Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение – как правильно заполнить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Действия сотрудника после командировки
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:
- наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
- код ОКПО: 12345678;
- регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2019;
- Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
- структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
- куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
- цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
- количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2019 года;
- паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
- подписываем у руководителя;
- ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2019;
- отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2019, выбыл 30.11.2019;
- делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.209.
Типичные ошибки при заполнении формы «Т-10»
Бланк формы «Т-10» является документом, который удостоверяет время нахождения в командировке по служебным делам и продолжительность нахождения сотрудника в командировке. Обозначает пункты прибытия и убытия, и время нахождения в них. Все указанные данные заверяются подписью должностного лица, и ставится печать (штамп). Данные требования прописаны в положении об особенностях направления сотрудников в командировки по служебной необходимости (Постановление Правительства РФ №749 от 13.10.2008г.).
При отсутствии соответствующих отметок в бланке командировочного удостоверения будет затруднительно учесть расходы по командировке в налогооблагаемой базе.
Командировка за пределы Российской Федерации не требует оформления командировочного удостоверения, за исключением командировки в страны СНГ, с которыми имеются межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда (загранпаспортах) пограничные органы не делают отметки о пересечении границы).
Кроме того, форма «Т-10» не требует оформления, если сотрудник «командируется» одним днем.
Законодательством не предусмотрено признание командировочного удостоверения недействительным при допущении в нем ошибок.
Ошибки:
- неверно указано наименование организации (компании);
- неверно указана организационно-правовая форма компании;
- ошибка в ФИО сотрудника, руководителя;
- должность сотрудника, руководителя не соответствует действительности;
- неверно указаны реквизиты документа, удостоверяющим личность сотрудника;
- место назначения организации не указано либо указано неверно;
- отсутствует наименование страны «Россия»;
- не заполнена цель командировки, либо не соответствует формулировки, указанной в служебном задании;
- неверно указано время нахождения сотрудника в командировке, не соответствует сведениям о времени командировке в приказе о направлении работника в командировку;
- неверно указана отметки о прибытии и выбытии сотрудника;
- нарушена хронология пребывания в той или иной фирме;
- отсутствует печать фирмы, подпись лица, поставившего отметку и т.д.
Необходимость применения командировочного удостоверения
Пока его не отменили, командировочное удостоверение имело очень важное значение при определении сроков отбытия выбытия, а также для обоснования начисления суточных расходов. Особенно при включении их в налогооблагаемую базу
Но в связи с возникающими проблемами при его оформлении, главной из которой было проставление в организации или в месте прибытия отметок о въезде-выезде, а также возможностью подтвердить период командировки другими документами, привели к отмене обязательности этого удостоверения. Это было закреплено на законодательном уровне Постановлением Правительства №1595 с 2015 года.
Без командировочного удостоверения всю нужную информацию можно получить из билетов, квитанций и счетов гостиниц, других документов.
Важно! По новым правилам командировочное удостоверение отменено, заполняется оно только если это установлено в учетной политике организации, а также в Положение по командировкам, где закреплено его оформление при отправлении работников в служебные поездки.
То есть его использование должно закрепляться в локальных нормах самого предприятия.
Удостоверение выписывается на работника после подписания приказа о направлении его в командировку.
Для этого можно использовать либо автоматически заполняемые бланки из специализированных программ, либо вписывать в заранее приобретенный в типографии шаблон. В основном используется стандартизированный документ, для которого Росстатом определена специальная форма Т-10.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Как оформить командировочное удостоверение
Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может разработать собственную форму командировочного листа.
На лицевой стороне документа указывают:
Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно привести самые разные варианты:
Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.
Форма Т-10. Командировочное удостоверение (образец)
Направление сотрудника в командировку должно оформляться должным образом с заполнением всех обязательных документов.
Одним из таких документов является командировочное удостоверение, которое подтверждает факт нахождения сотрудника по месту назначения.
Данный документ имеет унифицированную форму Т-10, ниже вы можете скачать бланк форма Т10 и посмотреть образец заполнения удостоверения.
Как уже было сказано выше, данный бланк обязателен к оформлению, он подтверждает нахождение работника в командировке, и на основании его можно списать командировочные расходы, в частности, выдаваемые суточные, и далее уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль.
Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.
Также к обязательным документам, подтверждающим командировочные расходы, относится авансовый отчет со всеми приложенными документами. Направление в командировку оформляется приказом на командировку, а руководителем подразделения составляется служебное задание на командировку.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Какие даты ставить в командировочном удостоверении
В табеле учета рабочего времени за время командировки по строке «совместитель» проставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16».
По основному месту работу сотрудника укажите буквенный код «К» или цифровой «06». Инфо Следует отметить, что сотрудник, работающий по совместительству, при командировании сохраняет средний заработок по той работе, по которой он направлен в командировку (п.
9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким образом, в рассматриваемой ситуации за сотрудником сохраняется средний заработок только по основному месту работы.
Правомерность этой позиции подтверждена и судом (см., например, кассационное определение Вологодского областного суда от 23 марта 2011 г. № 33-1246). В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Форма и структура командировочного удостоверения
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
- данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
- номер внутренней регистрации (по бухучету);
- дату выдачи;
- Ф. И. О. сотрудника, его должность;
- место поездки (название компании);
- цель поездки;
- на какой срок отправляется;
- номер паспорта;
- подпись и печать отправляющего директора.
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
В чем особенности командировочного удостоверения
Когда сотрудник выполняет свои обязанности в офисе компании, все организационные или проектные вопросы решаются руководителем. Но есть ситуации, когда компания вынуждена отправить своего специалиста в другой город. Человек может поехать сам, без командировочного удостоверения.
Такие поездки практикуются достаточно часто, когда организация маленькая и поездка незначительная. По интернету бронируется номер в гостинице, приобретается билет, по телефону сообщается о приезде специалиста.
По приезду он вручает какую-либо доверенность и паспорт, по которым его принимают в компании другого города. Все операции с денежными средствами производятся через бухгалтерию по привычному порядку. Это упрощенный вид.
По закону, крупные предприятия, которые направляют своего представителя в другой город как стажера, специалиста, консультанта или по другим причинам, должны дать ему все полномочия, позволяющие выполнить свою работу так, как задумано. Для этого выдается командировочное удостоверение.
Как осуществляется документальное оформление служебной командировки вы узнаете в этом видео:
Этот документ выдается по распоряжению руководителя сотруднику на время деловой поездки. Дает полномочия и узаконивает его пребывание на территории другого региона или города. В конце командировки, по прибытии домой, удостоверение прикладывается к финансовому отчету по форме №АО-1.
Кроме того что документ нужен в самой поездке и для отчетности, благодаря удостоверению, отсутствие сотрудника на рабочем месте по нуждам компании является оправдательной причиной. Особенно, если командировка может занять месяц, например.
Такие ситуации сейчас происходят довольно часто – специалисты отправляются в Крым, от разных организаций для создания и развития филиалов и дочерних предприятий. РЖД может направить своего работника на ремонтные работы в другой регион на неопределенный срок – в этом случае, командировочные продляются, если компания, принявшая представителя обоснованно попросит об этом.
Выдача командировочного удостоверения не является обязательной.
Командировочное удостоверение: бланк, образец заполнения
Как правило, информационные листы заполняются в свободной форме на бланках организаций, их предоставляющих. Справка о нахождении в командировке подлежит такому же оформлению, как и любой исходящий документ учреждения. На этой странице мы рассмотрим основные составляющие этой бумаги, и предоставим возможность бесплатно по прямой ссылке.
Само название дает основание предполагать, что документ несет информацию о настоящем или прошлом нахождении человека в командировке. В практике обсуждаемая бумага применяется редко. Подтверждение факта нахождения в другом месте может потребоваться где угодно. Например, человека вызвали в суд по повестке, где он обязан дать показания и подтвердить какие-то обстоятельства. Но в силу нахождения командировке сделать этого не может. В таком случае, понадобиться именно такая справка.