Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как удержать излишне выплаченную заработную плату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Только в случае, если сотруднику при увольнении заплатили больше из-за ошибки в расчетах (арифметической/счетной ошибки). Министерство труда пояснило, что такой ошибкой называют просчеты бухгалтерских работников — вместо того, чтобы сложить два значения, они их перемножили. Естественно, в современном мире практически никто не считает зарплату и другие выплаты вручную — работодатели перешли на специальное программное обеспечение, которое ведет расчеты. В связи с этим в случае переплаты необходимо установить, какая именно ошибка была допущена: счетная или техническая — если техническая, и работник откажется возвращать деньги, то даже через суд их не удастся вернуть.
Может ли работодатель рассчитывать на возврат, если переплатил работнику при увольнении?
К техническим ошибкам, из-за которых работодатель не сможет вернуть деньги, суды относят: опечатки, задвоение платежей, внесение ошибочной информации в программу расчета заработной платы, неправильное толкование закона или внутренних актов компании о зарплате/премировании и т. д.
Если произошла счетная ошибка, работодатель должен письменно уведомить сотрудника о произошедшем и указать срок для возврата денежных средств. Если работник добровольно не погасит долг, работодатель вправе издать приказ об удержании денег из будущих поступлений. Обязательное условие: работник должен быть ознакомлен с приказом и указать, что он согласен с порядком и суммой удержания. Если между работником и работодателем не достигнуто соглашение — работодателю остается только идти в суд, чтобы вернуть излишне выплаченные деньги. В суде ему придется доказывать, что причиной переплаты явилась именно счетная ошибка — в ином случае суд встанет на сторону работника.
Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату
Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.
В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».
Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.
Что упало, то пропало…
Даже если деньги по закону вы должны вернуть, работодатель тоже должен подсуетиться: приказ об удержании неправомерно выплаченной суммы должен быть издан в течение месяца!
Да, да, именно таков срок давности согласно все той же статье 137 ТК РФ:
«работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».
Не успели издать приказ – можете спокойно оставить все деньги себе.
Счетные и несчетные ошибки при начислении и выплате заработной платы
Все ошибки можно подразделить на счетные и несчетные. От того, какого именно вида допущена ошибка, зависит схема возврата некорректных сумм.
Точного определения счетной ошибки в законодательных актах нет. Однако есть определение Верховного суда №59-В11-17 от 20.01.2012 года, где говорится о счетных ошибках. Исходя из логики, ошибки, допущенные при математических расчетах, будут являться счетными.
Примером такой ошибки может служить ситуация, когда бухгалтер при подсчете общей суммы, которую требуется выплатить сотруднику, ошибается в цифре и результат получается искаженным.
Технический сбой тоже может быть признан счетной ошибкой, при наличии заключения специалиста. Некорректное применение законодательных норм к категории счетных ошибок не относится.
Несчетные ошибки – это те, которые совершены по невнимательности, незнанию или со злым умыслом. Они никак не связаны с математическими вычислениями. К таким ошибкам могут относиться:
- Перечисление заработка за один и тот же период несколько раз
- Неверный расчет стажа для пособий
- Некорректное применение вычетов по НДФЛ
- Неправильный расчет среднего заработка и прочие подобные ситуации
Ошибки и вопросы по теме
Вопрос
В случае, когда сумму переплаты вернуть не представляется возможным, можно ли взыскать эти средства с виновного бухгалтера?
Ущерб, который нанесен организации – работодателю регулируется статьей 248 ТК РФ. В этой ситуации определяющим фактором является наличие договора о материальной ответственности. Если размер ущерба определен и он не превышает среднемесячный заработок виновника, то сумма удерживается на основании приказ руководства. Если величина ущерба превысит среднемесячный доход или будет пропущен срок взыскания, то получить его можно либо с согласия работника, либо через суд.
Ошибка
Бухгалтер совершила ошибку при начислении отпускных выплат работнику. Позднее ошибка была обнаружена, работник дал свое согласие на возврат переплаченной ему суммы. Удержание было произведено при выплате ближайшей зарплаты, в полной сумме, что составило более 20% выплаченных средств. Такие действия неправомерны и ошибочны, поскольку максимальный процент удержания в таком случае составляет 20%.
При расчете заработной платы и связанных с ней выплат бухгалтер должен быть очень внимателен. При ошибочной выплате работнику излишних сумм вернуть их бывает достаточно сложно, а в некоторых случаях невозможно, при этом бухгалтер лично может быть наказан рублем. Тем не менее, при возникновении подобной ситуации добросовестный работник, заинтересованный в поддержании нормальных отношений с работодателем не захочет пойти на конфликт и компромисс между сторонами будет достигнут.
Причины переплаты зарплаты или пособия
Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.
К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.
Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).
Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.
Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.
Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.
Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.
- Зарплата может быть переплачена работнику и по техническим причинам, и по «человеческим».
- Если ошибка допущена в начислении заработной платы, необходимо провести сторнирование начислений по счету, по которому прошла излишняя сумма дохода. Как правило, сторнирование зарплаты влечет за собой сторнирование подоходного налога, а также страховых взносов.
- Если ошибка допущена при перечислении денег работнику, сторнирование не требуется.
- Мирное разрешение вопроса переплаты возможно при наличии письменного согласия работника на удержание из зарплаты излишне выплаченной ему суммы или внесении им денег в кассу или на расчетный счет компании-работодателя.
- При отказе сотрудника от добровольного внесения денег или удержания из зарплаты работодатель вправе обратиться в суд.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.
К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Бухгалтерские проводки для отражения расчетов с персоналом
Ошибочная выдача заработной платы сотрудникам, выдача кредитов и удержание процентов из зарплаты, возврат больничных в кассу. Как отразить эти и другие операции в бухгалтерском учете?
Примеры проводок — в этой статье. Итак, рассмотрим, как отразить в бухгалтерском учете различные ситуации. Иногда работодатель начисляет зарплату и удерживает с нее НДФЛ, но сумму за вычетом налога по ошибке перечисляет работнику дважды.
В этом случае надо показать излишне выданную сумму в бухгалтерском учете.
Для этого можно использовать счета 73 и 76. Для учета зарплаты используют . При начислении и выдаче надо сделать бухгалтерские проводки: Дебет 20, 26, 44 Кредит 70 — начислена зарплата за месяц; Дебет 70 Кредит 51 — зарплата перечислена на карту сотруднику. Ошибочно выплаченную сумму необходимо отразить, даже если ее сразу вернули в кассу.
Ведь деньги списаны со счета организации.
А значит, надо показать эти операции (ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Для ошибочно выплаченной суммы подойдет или 76. Бухгалтерские проводки следующие: Дебет 73 (76) Кредит 50, 51 — отражены суммы, выданные работнику по ошибке; Дебет 50 Кредит 73 (76) — возвращена излишне выданная сумма. Допустим, работнику выдан заем под 5 % годовых.
Проценты ежемесячно удерживаются из его дохода. В таком случае отразить выданный заем можно на или 73.
По общему правилу выданные под проценты займы учитываются на счете 58 (Инструкция, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
А проценты — по дебету 76 и кредиту 91.
Что такое излишне выплаченная зарплата
Под излишне выплаченной зарплатой правомерно понимать (ст. 137 ТК РФ):
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты вследствие совершения счетных ошибок бухгалтерией организации-работодателя.Пример счетной ошибки — непреднамеренное нажатие лишнего нуля на клавиатуре. А вот сбой в бухгалтерской программе к таким ошибкам относится не всегда (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013).
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате ложной оценки выполнения работником трудовых нормативов.
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате неправомерных действий самого работника (например, если он взломал бухгалтерский компьютер и начислил себе дополнительную премию).
- Суммы отпускных, которые были предоставлены авансом, в то время как работник уволился, не отработав их.
- Неотработанный аванс.
- Суммы командировочных, которые подлежали целевому использованию, но не было подтверждено, что они использовались по назначению.
По всем переплатам, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, работодатель вправе в установленном законом порядке осуществить возврат. Рассмотрим, какие условия при этом должны быть выполнены.
Работодатель может взыскать излишне выплаченную сумму, если им была допущена счетная ошибка. Чтобы возвратить излишне уплаченные суммы в судеб работодатель должен доказать, что выплата была произведена в связи со счетной ошибкой.
Переплата в связи со счетной ошибкой возникает как с работающими, так и с уволенными работниками. В первом случае работодатель может возвратить излишне уплаченные суммы и не обращаясь в суд. Работодатель должен убедится, что была допущена ошибка в математических действиях, то сеть неправильно было произведено математическое ( сложение, вычитание, деление, умножение). После этого нужно предложите работнику вернуть деньги в определенный срок или дать согласие на удержание.
На основании заявления с согласием необходимо издать приказ об удержании по 20% от заработка ежемесячно. Если работник уже уволен, придется обращаться в суд. В суд нужно будет представить документы, доказывающие счетную ошибку и расписать отдельно алгоритм расчета. Если ошибка в программе, понадобится отчет IT-специалиста, который должен зафиксировать сбой системы и указать, как неполадки повлияли на вычислительные операции.
Ситуации, когда удержание из заработка работника будет законным, перечислены в ст. 137 ТК РФ. Одна из них — работник получил больше положенного из-за счетной ошибки.
Речь может идти об излишне выплаченной зарплате, премии или пособиях (по болезни, детских). Счетная ошибка — это арифметическая ошибка, то есть неправильное выполнение математических действий (письмо Роструда от 01. 10. 2012 № 1286-6-1.
В большинстве случаев вопрос с возвратом денег решается в суде, так как работники редко соглашаются сделать это добровольно. Однако следует учесть, что работодатель не сможет взыскать переплату, если бухгалтер допустил техническую ошибку или неправильно применил норму. Работодатель вернет деньги, только если докажет счетную ошибку.
Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.
Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.
Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:
- на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
- при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
- сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
- премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.
Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.
Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.
К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.
Как убрать переплату по уволенному сотруднику
При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату.
При этом в статье под номером 137 Трудового кодекса не указано, как именно должно быть оформлено согласие работника — письменно или устно.
Руководство приказало всё это убрать. Работник может получить депонированную заработную плату в течение 3-х лет с момента ее начисления.
Нужно заметить, что общий размер удержаний по закону ни в коем случае не должен превышать двадцать процентов. Следовательно, временной промежуток удержания растягивается на несколько месяцев. Только по соглашению сторон возможно осуществление возмещения ущерба с рассрочкой платежа.
Руководство приказало всё это убрать. Работник может получить депонированную заработную плату в течение 3-х лет с момента ее начисления.
Ему начислили отпускные в сумме 10 000 руб. Бухгалтер удержал и перечислил в бюджет НДФЛ в размере 1 300 руб.(10 000 руб. х 13%). На руки Иванов получил 8 700 руб. (10 000 — 1 300).
Выясняем причину, в результате которой возникла переплата.
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
1) для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;
2) для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
3) для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
4) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска[1].
Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59-В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.
Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:
- определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
- ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
- технические ошибки;
- повторная выплата зарплаты за один и тот же период.
Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33-2153-2015).
Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.