Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести бухгалтерский учет возмещения ущерба». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На субсчете «Расчеты по возмещению материального ущерба» ведутся расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба.
Заключение или акт по итогам служебного расследования
По итогам служебного расследования комиссии надо составить заключение или акт.
Так как на сегодня нет стандартного унифицированного образца акта или заключения, то документ можно быть составить в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри организации.
Вот какие сведения нужно обязательно отразить в таком документе:
1. Дата, номер и место написания, название организации.
2. В основной части документа следует:
-
описать причиненные имуществу повреждения;
-
указать наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей;
-
оценить приблизительную сумму ущерба.
3. Также нужно внести:
-
информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество; и
-
причины, по которым произошла порча или утрата имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения наказания).
Типовые проводки по счету 73
Приведем основные бухгалтерские записи по учету расчетов с персоналом по прочим операциям:
|
Операция |
Дебет счета |
Кредит счета |
|
Предоставлен заем работнику организации |
73-1 |
50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и др. |
|
Возвращен заем работником денежными средствами |
50, 51 |
73-1 |
|
Удержана сумма выданного работнику займа из заработной платы |
70 |
73-1 |
|
Отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с работника (по учетной стоимости) |
73-2 |
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» |
|
Отражено превышение взыскиваемой с работника суммы по недостаче ТМЦ над учетной стоимостью таких ТМЦ |
73-2 |
98 «Доходы будущих периодов» |
|
Отражена предъявленная сотруднику сумма потерь от брака по вине работника |
73-2 |
28 «Брак в производстве» |
|
Возмещен материальный ущерб работником денежными средствами |
50, 51 и др. |
73-2 |
|
Удержано возмещение ущерба, причиненного работником, из его заработной платы |
70 |
73-2 |
|
Списаны убытки по недостаче и браку, ранее отнесенные на расчеты с работником, в связи с отказом судом во взыскании |
94 |
73-2 |
Причинение компании ущерба неизвестными лицами
В ряде случае лицо, нанесшее ущерб компании, остается неизвестным. В таком случае убытки могут уменьшить базу по налогу на прибыль организации.
Стоимость утраченного (похищенного, сломанного, поврежденного, уничтоженного) имущества может быть учтена в составе внереализационных расходов в полном объеме. Главное здесь – подтвердить факт отсутствия виновных лиц документом, выданным уполномоченным органом власти (письмо Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418).
Организации на УСН учитывают расходы в соответствии с перечнем из п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расход в виде хищения имущества в списке не значится. Следовательно, расходы в виде хищений при определении налоговой базы по упрощенному налогу не учитываются (письмо Минфина РФ от 19.12.2016 № 03-11-06/2/76035).
Что касается НДС, то при хищении имущества объекта налогообложения налогом не возникает (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Хозяин ценностей меняется, но передача права собственности на имущество не происходит, поэтому такое выбытие имущества не является его реализацией (ст. 39 НК РФ).
Между тем в п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33 сказано, что факт хищения или прочего выбытия имущества без передачи его третьим лицам должен быть зафиксирован документально, как этого требует п. 1 ст. 54 НК РФ. Иначе компании придется исчислить и уплатить в бюджет НДС по правилам п. 2 ст. 154 НК РФ, как если бы компания это имущество передала похитителю самостоятельно в виде подарка или в порядке обмена.
Если работник причинил ущерб, то организации необходимо:
-
оценить нанесенный ущерб;
-
выяснить причину инцидента, степень вины работника, собрать доказательства;
-
документально оформить результат проверки, а также взыскание ущерба с сотрудника .
Шаг 4. Взыскание денег с сотрудника
Здесь есть два варианта – работник либо соглашается с возмещением вреда, либо нет. Рассмотрим данные ситуации.
1. Работник согласен. По общему правилу погашение ущерба сотрудником происходит ежемесячно – в размере 20% от своего среднемесячного заработка (деньги удерживаются из зарплаты на основании приказа руководителя). Однако если сотрудник не против погасить сразу всю сумму ущерба, то он может это сделать – важно, чтобы сотрудник письменно подтвердил свое желание. Например, на приказе руководителя он может написать, что с приказом ознакомлен и обязуется всю сумму погасить до определенного числа (работник должен поставить дату и подпись).
2. Работник не согласен с положениями Акта комиссии. В этом случае работодатель вправе обратиться в суд, приложив все документы служебного расследования к делу. Сумму материального ущерба в этом случае определит суд.
Способы возмещения ущерба, причиненного работником
Существует 3 варианта возмещения причиненного сотрудником ущерба:
- Добровольный (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).
Самый оптимальный вариант для работодателя. Сотрудник признает вину в причинении ущерба и добровольно его возмещает. Долг может быть погашен сразу или частями по договоренности с работодателем.
- Принудительный без привлечения суда (п. 1 ст. 248 ТК РФ).
Применяется, если размер ущерба не превышает среднемесячный заработок сотрудника и не истек 1 месяц с даты определения его размера. Взыскание происходит независимо от согласия работника путем удержания с зарплаты части дохода.
- В судебном порядке (п. 2 ст. 248 ТК РФ).
Взыскание ущерба через суд происходит во всех остальных случаях. Это самый невыгодный для работодателя вариант. В суде нужно доказывать не только вину работника, но и условия, принятые для сохранения имущества. И не факт, что суд признает их надлежащими.
Рассмотрим подробнее порядок взыскания ущерба с работника в каждом из этих случаев.
Причинение материального ущерба работодателю: как вычислить сумму
Работником может возмещаться только прямой действительный ущерб (абз. 1 ст. 238 ТК РФ), под которым понимаются (абз. 2 ст. 238 ТК РФ, п. 15 ППВС № 52):
- Физическое уменьшение имущества работодателя.
- Снижение качества и ухудшение свойств этого имущества.
- Возникшие у работодателя затраты или дополнительные выплаты, направленные на восстановление качества или количества имущества.
- Выплаты, осуществленные работодателем в пользу третьих лиц, чьи имущество пострадало в результате действий его работника. При этом в учет ущерба идут все выплаты, осуществленные работодателем в пользу третьих лиц в счет возмещения ущерба. Таким образом, даже если работодатель возместил третьим лицам, например, моральный ущерб, для самого работодателя данные затраты являются прямым действительным ущербом и, соответственно, могут быть взысканы с работника (например, решение Краснокутского райсуда Саратовской обл. от 30.05.2012 по делу № 2-223(2)/2012).
Полная материальная ответственность работника за причиненный работодателю ущерб
Полная матответственность сотрудника предполагает, что возмещение ущерба работником работодателю может покрывать всю сумму, т. е. без ограничения ее размером среднемесячного заработка первого, как предполагается по общему правилу в ст. 241 ТК РФ.
К ней можно привлечь сотрудников:
- Нанесших ущерб имуществу работодателя своими виновными действиями при обстоятельствах, указанных в пп. 2–8 ст. 243 ТК РФ. Факт наличия или отсутствия договора о полной матответственности при этом правовой роли не играет.
- С которыми правомерно подписано соглашение о полной матответственности (ст. 244 ТК РФ).
- Занимающих должность руководителя организации (ст. 277 ТК РФ). При этом подписание договора о полной матответственности также необязательно.
- Занимающих должность заместителя руководителя или главного бухгалтера (абз. 10 ст. 243 ТК РФ). В этой ситуации достаточно фиксации в их трудовых договорах условия о неограниченной матответственности.
Сам по себе факт заключения соглашения о полной матответственности не служит основанием для привлечения к ней работника. Необходимо, чтобы оно было правомерным, а именно:
- договор был заключен с работником, занимающим должность, внесенную в Перечень должностей…, утв. постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85;
- лицо, с которым такой договор заключен, к моменту подписания достигло 18 лет.
Когда ответственность наступает?
Наступление материальной ответственности за причинение вреда имуществу работодателя предусмотрено ТК РФ (ст.283). Материальную ответственность можно охарактеризовать двумя признаками:
- одной из ее сторон должно выступать физическое лицо, которое трудится у работодателя на момент причинения ущерба имуществу;
- величина ответственности зависит от того, каков размер ущерба и какой характер носит нарушение, приведшее к порче имущества.
Материальная ответственность наступает при условии, что имеет место:
- прямой ущерб;
- противоправное поведение, халатность, ненадлежащее исполнение своих профессиональных обязанностей;
- вина сотрудника, причинившего ущерб.
Если порча имущества работодателя вызвана действием обстоятельств непреодолимой силы, обороной, крайней необходимостью, материальная ответственность не наступает. Также работник не несет ответственность за имущество, когда работодатель не обеспечил необходимые условия для его сохранности.
Как правильно оформить взыскание материального ущерба с работника?
Действующее трудовое законодательство ориентировано как на защиту прав работников, так и на соблюдение законных интересов работодателя, поэтому при необходимости взыскать ущерб нужно в первую очередь ориентироваться на требования закона. Ведущим законодательным актом в этом случае является Трудовой кодекс РФ, который регламентирует основные аспекты поведения всех сторон в спорной ситуации. Итак, как правило, для того чтобы материальный ущерб был возмещен, потребуется:
- выяснить общие обстоятельства произошедшего и предположительно установить виновного работника;
- создать комиссию, которая займется проведением служебного расследования;
- провести служебное расследование (запросить объяснения с сотрудников, тщательно изучить все обстоятельства, сделать заключение о виновности работника и вероятности того, что ущерб можно будет взыскать);
- издать соответствующий приказ.
Учет возмещения убытков
Компания вправе требовать от виновника полного возмещения убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение в меньшем размере. Убытки могут возникнуть в ходе работы с контрагентами, по вине сотрудников, неустановленных лиц либо в результате чрезвычайных обстоятельств. Рассмотрим бухгалтерские и налоговые аспекты учета возмещения убытков
03.08.2015 Автор: Татьяна Каковкина, генеральный директор , бизнес-консультант, к. э. н.
Деятельность фирмы связана с риском наступления различных событий, в том числе приводящих к убыткам.
Законодательно закреплено, что в случае причинения убытков фирма вправе требовать полного их возмещения, если законом или договором не предусмотрено возмещение в меньшем размере (ст. 15 ГК РФ). При этом под убытками следует понимать расходы, которые компания произвела или должна будет произвести для восстановления нарушенного права, в том числе утрату или повреждение имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые фирма получила бы при обычных условиях оборота, если бы ее право не было нарушено (упущенную выгоду).
Гражданским кодексом предусмотрено, что убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства, также обязан возместить должник кредитору (ст. 393 ГК РФ). В случае причинения убытков или ущерба государственными службами или службами местного самоуправления они должны их возместить и компенсировать (ст. 16, 16.1ГК РФ).
Возмещение убытков, когда виновник — юрлицо
В большинстве случаев убытки фирмы могут возникнуть в результате ее работы с контрагентами по договорам поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг. В связи с этим рассмотрим алгоритм возмещения убытков на примере договора поставки товара.
1. Условия о возмещении убытков можно предусмотреть в самом договоре. Как правило, стороны при заключении договора определяют следующее:
- основания для возмещения убытков;
- ограничение возмещения убытков.
Ограничить возмещение возможно как по составу, так и по размеру убытков. То есть договором можно определить, что упущенная выгода не подлежит возмещению, а также то, что размер возмещения убытков не может превышать определенной суммы.
Помимо тех условий, которые могут быть прописаны в договоре, Гражданским кодексом определены следующие основания для возмещения убытков (см. таблицы 1, 2).
Порядок расчета размера удержания с работника
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в указанной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).
По общему правилу работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). При этом совокупный размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемой заработной платы, оставшейся после удержания налогов (ст. 138 ТК РФ, Письмо ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).
Таким образом, если, к примеру, размер ущерба, причиненного работником, составил 45 000 руб., а его заработная плата — 50 000 руб., то ежемесячно работодатель сможет удерживать из его зарплаты не более 8 700 руб. ((50 000 руб. – (50 000 руб. × 13%)) × 20%).
В этом случае ущерб в размере среднемесячного заработка будет возмещен за 6 месяцев. При этом сумма последнего удержания составит 1 500 руб. (45 000 руб. – (8 700 руб. × 5 мес.)).
Учет расчетов по налогам, сборам и другим обязательным платежам, включаемым в себестоимость продукции (работ, услуг) и расходы на реализацию, ведется на субсчете 1 «Налоги и отчисления, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг)», открываемом к счету 68 «Расчеты по налогам и сборам». Учет налогов и сборов, вводимых местными Советами депутатов на территориях своих административно-территориальных единиц, ведется на субсчете 5 «Прочие налоги, сборы и отчисления», открываемом к счету 68. Учет взносов в ФСЗН ведется на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний — на счете 76, субсчет 2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».
Возмещение ущерба организацией
На практике встречаются ситуации, когда фирме приходится возмещать ущерб, причиненный другой организации.
О том, в каких случаях это происходит и как такие расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете организации, читайте в этой статье.
В соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ в состав внереализационных расходов включаются расходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пени или иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также расходы на возмещение причиненного ущерба.
Что понимать под возмещением причиненного ущерба в целях исчисления налога на прибыль, гл. 25 НК РФ не разъясняет. Нет в этой главе и конкретного перечня таких расходов.
Руководствуясь положениями п. 1 ст. 11 НК РФ, обратимся к нормам гражданского законодательства.
Согласно ст. 15 ГК РФ лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков.
Причинение вреда сторонней организации (третьему лицу)
В соответствии с п. 1 ст. 1064 ГК РФ ущерб, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, которое причинило этот ущерб.
При этом п. 1 ст. 1079 ГК РФ предусмотрено, что юридические лица и граждане, деятельность которых связана с повышенной опасностью для окружающих (например, использование транспортных средств, механизмов и т.п.), обязаны возместить вред, причиненный источником повышенной опасности, если не докажут, что вред возник вследствие непреодолимой силы или умысла потерпевшего.
Виновник согласно ст. 1082 ГК РФ обязан возместить вред в натуре (предоставить вещь того же рода и качества, исправить поврежденную вещь и т.п.) или возместить причиненные убытки в соответствии со ст. 15 ГК РФ.
Рассмотрим конкретный пример.
Пример 2. Организация при выполнении строительных работ причинила ущерб имуществу третьего лица. На соседнее нежилое здание, в котором находится офис компании (рядом со стройплощадкой), упал строительный кран. Так как работы проводились в выходной день, когда в офисе никого не было, никто не пострадал.
При этом самому зданию офиса нанесен значительный ущерб. По решению суда организация-виновник должна возместить ущерб компании, выполнив работы по устранению недостатков здания.
При этом конкретный перечень и стоимость ремонтных работ в решении суда не указаны.
Для определения размера ущерба организация-виновник пригласила эксперта, услуга которого обошлась ей в 5900 руб. (в том числе НДС 18% — 900 руб.) Для выполнения отделочных работ внутри здания виновнику пришлось обратиться в другую компанию, так как самостоятельно выполнить эти работы виновная сторона не могла — это не ее профиль. Стоимость выполненных подрядчиком отделочных работ составила 118 000 руб. (в том числе НДС 18% — 18 000 руб.). Стоимость ремонтных работ, выполненных силами самой организации-виновника, составила 600 000 руб.
В бухгалтерском учете организации-виновника эти операции отражаются следующим образом:
Дебет 60 — Кредит 51
- 5900 руб. — оплачена услуга эксперта по оценке размера ущерба;
Дебет 19 — Кредит 60
- 900 руб. — отражен НДС со стоимости экспертных услуг;
Дебет 91/2 — Кредит 60
- 5 000 руб. — стоимость экспертных услуг отражена в составе прочих расходов (основание — акт экспертизы);
Дебет 91/2 — Кредит 19
- 900 руб. — НДС со стоимости экспертных услуг отражен в составе прочих расходов ;
Дебет 60 — Кредит 51
- 118 000 руб. — оплачена стоимость выполненных подрядчиком работ;
Дебет 19 — Кредит 60
- 18 000 руб. — отражен НДС со стоимости отделочных работ;
Дебет 91/2 — Кредит 19
- 18 000 руб. — НДС со стоимости отделочных работ отражен в составе прочих расходов;
Дебет 91/2 — Кредит 60
- 100 000 руб. — стоимость отделочных работ отражена в составе прочих расходов (основание — акт выполненных работ);
Дебет 91/2 — Кредит (10, 70, 69 и т.д.)
- 600 000 руб. — в составе прочих расходов организации отражена стоимость строительных работ, выполненных собственными силами.
«Входной» НДС вычету не подлежит (ст. 171 НК РФ), так как организация не осуществляет облагаемую НДС операцию.
В данной ситуации необходимо решить вопрос, имеет ли место реализация результата выполненных работ, а соответственно возникает ли объект обложения НДС.
Если организация осуществляет облагаемую НДС операцию, то она вправе принять к вычету «входной» НДС по приобретенным товарам (работам, услугам). В противном случае у нее нет права на вычет «входного» НДС.