Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно расширить круг обязанностей сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).
Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей
В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.
Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.
| СОВМЕЩЕНИЕ | ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО |
|---|---|
| Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. | Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы. |
| Рабочее время не увеличивается. | Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день). |
| Оплата по согласованию с работодателем. | Оплата пропорционально отработанному времени. |
| Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. | Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки. |
| Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. | Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор. |
Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.
Замещение руководителей
На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.
Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.
Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.
Из нюансов:
- если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
- возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
- если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
- замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
- когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.
Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.
Для чего вменять обязанности сотруднику?
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.
Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:
- государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
- в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
- меняется организация труда;
- необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
- Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Если сотрудник против
Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?
Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).
Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:
- письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
- если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
- при незаконном увольнении его права защитит суд.
Можно ли на сотрудника возложить дополнительные обязанности без его согласия?
В случае оформления устных договоренностей
Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника
Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.
Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь должностная инструкция не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.
То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.
Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.
Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.
Как расширить обязанности сотрудника с помощью допсоглашения
Изменение положений трудового договора, включая расширение должностных обязанностей с доплатой, допускается исключительно по соглашению сторон: об этом прямо говорит статья 72 ТК РФ.
Для достижения согласия между сторонами и правильного понимания вносимых изменений целесообразно документальное фиксирование процесса переговоров по внесению таких изменений. Чаще всего работнику на ознакомление направляется приказ или служебная записка, содержащая мотивированное предложение заключить дополнительное соглашение. Если работник не согласен (полностью или частично) с текстом изменений, он вправе обратиться к работодателю с заявлением, где излагает собственную позицию, предлагает свое видение ситуации. Такой обмен формализует отношения, позволяет предупредить споры и разночтения будущего соглашения.
При внесении изменений в положения трудового договора важно строго соблюдать положения статьи 151 ТК РФ, включая обязанность по установлению доплаты за расширение зоны ответственности или увеличение объема работ. На основании части 2 статьи 22 ТК РФ, работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за равный труд, труд одинаковой ценности.
ДЕЛО
В качестве примера — решение суда 23.08.2012 Ленинского районного суда города Тюмени по делу № 2-2901/2012. Разногласия заключались в том, что, по мнению истца (работника), объем работы существенно вырос, потому требуется его согласие на ее выполнение и пропорциональная доплата. С точки зрения работодателя, таких изменений не произошло.
Правильное составление приказа
Приказ о возложении обязанностей
Правильное документальное оформление позволит всем участникам процесса быть уверенными в том, что их права защищают. Кроме того, это гарантирует безопасность, когда речь идет о государственных инспекционных проверках.
Первый этап – получение согласия от работника обязательно – в письменной форме. Например, можно сделать предложение о совмещении должностей.
На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения.
Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись.
Как оформить замещение сотрудника?
Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.
Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:
- трудовую функцию (например, наименование должности или профессии) совмещения;
- сроки совмещения;
- объем дополнительной работы (например, размер ставки);
- доплату за совмещение.
Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.
Узнать больше
Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:
- новую трудовую функцию (например, наименование должности или профессии);
- дату перевода;
- срок временного перевода;
- вид перевода — временный;
- оплату труда.
Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.
Как подготовить приказ
В целом есть несколько предусмотренных законодательством причин временного отсутствия того или иного сотрудника:
- уважительная (командировка, плановый отпуск и пр.);
- специалист трудится в порядке совместительства;
- возникает ряд дополнительных обязанностей, для исполнения которых отсутствует в штатном расписании рабочая единица.
Как бы там ни было, но во всех вышеназванных ситуациях необходимо применять следующий алгоритм действий, вне зависимости от того, нужно ли заместить главного бухгалтера, кассира или генерального директора:
- начальник подразделения (цеха, отдела и пр.) направляет руководству организации соответствующую информационную записку, в которой подробно сообщает, почему решение о передаче обязанностей им было принято;
- происходит согласование вопроса с дирекцией;
- с подобранного работника берется письменное согласие;
- отдел кадров закрепляет решение приказом о временном исполнении обязанностей.
Во избежание конфликтных ситуаций крайне важно придерживаться вышеприведенного порядка действий. В то же время иногда случается так, что необходим человек для должности, не предусмотренной штатным расписанием. И в этой ситуации пригодится распоряжение о возложении обязанностей. В данном случае в самом документе необходимо указать название нового поста. Затем, в следующем абзаце, сообщается, по какой именно причине принято данное решение. После этого, собственно, следует распорядительная часть.
С документом обязательно необходимо ознакомить под расписку сотрудника в нем упоминаемого. В случае если предполагается доплата, этот факт обязательно должен быть отражен в приказе в отдельном пункте.
Документы, регламентирующие обязанности
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
-
Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства. -
Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
- как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
- как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.
Обязан ли заместитель выполнять обязанности временно отсутствующего руководителя?
Вы решили увеличить трудовую нагрузку на работника? Тогда вам полезно будет узнать, каким образом это можно сделать, не нарушив трудовое законодательство. Читайте и наматывайте на ус!
Предлагаем ознакомиться Доверенность на оформление права собственности квартиры образец
Дополнительная трудовая нагрузка: важные нюансы
Прежде всего запомните: ст. 31 КЗоТ запрещает требовать от гражданина выполнения работы, не обусловленной его трудовым договором.
— либо получить согласие работника;
— либо использовать порядок, установленный ч. 3 ст. 32 КЗоТ. Речь идет об изменении существенных условий труда в связи с изменениями в организации производства и труда (при наличии оснований).
О таком изменении вы обязаны уведомить работника не позднее чем за два месяца.
Причем в данном случае не важно, касается это изменение всех работников предприятия или связано с возложением дополнительных обязанностей только по одному конкретному рабочему месту (должности).
— выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
— временное заместительство;
— совмещение профессий (должностей);
— расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ.
Чтобы понимать, какой из этих способов применять в каждом конкретном случае, нужно в первую очередь установить, в связи с чем понадобилось увеличить работнику трудовую нагрузку.
Предположим, вы поручаете сотруднику выполнять работу временно отсутствующего коллеги, поскольку тот находится в ежегодном отпуске, в командировке, на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком и т. п. При этом за коллегой сохраняется место работы (должность).
Тут налицо выполнение обязанностей временно отсутствующего работника или временное заместительство
) и вы привлекаете работника к выполнению дополнительных обязанностей по этой должности.
При таких обстоятельствах вы имеете дело с совмещением профессий (должностей) или расширением зоны обслуживания (увеличением объема выполняемых работ).
Порядок оформления перечисленных способов выполнения работниками дополнительных обязанностей, а также условия их оплаты регламентируют КЗоТ, Генеральное соглашение на 2020 — 2020 годы, постановление № 1145, Разъяснение № 30/39 и Инструкция № 53-ВЛ*.
Отметим, что последние три нормативных документа приняты еще во времена СССР, однако отдельные их положения еще действуют в части, не противоречащей законодательству Украины (см. постановление ВРУ от 12.09.91 г. № 1545-ХІІ). Однако скоро они, очевидно, утратят силу полностью.
Кроме того, работодатель может избавить работника от допобязанностей и без всякого предупреждения. Когда это происходит? Если в приказе (распоряжении) о возложении этих обязанностей фигурирует срок их действия или условия, при которых они прекращаются
Например, работница, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, вправе в любое время прервать этот отпуск и выйти на работу. Соответственно работник, который исполнял ее трудовые обязанности, с даты ее возвращения на предприятие освобождается от их выполнения.
отдельный трудовой договор с работником на выполнение дополнительных обязанностей не заключают и налоговиков, разумеется, об этом не уведомляют
Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Оформляем.
С выполнением обязанностей временно отсутствующего работника мы сталкиваемся, когда работник предприятия наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором, соглашается исполнять в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены) обязанности временно отсутствующего работника (ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления № 1145).
1) не освобождается на время выполнения чужой работы от основной работы, которая предусмотрена его трудовым договором;
2) выполняет дополнительные обязанности в течение рабочего дня (смены) с соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени, установленной КЗоТ;
3) выполняет дополнительную работу вместо коллеги, который временно отсутствует в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим уважительным причинам, т. е. когда за таким коллегой сохраняется место работы (должность);
Понятно, что, выбирая работника, который одновременно со своими обязанностями будет какое-то время выполнять еще и чужие функции, учитывают его профессиональную подготовку и занятость при выполнении собственной работы.
Чтобы комар носа не подточил,
имеет смысл получить от работника-«заменителя» письменное заявление с согласием выполнять дополнительные обязанности
На основании этого заявления издайте соответствующий приказ (распоряжение). В нем укажите название должности (профессии), по которой работник-«заменитель» будет исполнять обязанности своего временно отсутствующего коллеги, и размер установленной доплаты.
С приказом ознакомьте работника под подпись.
Записи о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносят.
Оплачиваем. За дополнительную нагрузку по выполнению обязанностей временно отсутствующего товарища предприятие осуществляет работнику соответствующую доплату (ст. 105 КЗоТ).
Так, в приложении 3 к Генеральному соглашению на 2020 — 2017 годы предусмотрено, что за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляют доплату до 100 % тарифной ставки (оклада, должностного оклада) отсутствующего работника.
Для предприятий, которые при заключении Генерального соглашения не были представлены уполномоченными представителями ни со стороны собственника, ни со стороны профсоюза, обязательными являются расценки, тарифные сетки, схемы должностных окладов, которые зафиксированы в коллективном договоре или Положении об оплате труда.
— руководителям бюджетных учреждений, их заместителям, руководителям структурных подразделений этих учреждений (в том числе главным бухгалтерам) и их заместителям (п.п. «а» ч. 3 п. 3 постановления КМУ от 30.08.2002 г. № 1298);
— работникам, у которых должностная (рабочая) инструкция предусматривает, что они выполняют обязанности временно отсутствующего другого работника на соответствующей должности. В этом есть логика, ведь в таком случае за выполнение данной работы «земенители» получают заработную плату согласно условиям трудового договора.
Облагаем. Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника входит в фонд дополнительной заработной платы. Об этом говорит п.п. 2.2.1 Инструкции № 5**. А значит, сумму такой доплаты в составе общей суммы зарплаты облагаем НДФЛ и ВС и взимаем с нее ЕСВ.
Временное заместительство
Оформляем.
Временным заместительством считают исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (абзац первый п. 1 Разъяснения № 30/39).
Но временный заместитель, в отличие от исполняющего обязанности временно отсутствующего работника, в период заместительства выполняет исключительно чужие обязанности, а
от выполнения своей работы, обусловленной трудовым договором, на это время работник — временный заместитель освобождается
При этом за ним сохраняется должность, на которую он принят по трудовому договору.
Внимание! Назначать работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения № 30/39).
Предлагаем ознакомиться Как обжаловать решение прокуратуры образец
директора до момента проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью).
Временное заместительство обычно применяют, если требуется заменить работника, который занимает более высокую должность. Чаще всего такого вышестоящего работника (руководителя предприятия, производства, цеха, отделения, участка и т. п.) заменяет работник нижестоящей должности.
Чтобы возложить на временного заместителя выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника, издают соответствующий приказ (распоряжение). Однако делают это только после того, как от будущего временного заместителя получили согласие исполнять чужие служебные обязанности.
С приказом (распоряжением) работника — временного заместителя ознакомляют под подпись.
Вносить в трудовую книжку записи о временном заместительстве не требуется
Почему? Потому что при перемещении работников внутри предприятия в трудовую книжку заносят данные только о переводе сотрудника на другую постоянную работу.
| Критерий | Замещение | Внутреннее совместительство | Временный перевод |
| Время выполнения дополнительнойработы | В течение рабочего дня наряду с основнойработой | За пределами рабочего дня, но не более 4 чв день | В течение рабочего дня с освобождением от основнойработы |
| Оформление | Дополнительное соглашение к трудовомудоговору | Отдельный трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовомудоговору |
| Размер оплаты | Определяется по соглашению между работникоми работодателем | Оплачивается: (или) пропорционально отработанному времени; (или) в зависимости от объема выполненной работы; (или) на условиях, определенных трудовымдоговором | Оклад (тарифная ставка) по выполняемойработе |
| Запись в трудовойкнижке | Не вносится | Вносится по просьбе работника | Не вносится |
Доплата за временно отсутствующего сотрудника: общие положения
Доплата за временно отсутствующего сотрудника
Право на получение сотрудником доплаты за выполнение трудовых обязанностей другого работника на период его отсутствия закреплено в Трудовом законодательстве. Доплата начисляется при одновременном соблюдении следующих условий:
- один из сотрудников временно отсутствует на работе в связи с отпуском, болезнь, либо по иным причинам, в связи с чем его должностные обязанности выполняется другой сотрудник;
- работник, замещающий временно отсутствующего сотрудника, не освобождается от выполнения собственных трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.