметим, что ежегодные оплачиваемые отпуска — и основной, и дополнительный — должны входить в общий график отпусков по предприятию. По законодательству такой документ должен быть утверждён в каждой компании (за исключением микробизнеса) до середины декабря. Если у человека отпуск стоит в официальном графике, заявление он имеет право не составлять. Просто в установленный день не выходит на работу.
При этом в обязанность работодателя входит:
- уведомление работника о предстоящем отдыхе (за 2 недели до назначенной даты);
- выплата положенных отпускных (за 3 дня до начала отпуска).
Но если человек идёт в отпуск вне графика (и это не зависит от того, перенесён ли отпуск или он просто не был установлен), необходимо согласовать этот момент с работодателем. Поэтому нужно оформить заявление.
Определённой формы законодательством не установлено, но рекомендуется составлять документ по канонам кадрового делопроизводства:
- В «шапке» заявления указываются:
- должность и Ф. И. О. руководителя;
- организация (сокращённое название работодателя);
- Ф. И. О. заявителя, должность, можно указать табельный номер (если штат компании серьёзный и может возникнуть путаница).
- Далее нужно указать название документа — заявление (без точки на конце).
- В основной части можно упомянуть законодательное основание для предоставления отпускного периода. Но самое главное здесь — вид доп. отпуска, который должен быть предоставлен, дата его начала и количество необходимых дней.
- Заключительная часть — дата, когда бумага была составлена, и подпись заявителя с расшифровкой.