Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем Минтруд заменяет трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Что делать, если предприятие работает без печати?
Ответ: Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 N 82-ФЗ предоставил возможность организациям работать без печатей, при этом наличие или отсутствие печати должно быть зафиксировано в Уставе.
Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» внесены следующие изменения: печать ставиться только при ее наличии. Значит, если отсутствие печати утверждено на нормативном уровне, то ее ставить не нужно.
Вопрос №2: В случае ликвидации организации или закрытия филиала в какой срок работодатель должен уведомить работников об увольнении и какая формулировка в трудовой книжке в данной ситуации?
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Увольнение по причинам, не зависящим от воли сторон
Также в ст.77 и 83 ТК предусмотрены основания расторжения договора между работником и работодателем по причинам, не зависящим от их желания. К ним относятся:
- существенные изменения обстоятельств и условий труда – смена руководителя, необходимость переезда в другой город, изменившиеся условия трудового договора (например, новый график предполагает ночные смены);
- призыв на военную службу;
- вступивший в силу приговор суда, не позволяющий работнику выполнять свои обязанности;
- медицинское заключение о том, что сотрудник не может продолжать работу по состоянию здоровья;
- восстановление судом или трудовой инспекцией в должности работника, ранее занимавшего эту ставку и др.
В этом случае запись вносится также с указанием соответствующего пункта ТК.
Заполнять трудовую книжку «от руки» необязательно
В новых правилах ведения трудовых книжек «узаконят» право организации проставлять штампы.
По действующим сейчас правилам Инструкции № 68, записи в трудовую книжку можно вносить только ручкой: перьевой, гелевой или шариковой.
Правда, многие давно уже вместо вписывания данных о компании, ставят в книжке штамп со всеми необходимыми реквизитами. Роструд разрешил это делать письмом 19.08.2015 № 1922-6-1.
Теперь, ставить штампы в трудовой книжке разрешать на официальном «высоком» уровне — пропишут в новых правилах.
Цитата из новых правил: записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Особенности составления приказа
Унифицированного бланка такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Для приказа можно использовать обычную белую бумагу формата А4, а на ней разместить реквизиты организации, или фирменный бланк.
Что указать в приказе:
- Наименование компании.
- Название документа (приказ) и его номер.
- Место и дату издания приказа.
- Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
- Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
- Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
- Кто контролирует исполнение приказа.
В конце документа должны расписаться руководитель компании, а также работники, упомянутые в приказе.
Для чего нужна трудовая книжка и какую информацию она содержит
Перед тем, как начать более подробный разговор о записях по причинам увольнения, рассмотрим, для чего вообще нужна трудовая книжка. Как поясняет закон, трудовая книжка – это важный документ, который позволяет высчитать общий рабочий стаж, например, для начисления пенсии; содержит сведения об образовании, а также информирует работодателей о заслугах нового сотрудника на предыдущих местах работы и причинах увольнения оттуда. Также в трудовую книжку полагается вносить:
- даты и причины перевода работника с одной должности на другую;
- информацию о приеме в штат и увольнении;
- сведения о получении дополнительных профессий;
- сообщения о пройденных курсах по повышению квалификации и переквалификации;
- данные о совместительстве;
- информацию о наградах и достижениях и пр.
Если сотрудник сменил фамилию или за время работы в компании, сменилось ее название, это тоже нужно обязательно отметить в трудовой книжке.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Внесение изменений после увольнения
Если ошибочная запись замечена после увольнения работника с прежнего места работы, в графе 3 пишется название организации, допустившей ошибку, в следующей строке – фраза «Запись за номером таким-то недействительна». Далее делается верная запись с номером приказа, которую нужно заверить подписью и печатью работодателя.
Если в трудовой книжке работника нет записи об увольнении с предыдущей работы увы, формально это подтверждает, что трудовые отношения между работником и работодателем не прекращены. С таким работником можно заключить договор только по совместительству. Но если же предприятие было ликвидировано, работник кадровой службы вносит запись об увольнении на основании документа, представленного работником, к примеру, приказа о прекращении трудового договора.
Если же подтверждающих документов нет, работодатель по новому месту работы не может внести в трудовую книжку работника пропущенную запись об увольнении с прежнего места работы. В таком случае работник может обратиться в суд.
Составляющие части заполнения бланка
В кадровом делопроизводстве используется бланк, утвержденный ПП РФ № 225. Формы, выпущенные и открытые до 2004 года, также признаются легитимными. В текстовой части документа имеются столбцы, предназначенные для отдельных элементов записи. Все столбцы бланка обязательны к заполнению. Информация указывается строго в отведенном столбце.
| Номер и назначение столбца | Особенности записи | Дополнения |
| 1 – порядковый номер записи (арабскими цифрами) | Нумерации подлежит каждая отдельно взятая строка | Применяется сквозная нумерация, выполненная в хронологическом порядке |
| 2 – дата создания | Столбец предназначен для указания даты заполнения текста в формате: число, месяц, год | Дата заполнения может отличаться от дня издания приказа или другого документа-основания |
| 3 – основные сведения | Предназначен для внесения текстовой части, полностью соответствующей основанию увольнения, формулировке приказа | Текст в обязательном порядке должен содержать ссылку на законодательные нормы |
| 4 – документ-основание | Указывают номер и дату приказа руководителя предприятия | В отдельных случаях основанием становится распоряжение других юридических лиц – районного военкомата, суда, МСЭ и других |