Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если закончилась трудовая книжка, как сделать запись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Как правильно вшить вкладыш
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).
Город не указан
Как сказано в Трудовом кодексе, Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
После так скажем утери вашей трудовой книжки, вам при поступлении на новую работу необходимо было оформить дубликат трудовой книжки. Дубликат ТК — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с первым экземпляром юридическую силу. Дубликат нужно оформить сотруднику, если:
1.трудовая книжка утеряна;2.трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);3. в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.
Если вы просили вместо утерянной трудовой книжки оформить не дубликат, а новую трудовую книжку, то в этом случае вы нарушили закон. В этом случае негативные последствия ожидают и сотрудника — ведь в Пенсионном фонде РФ заметят, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Это вызовет подозрения в подлинности документа и сотруднику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа.
Таким образом сейчас вам необходимо будет оформить по месту настоящей работы, дубликат трудовой книжки.
В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).
08 Апреля 2012, 13:34
Если закончилась трудовая книжка, как сделать запись
Если трудовая книжка закончилась, предусмотрено вклеить в неё вкладыш. Делается это в соответствии с правилами, которые установлены законодательством. О том, как это сделать правильно, рассказывается в статье.
В тех случаях, когда работник много раз меняет работу, рано или поздно может случиться, что место в трудовой книжке будет исчерпано. Такая ситуация предусмотрена законодательством и не создаёт проблем.
Когда человек сталкивается с такой ситуацией, он может предположить, что ему потребуется новая трудовая книжка.
Однако закон предусматривает наличие только одного экземпляра данного документа. Нельзя закончить одну книжку, а затем начать другую, храня первую дома.
Вторая книжка (дубликат) возможно только в том случае, когда она была утрачена. В этом случае заводится новый документ, который работник пытается восстановить, насколько это возможно.
После того, как место в документе было исчерпано, предусматривается использование специального вкладыша. Если со временем и он закончится, разрешатся использовать следующий.
Как правильно вшить вкладыш
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
Правила оформления записей во вкладыше
Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:
- Помарки, сокращения, подчистки, зачёркивания (за некоторым исключением) не допустимы.
- Писать нужно только на русском языке.
- Заполнение происходит ручкой (роллером, с гелевым стержнем или перьевой) с чернилами черного цвета (фиолетового или синего).
- Год указывается четырёхзначными, а дата и месяц — арабскими двузначными цифрами.
- Нумерация записей сквозная в каждом аналогичном разделе, продолжает по порядку последнюю из основного документа (или предшествующего продлевающего).
- Сведения-основания отражаются в соответствии с распорядительным решением руководителя.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
На первом листе основного трудового документа проставляется штамп с реквизитами для обозначений факта заведения вкладыша. Он ставится таким образом, чтобы оттиск не перекрывал другие записи, внесённые на полях книжки.
Для соблюдения вышеуказанного требования штамп ставится вверху листа или на его внутренней стороне.
Не каждая организация или предприятие имеет в наличии собственный штамп, и закон в таких случаях не запрещает вносить запись от руки уполномоченным сотрудником отдела кадров.
Законодательство и правила документооборота не закрепляют чёткого регламента, которым руководствуются сотрудники отдела кадров, к примеру, при выборе места вшивания вкладыша.
На практике дополнительный документ помещают в конце ТК – перед задней обложкой.
Вшивание – единственный способ прикрепить вкладыш к основному документу. Другими словами, его нельзя вклеивать, прикреплять степлером или иным способом, чтобы исключить возможность изъятия дополнения с последующим возвратом на место без визуальных отличий от первоначального вида после прошивки.
Рекомендуется использовать капроновую нить. На месте узла клеится небольшой кусочек бумаги, на котором ставится печать, дата и подпись уполномоченного лица, а также слово «прошито».
Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:
Правила заверения копии трудовой книжки
По отдельности от ТК вкладыш не имеет юридической силы и его использование невозможно.
На этапе нумерации страниц возникнуть трудностей не должно. Главное правило соблюдать последовательность нумерации.
Если в процессе заполнения документа допущена ошибка, то запрещается зачёркивать, исправлять, пользоваться корректором или иными средствами. В следующей строке указывается, что вышеуказанная запись является ошибочной, а вместо неё вносится правильная.
Оформить новую книжку или вкладыш
Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. Главная причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.
Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации. Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.
В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.
Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.
Этапы оформления дополнения:
- кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
- уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
- работник получает вкладыш.
Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.
Расчёт производится путём:
- внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
- проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
- удержания из зарплаты.
Оформить новую книжку или вкладыш
Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. Главная причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.
Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации. Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.
В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.
Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.
Этапы оформления дополнения:
- кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
- уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
- работник получает вкладыш.
Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.
Расчёт производится путём:
- внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
- проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
- удержания из зарплаты.
Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.
Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.
Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.
На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:
- При расторжении соглашения. Выдается документ обязательно в заключительную дату работы (в день увольнения).
- Не более чем через три дня по желанию работника после подачи им соответствующего заявления (желательно указывать в нём цель такой необходимости).
- Одному из родственников умершего сотрудника, взяв расписку у получателя.
Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.