Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи материальных ценностей работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.
Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.
Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:
- традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
- унифицированная и за счет этого понятная;
- удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.
На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.
Что содержится в акте
В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую — важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий — чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.
Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах — для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.
Правовая сторона документа
Законодательство не требует обязательного оформления такого рода документа при поставке товара. Однако стороны сделки часто настаивают на его составлении с целью обеспечения правовой защиты. Наличие подписанного документа позволит подтвердить количество, качество и сохранность доставленных ТМЦ.
Несколько ситуаций, когда акт прямо нужно составить:
| Основание | Причина |
| Передача товара сопровождается обязательной проверкой его качества. | Такое котируется, например, для передачи от одного лица (предприятия) другому какого-либо высокотехнологичного оборудования, исправность которого должна быть зафиксирована ответственным специалистом. |
| Одно лицо (предприятие) передает товар другому на хранение, причем второй при этом несет ответственность за его сохранность. | Посредством акта фиксируется изначальное состояние оборудования, включающее в себя ряд параметров таких, например, как внешний вид, технические характеристики, наличие каких бы то ни было дефектов. Также с помощью бумаги обозначаются условия хранения товара, при которых товар будет в сохранности (например, если речь идет об оборудовании из металла, следует указать требуемый уровень влажности, чтобы материал, из которого изготовлено оборудование, не подвергался воздействию коррозии). Также стоит обозначить в бланке акта человека, который будет следить за сохранностью товара и будет нести за нее ответственность. |
Законодательное обоснование
Акт приема передачи неотъемлемая часть договора купли продажи, аренды, лизинга и прочих случаев передачи спецтехники и оборудования. По отдельности, ни акт, ни договор не имеют юридической силы, т.к. в договоре зафиксированы только намерения сторон и условия, тогда как актом фиксируется фактический переход техники от собственника к арендатору или новому собственнику. Именно он фиксирует момент передачи, проданной или переданной в аренду техники в те сроки, которые установлены соглашением (ст. статья 457 ГК РФ).
Срок действия Акта о приеме передаче техники равен сроку действия договора.
- Договор купли пр
Акт установки материальных ценностей
Завершающим этапом установки материальных ценностей, который закрепляет, что работы по установке проведены в полном объеме, является акт установки матценностей. Для его составления привлекается комиссия. Собственный образец акта закрепляется в учетной политике компании. Условно любой акт установки делится на три части:
- вводная или идентифицирующая (название и номер документа, дата составления и подписания, информация о компании и членах комиссии);
- основная. Описываются установленные активы и место установки. Если используется несколько наименований – можно оформить эту часть в виде таблицы;
- заключительная. Это подписи членов комиссии и руководителя организации.
Условия применения формы МХ-3
При возврате товара, оборудования и иных ТМЦ, находившихся на ответственном хранении, компания-хранитель оформляет соответствующий акт, свидетельствующий о передаче имущества обратно поклажедателю. С 2013 года этот документ может быть оформлен как по унифицированной форме, так и в виде самостоятельно созданной формы аналогичного назначения.
Главное, чтобы такие первичные документы были оформлены с сохранением обязательных требований к ним, изложенных в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Тем не менее многие бухгалтеры и предприниматели считают, что унифицированную форму МХ-3 гораздо проще использовать, т. к. в ней учтены все необходимые нюансы соответствующей процедуры.
Подробнее о требованиях, предъявляемых к первичным документам, читайте в нашей статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Акт о возврате имущества из хранения подписывается материально-ответственными лицами как хранителя, так и поклажедателя. Факт подписания данной формы документа является основанием для:
- списания ТМЦ со складского учета, осуществляемого с использованием забалансовых счетов;
- начисления стоимости услуг по хранению.
О том, берется ли в расчет чистых активов имущество, учтенное на забалансовых счетах, читайте в статье «Утвержден новый порядок расчета чистых активов».
Как правильно отражать в учете передачу товаров на ответственное хранение у давальца и приемку таких активов у хранителя, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно ознакомьтесь с Готовым решением.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи
Каждый должен понимать, этот акт не может полноценно заменить составляемый договор, например, о покупке. Акт, лишь выполняет функцию его приложения, которое официально подтверждает полное или частичное исполнение договора.
Однако вместо акта допускается использовать некоторые другие документы. При этом они также должны отображать факт передачи имущества и содержать другую информацию, которая должна содержаться в акте. Например, подобная информация может присутствовать в товарной накладной. Сюда также вносятся данные о сторонах и товаре, указывается и другая необходимая информация.
Таким образом, когда происходит передача имущества, вместо акта допускается использование накладной. Но существуют ситуации, когда такая замена не допускается. Например, если оформляется сделка по передаче дорогостоящих устройств или промышленного оборудования, когда необходимо отметить претензии или их отсутствие.
Особенности заполнения формы МХ-1
Не все компании имеют собственный склад, где могут хранить материальные ценности. Поэтому они вынуждены передавать их с целью обеспечения сохранности в другие учреждения. Подобные действия оформляются специальным документом – Формой МХ-1.
Она считается существенным дополнением договора, заключенного между передающей и принимающей сторонами.
Постановлением №66 Госкомстата России от 09.08.1999 г. закреплена унифицированная форма данного документа, который, однако, не требует обязательного ее применения. При желании фирма вправе работать со своим личным бланком, утвержденным приказом по предприятию.
Заполняет бланк МХ-1 сторона, принимающая ТМЦ для хранения. Для этого передающая сторона предоставляет все нужные сведения.
- Пример обязательных пунктов, которые должна отражать форма МХ-1:
- Исчерпывающие сведения о стороне, принимающей предметы на хранение (наименование, организационно-правовая форма, телефон, адрес);
- Такая же информация о передающей стороне;
- Данные договора, который служит основанием передачи товаров для сохранности;
- Исчерпывающее описание предметов, сдаваемых на склад (название, ед. изм., существенные характеристики, количество, стоимостная оценка);
- Условия, которые должны быть обеспечены предметам на складе;
- Информация о лице, сдавшем товары (ФИО, подпись, должность);
- Информация о лице, которое приняло товары на хранение (ФИО, подпись, должность).
Что такое акт приема и передачи товара.
Акт приема-передачи товара – документ, который составляется в ходе хозяйственных операций при исполнении договоров купли-продажи или поставки.
Особенности акта:
- Не имеет строго установленной законодателем формы.
- Обычно составляется в форме таблицы.
- Должен содержать основные реквизиты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
- Составляется исходя из особенностей товара.
- Является зачастую дополнением к основному договору.
- Составляется при непосредственной передаче товара.
- Составляется в нескольких экземплярах – по количеству контрагентов.
- Оформляется в присутствии всех сторон сделки, должен содержать подписи всех ее участников.
Для чего нужно делать к договору акт приема-передачи?
- В акте фиксируется состояние имущества при передаче товара, подтверждая, что продавец готов его принять.
- В случае поступления претензий от покупателя, продавец сможет доказать, что при передаче товара все условия сделки были соблюдены.
- Фиксируется цена, по которой были переданы ценности.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
ТМЦ) нужен приказ о создании постоянно действующей комиссии в целях осуществления бухгалтерского и складского учета материальных ценностей (говоря человеческим языком- для списания ентих самых ТМЦ) для подотчетников: нужен приказ о назначении подотчетных лиц, с укаазанием 1)на какие цели разрешается челу получать и тратить наличность 2) сроки предоставления отчета о тратах (как полученных казенных, так и потраченных личных) 3) запрет на получение средств при наличии остатка ранее выданных денюшек у подотника. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
не любо — не слушай, а врать не мешай )))У шефа в контакте статус: «Заболел» и на кнопку «Мне нравится» нажало уже 16 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 След.
Инфо
После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован. После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).
Образец приказа о смене материально-ответственного лица Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение. В самом начале бланка, посередине строки, напишите:
- название документа;
- его номер, дату и место (населенный пункт) создания.
После этого переходите к формулировке основной части.
Сюда впишите:
- обоснование, т.е.
Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении
Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).
Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.
Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.
Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.
Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.
Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.
Пошаговая процедура смены материально-ответственного лица – проведение инвентаризации, оформление документов, передача ТМЦ
> Материальная ответственность > МОЛ > Пошаговая процедура смены материально-ответственного лица – проведение инвентаризации, оформление документов, передача ТМЦ
Менять материально-ответственное лицо со временем вынужден любой руководитель организации. Отнестись к этому процессу необходимо крайне внимательно.
Обязательно предварительно производится инвентаризация, по результатам которого оформляется прием и передача дел и ТМЦ между старым и новым МОЛ.
Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.
При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:
- Производится инвентаризация.
- Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.
Для смены МОЛ оформляется приказ директором — скачать образец.
Также может быть использован соответствующий бланк.
Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.
Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.
И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:
- дополнительном соглашении к договору;
- должностной инструкции;
- локальных нормативных актах учреждения.
Как составляется документ
Образец документа большей частью составляется всеми без исключения профессиональными хранителями. Обыкновенный образец, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанной в конце статьи обязательно подразумевает указание подробных характеристик каждого передаваемого предмета, а также его полной стоимости. Нужно учитывать, что стоимость ТМЦ, передаваемых на хранение, определяется в большинстве случаев информацией, полученной от поклажедателя. Такое правило относится и к безвозмездному получению имущества для хранения.
Когда подписывается заполненный бланк, хранитель обязуется нести полноценную ответственность. Правила возмещения ущерба, нанесенного хранителем при вероятном повреждении ТМЦ обязательно должны быть указаны в тексте заключенной договоренности. Акт приема или передачи ТМЦ при смене мол должен соответствовать форме МХ-1, образец которой упоминается в данной статье.
Акт приема-передачи документации
Акт должен содержать в себе графы под следующие данные или реквизиты:
- Название документации;
- Место, где составляется акт и точная дата;
- Название предприятия, которым создается акт;
- Занимаемая должность и фамилия лица, которое ответственно за составление акта;
- Название предприятия, которому адресуется акт;
- Фамилия и данные лица, которому передаются документы;
- Список всей документации, которая должна быть передана;
- Все регистрационные номера передаваемых документов;
- Подписи всех ответственных лиц;
- Печать предприятия, которое составляло акт;
Важно также указать, какое именно количество экземпляров документации передается, уделить особое внимание тем документам, которые будут переданы в оригинале. Лучше всего, во избежание проблем, снимать копии со всех документов, чтобы потом не возникло проблем при утере оригиналов.