В какие сроки работник должен вернуть неиспользованную в командировке сумму?

Дебет

Кредит

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

Зачтен НДС

Произведена оплата поставщику

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

Удержан долг из заработной платы

Выдан перерасход из кассы

Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»

ПРИКАЗ № 4

Об утверждении сроков, на которые могут быть выданы

наличные деньги под отчет

г. Ярославль 11.01.2011

С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить на 2011 год следующие сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет:

Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.

Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.

Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.

Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).

Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.

Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом

Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.

Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.

Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги

Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:

· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;

· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).

Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).

Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.

Представление авансового отчета

По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).

Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.

3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.

В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».

Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

По какой форме составлять авансовый отчет

Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета.

Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый отчет. Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее — Закон о бухгалтерском учете).

Собственные формы должны быть разработаны с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (письмо Минфина России от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.

При разработке собственных форм первичной учетной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Примерами таких форм являются:

— кассовые документы, предусмотренные Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежные и платежные ведомости);

— первичные документы по учету денежных расчетов при осуществлении торговых операций с применением ККТ, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132, письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть, по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (формы № КМ-1—КМ-9);

— транспортная накладная (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272), которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).

Таким образом, порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которым авансовый отчет не относится. Следовательно, компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.

Трата подотчетных денег в рамках конкурсного производства

В соответствии с п. 1 ст. 61.1 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (далее — Закон № 127-ФЗ) сделки, совершенные должником или другими лицами за счет должника, могут быть признаны недействительными в соответствии с ГК РФ, а также по основаниям и в порядке, которые указаны в Законе № 127-ФЗ.

Если подозрительная сделка была совершена в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом или после принятия этого заявления, то для признания ее недействительной достаточно обстоятельств, указанных в п. 1 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.

Установление факта безвозмездности совершения сделки (отсутствия реальной оплаты) при наличии признаков неплатежеспособности или недостаточности имущества у должника в момент ее совершения дает основание предполагать наличие цели причинения вреда имущественным правам кредиторов и, таким образом, влияет на вывод о признании сделки недействительной в силу п. 2 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.

Пример 4

Систематическое получение денежных средств в качестве подотчетных сумм с нарушением установленного порядка их предоставления (при отсутствии доказательств расходования ранее полученных в качестве подотчетных денежных средств на нужды компании либо обязанности их возврата) не отвечает принципам добросовестности.

При этом конкурсный управляющий не мог не осознавать, что в отсутствии оправдательных документов своими действиями причиняет вред кредиторам, поскольку влечет уменьшение размера имущества должника, за счет которого кредиторы должника вправе были рассчитывать на удовлетворение своих требований.

Подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Но никаких документальных доказательств, подтверждающих расходование конкурсным управляющим полученных им в подотчет денежных средств на нужды компании (доказательства составления авансовых отчетов с подтверждающими расходы документами) либо их возврат должнику, предъявлено не было.

В силу п. 1 ст. 61.6 Закона № 127-ФЗ все, что было передано должником или иным лицом за счет должника или в счет исполнения обязательств перед должником, а также изъято у должника по сделке, признанной недействительной в соответствии с главой III.1 «Оспаривание сделок должника» Закона о банкротстве, подлежит возврату в конкурсную массу. Поэтому, с учетом разъяснений, приведенных в постановлении Пленума ВАС РФ от 23.12.2010 № 63 «О некоторых вопросах, связанных с применением главы III.1 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», суд применил последствия недействительности сделки в виде взыскания с конкурсного управляющего денежных средств.

(Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.03.2018 № А65-4689/2016)

На какие нужны компания вправе потратить наличные денежные средства из кассы в 2020 году?

20.01.2020Российский налоговый портал

• Давайте сразу перейдем к примеру: покупатели компании (или ИП) рассчитались за товар наличными деньгами, и в кассе образовалась определенная сумма торговой выручки.
• Чтобы не допустить грубых ошибок, надо определиться с источником поступления денег. Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
• Компания вправе потратить наличные средства:

1. зарплата,
2. материальная помощь,
3. оплата проезда сотрудников,
4. оплата путевок,
5. выдача денег в подотчет,
6. возврат денег покупателю при возврате товара,
7. погашение долга перед поставщиком,
8. выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
9. по операциям банковского платежного агента (субагента).

ИП вправе потратить «наличку»:

1. зарплата,
2. материальная помощь,
3. оплата проезда сотрудников,
4. оплата путевок,
5. выдача денег в подотчет,
6. возврат денег покупателю при возврате товара,
7. погашение долга перед поставщиком,
8. выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
9. по операциям банковского платежного агента (субагента),
10. на личные нужды.

Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.

Как выдать денежные средства под отчет?

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:

• назначение аванса;

• расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).

Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:

1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

• на заработную плату;

• на хозяйственные расходы;

• на командировочные расходы;

• на другие нужды.

Как определить окончание срока исковой давности?

Для целей списания долга и расчета НДФЛ очень важно понять, когда истекает срок исковой давности:

• в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;

• как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;

• нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;

• по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.

Сама инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя предприятия (например, по форме ИНВ-22, утвержденной Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.09г.), а результаты проверки можно оформить с помощью Акта ИНВ-17. К этому Акту следует приложить подтверждающие задолженность документы:

• акты сверки, подписанные обеими сторонами спора;
• переписку с должником-сотрудником;
• авансовый отчет (если он есть), и иные документы, из которых следует наличие и величина задолженности.

Как взыскать подотчетные суммы с лиц, работающих по гражданско-правовому договору?

Прежде всего, стоит отметить, что если подотчетное лицо оказалось внештатным сотрудником, то на него не распространяется порядок, предусмотренный в Трудовом Кодексе РФ в статье 248 по поводу взыскания причиненного им предприятию ущерба.

Указанное лицо может либо добровольно погасить свой долг по подотчетным средствам, либо в судебном порядке:

• если в добровольном порядке — то никаких дополнительных действий со стороны предприятия не требуется. В этом случае сотрудник пишет заявление, в котором дает согласие на удержание из его доходов суммы, эквивалентной признанному им долгу. Чтобы еще до заявления внештатный сотрудник признал свою задолженность по подотчетным суммам, рекомендуется подписать с ним акт сверки. И сделать это следует после утверждения руководителем компании авансового отчета;

• если же в добровольном порядке сотрудник не стремится погасить свою задолженность, то остается судебное рассмотрение спора. В случае если компания данный спор не выигрывает, то признанная судом задолженность может быть списана только по окончании искового срока давности, как безнадежная. И в этом случае на такое подотчетное лицо распространяются те же правила начисления и удержания НДФЛ (статьи 223 и 226 НК РФ), что и для штатного сотрудника. Налоговый кодекс РФ не делает различий между штатными и внештатными работниками. Т.е. в момент списания долга с баланса предприятия у данного лица возникает облагаемый НДФЛ доход!

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?

Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.

• Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
• Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
• Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.

Похожие записи:

• Замена водительских прав в 2023 году
• Листок нетрудоспособности. Пособие по временной нетрудоспособности
• Налог с продажи квартиры — 2022: инструкция по НДФЛ