Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.
Пакет дополнительных документов при приеме на работу
Список дополнительных документов находится в открытом доступе, и важно помнить, что требование любой дополнительной бумаги должно опираться на закон. Приступим к перечислению дополнительных документов при зачислении на работу.
Чтобы работать в тяжелых условиях на Севере за Полярным кругом, обязательно нужно показать работодателю медицинское заключение, которое поможет беспрепятственно трудоустроиться в такие места. Медицинская справка нужна тем, кто пойдет работать в заведения общепита или предприятия, связанные с использованием пищевых продуктов.
Роспотребнадзор требует в таком случае завести персональную санитарную книжку. Если прием на работу осуществляется в какую-нибудь организацию, где вы — будущий водитель транспортного средства, готовьте этот документ тоже.
Если на работу устраивается иностранный гражданин, то он должен предоставить работодателю патент (разрешение на работу), как временно пребывающий на территории страны, затем ВНЖ или РВП и медицинский полис.
Права и обязанности сторон при трудоустройстве
В процедуре трудоустройства и у нанимателя и претендента на вакантное место есть ряд прав и обязанностей. Так:
- работодатель обязан истребовать от соискателя документы для трудоустройства на работу. ТК РФ в ст. 65 обуславливает их полный перечень, а также, в особых случаях имеет право затребовать ряд дополнительных документов, обосновав соискателю свои требования.
- соискатель обязан в полном объеме представить обязательные документы при приеме на работу, однако вправе отказаться предоставить работодателю любые дополнительные документы, если, по его мнению, данные требования не объективны или могут быть получены нанимателем иными способами.
Нужна ли справка об отсутствии судимости при приеме на работу
Справка об отсутствии судимости входит в обязательный перечень при устройстве на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имевшие, имеющие судимость, а также привлекавшиеся по определенным статьям УК. Таковыми, в частности, являются следующие виды деятельности:
- педагогическая,
- медицинская,
- правоохранительная, в том числе в органах УИН, ФСБ, Росгвардии, прокуратуры, полиции, судах,
- муниципальная и госслужба,
- связанная с отдыхом, оздоровлением, спортом, соцобеспечением несовершеннолетних,
- работа в авиакомпаниях,
- безопасность на транспорте, в топливно-энергетическом, банковском секторах,
- менеджмент клиринговых организаций,
- руководство и главбух в строительстве (работа на застройщика).
Порядок приёма работника — основные этапы
Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:
- провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
- запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
- убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
- получить заявление о приёме на работу от претендента;
- предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
- ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
- заключить трудовой договор;
- издать приказ о приёме на работу;
- отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
- при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.
Возможности трудоустройства недееспособных и судебная практика по ст. 65 ТК РФ
Ещё одним доказательством того, что перечень ст. 65 ТК РФ не является исчерпывающим даёт трудоустройство тех же психиатрических больных. С юридической точки зрения они чаще всего являются недееспособными лицами. Поэтому и все гражданские договоры, которые они подписывают, юридической силы не имеют.
Однако из этого нельзя делать поспешные выводы о том, что каждый психиатрический больной, признанный судом недееспособным, не может быть трудоустроен по трудовому договору. Существуют отдельные государственные программы по трудовой реабилитации лиц с психиатрическими диагнозами.
Если врачебная комиссия признаёт больного годным к труду определённого характера и нуждающимся в помощи в плане трудоустройства, то подписанный им, или от его имени его опекуном, трудовой договор приобретает юридическую силу.
В таком случае работодатель вправе запрашивать у лица, проходящего процедуру трудоустройства, дополнительные документы в виде решения врачебной комиссии о том, что гражданин нуждается в помощи в виде трудоустройства по специальной программе. Но даже это не даёт ему право на запрос общих документов о состоянии здоровья.
Это подтверждается определением СК по административным делам ВС РФ, которое было вынесено 23.04.2010 года по делу № 13-В10-2. Высший суд отменил решение районного и областного суда. Они признали трудовой договор, подписанный недееспособным, ничтожным, руководствуясь при этом положениями ст. 171 ГК РФ.
В ВС РФ сочли, что эти положения относятся только к гражданским сделкам, а трудовой договор, подписанный недееспособным, который трудоустроен в рамках реализации специальных программ, к этому отношения не имеет.
Шаг 4 — Получение согласия на использование кадрового ЭДО
При трудоустройстве нужно проинформировать сотрудника, что работодатель ведет электронный документооборот (ЭДО). По Закону от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ соискатель, который на 31.12.2021 г. имеет трудовой стаж, при трудоустройстве к работодателю, осуществляющему кадровый ЭДО или принявшему решение его вести, имеет право дать свое согласие на взаимодействие через ЭДО.
Это согласие не нужно от работников, оформленных или оформляемых на работу после 31.12.2021 г. и у которых на эту дату нет трудового стажа.
Отсутствие согласия сотрудника на ЭДО или электронной подписи — не основание, чтобы отказать в трудоустройстве или уволить.
Работодатель должен безвозмездно предоставлять сотрудникам, не давшим согласие на кадровый ЭДО, заверенные правильным образом бумажные документы, которые связаны с работой.
Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ
Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:
- заявление о приеме на работу,
- фотографии;
- ИНН;
- характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
- справка по форме 2-НДФЛ;
- свидетельства о заключении брака и рождении детей.
Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.
Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.
Например:
- наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
- справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
- справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.
Перечень документов, необходимых при приеме на работу несовершеннолетнего лица
Для оформления лица, старше 14, но младше 18 лет, дополнительно потребуется согласие одного из родителей (опекуна), а также органов опеки. При этом несовершеннолетний может работать в свободное от учебы время, а характер занятости не должен причинять ущерб здоровью.
Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать (ст. 94 ТК РФ):
— для работников в возрасте от 15 до 16 лет – 5 часов;
— для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 7 часов;
— для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от 14 до 16 лет — 2,5 часа, в возрасте от 16 до 18 лет — 4 часов.
До 14 лет ребенок может работать в организациях культуры (цирк, кинематограф и т.д.) и одновременно при наличии разрешения одного из родителей и органов опеки. Причем в документе должно быть указано максимально допустимое количество часов работы в день, а также другие требования к условиям труда.
Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное).
Исключение составляет случай, когда по прежнему месту работы вы отказались от продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе или устраиваетесь на работу впервые (после 1 января 2021 года).
В случае, если по прежнему месту работы вы подавали заявление об отказе ведения трудовой книжки на бумажном носителе (т.е. перешли на так называемую «электронную трудовую книжку»), для трудоустройства к новому работодателю вы должны предоставить сведения о трудовой деятельности. Эти сведения, заверенные надлежащим образом, предыдущий работодатель должен выдать вам при увольнении на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
Также эти данные можно получить:
• В многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
• В Пенсионном фонде Российской Федерации — на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• На едином портале государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если вы устраиваетесь на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ведется только электронная трудовая книжка).
Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в организацию вы устраиваетесь по совместительству.
Перечень документов для устройства на работу в 2022 году
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2022 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2022 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2022 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Документы, требуемые в общем случае
Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):
- документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
- трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
- документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
- документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).
Трудоустройство, равно как и другие виды юридических прецедентов, имеют целый ряд особенностей. Соблюдение требований рассмотрения кандидатов согласно нормам законодательства гарантирует соискателям равные права, отсутствие дискриминации. Работодатели, в свою очередь, стремятся избавить себя от часто возникающих рисков, например, неправомерном отказе в приеме на работу или нарушения порядка заполнения квотируемых мест.
Так, граждане, которые нацелены на трудоустройство, вправе самостоятельно определять дополнительные документы, наличие которых может повышать их шансы поступить на службу. К числу таких свидетельств относятся справки об инвалидности, беременности или о рождении ребенка. В частности, таким категориям граждан, положены особые условия в организации режима труда и отдыха, что необходимо учитывать уже в процессе оформления в штат предприятия.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.