Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно временно возложить обязанности, пока сотрудник в отпуске?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
Заявление об исполнении функций временно отсутствующего работника
Одним из вариантов оформления письменного согласия на замещение отсутствующего работника может являться заявление. Такой документ составляется в стандартной для заявлений форме и должен включать в себя:
- наименование предприятия и Ф. И. О. руководителя, на чье имя направляется заявление;
- данные сотрудника, который обращается к руководству с просьбой (Ф. И. О., адрес, должность, структурное подразделение, табельный номер);
- основной текст, содержащий просьбу о замещении отсутствующего работника, с указанием предполагаемого срока такой подмены и формы замещения (совмещение должностей или временный перевод);
- дату;
- подпись автора заявления.
Таким образом, порядок оформления замещения временно отсутствующего работника напрямую зависит от формы замещения, которую определяет руководство организации совместно с привлекаемым к замене сотрудником.
Законодательная база для оформления
Процедура оформления замещения отсутствующего работника регулируется трудовым законодательством. Обобщенная информация о действующих законодательных актах – в таблице ниже.
| № п/п | Нормативный документ | Описание |
| 1 | ТК РФ, ст. 72.2 | Положения трудового законодательства устанавливают порядок перевода сотрудника на замещаемую должность. Согласно документу, замещение отсутствующего осуществляется при обоюдном согласии сторон (работника и работодателя). Также актом ограничены сроки перевода на замещаемую должность (до 1 года). |
| 2 | ТК РФ, ст. 60.2 | В рамках ТК РФ за работодателем закрепляется право переводить сотрудника на совмещение должностей. Согласно процедуры, работник совмещает свои трудовые функции и обязанности временно отсутствующего сотрудника. |
| 3 | ТК РФ, ст. 151 | Работник, заменяющий временно отсутствующего сотрудника, вправе претендовать на дополнительную оплату труда. Порядок назначения и сумма доплаты устанавливается работодателем в соответствии с внутренними нормативными документами компании. |
| 4 | Постановление Росстата №1 от 05.01.04 | Документ регулирует порядок составления приказа о замещении временно отсутствующего сотрудника. Согласно Постановлению, работодатель может использовать форму приказа (Т-5 или Т-5а). Отметим, что применение унифицированной формы не является обязательным и остается на усмотрение компании. |
Временное возложение обязанностей по вакантной должности
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Что такое дополнительные обязанности?
В трудовом праве под понятием «дополнительные обязанности» подразумевается выполнение сотрудником за отдельную плату дополнительно возлагаемых на него трудовых функций наравне с его основными обязанностями (установленными в трудовом договоре) в течение рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Ограничений относительно круга лиц, которые могут быть привлечены к выполнению дополнительных поручений, не существует.
Руководитель вправе возложить дополнительные обязанности на любого подчиненного, исходя из его загруженности, опыта, профессиональных качеств. Главное условие – получение письменного согласия со стороны сотрудника.
Продажа обуви — один из интересных вариантов бизнеса. Как открыть магазин обуви с нуля — читайте по ссылке.
К дополнительному труду лицо может быть привлечено в следующих случаях:
- Отсутствие на рабочем месте лица, для которого данные обязанности являются основными. Перечень таких случаев, позволяющих сотруднику отсутствовать на рабочем месте на законных основаниях, установлен трудовым кодексом РФ. Наиболее распространенными из них являются отсутствие по причине болезни, отпуска, прохождения сотрудником медицинского обследования.
Во всех указанных случаях обязанности отсутствующего коллеги могут быть перераспределены между работающими коллегами.
- В случае, когда производственную задачу может выполнить только определённый специалист, но данная специальность в штатном расписании отсутствует. Обязанности отсутствующего специалиста могут быть возложены на специалиста, обладающего необходимыми навыками (совмещение профессий).
- Увеличение объема работ в пределах одной профессий. Работник является квалифицированным специалистом и в течение рабочего дня может выполнять наряду с основными трудовыми обязанностями также и другие, но в пределах своей профессии (например, при сокращении штатной единицы обязанности одного сотрудника могут перейти к другому, более квалифицированному).
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?
Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.
? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?
Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.
? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?
Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.
Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.
Какие люди могут исполнять обязанности?
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.
Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Временный перевод на другую работу
По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до года, а когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, — до выхода этого сотрудника на работу (ст. 72.2 ТК РФ). Если по окончании срока перевода прежняя работа не предоставлена работнику, а он не потребовал предоставить ее и продолжает трудиться на новом месте, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.
Трудовой кодекс предусматривает лишь несколько ситуаций, когда перевод осуществляется без согласия сотрудника на срок до месяца на работу, не обусловленную трудовым договором, у того же работодателя, в том числе при замещении временно отсутствующего работника. Такой перевод допускается, если простой или необходимость предотвращения уничтожения/порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части).
Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, возможен только с письменного согласия работника.
Кто заменит руководителя
Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Как правило, его обязанности возлагаются на штатного заместителя (если такая должность предусмотрена в штатном расписании) или иного работника. Когда штатных заместителей несколько, обязанности руководителя организации возлагают на первого зама. Если такой должности в штатном расписании нет, обязанности отсутствующего шефа исполняет один из заместителей по ключевому направлению деятельности. Например, в торговой или сервисной компании — заместитель по коммерческим вопросам, в производственной — заместитель по производству, главный инженер.
Чтобы обеспечить непрерывный процесс управления организацией, лучше подстраховаться и на стадии подготовки штатного расписания разработать схему замещения руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»).
Такую схему утверждают в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками. В этом документе решается вопрос распределения направлений (участков) управления организаций между конкретными руководящими работниками и взаимного замещения этими работниками друг друга.
Что касается штатных заместителей или помощников руководителя организации (структурного подразделения), исполнение ими обязанностей руководителя во время его отсутствия не требует дополнительного оформления, ведь речь идет об их трудовой функции. Отметим, что штатный заместитель приступает к исполнению обязанностей руководителя только в его отсутствие.
Передаем полномочия заместителю
Возможность замещения временно отсутствующего работника можно предусмотреть и при заключении трудового договора. В первую очередь это касается должностей заместителей руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Замещение временно отсутствующего руководителя устанавливается трудовым договором с замом или его должностной инструкцией. В этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с ним не нужно. Он будет делать это автоматически, поскольку это его обязанность в рамках трудовой функции по трудовому договору. Приказ о возложении на заместителя руководителя обязанностей отсутствующего руководителя нужен, только если у него несколько замов по разным вопросам, а замещать руководителя будет только один из них.
В трудовом договоре с замом или его должностной инструкции также необходимо отразить, имеют ли замы право подписи договоров, финансовых и других документов в этот период. Если это не оговорено, а право подписи на время отпуска заму нужно предоставить, то можно издать приказ о наделении зама полномочием на подписание документов или выдать заму доверенность (Статья 185 ГК РФ).
Если заму на время отпуска предоставляется и право подписи финансовых документов, то нужно оформить временные банковские карточки с образцами его подписи (Пункт 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И). На всех документах, которые будет подписывать зам, должны быть указаны должность («заместитель руководителя» («заместитель главного бухгалтера»)), его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.
Если в этот период заместитель что-то натворит, то именно он будет нести дисциплинарную (Статья 192 ТК РФ), материальную (Статьи 232, 243, 277 ТК РФ), административную (Статья 2.1 КоАП РФ) и даже уголовную ответственность (Статья 24 УК РФ).
Руководителям организации, их штатным заместителям, а также руководителям структурных подразделений, как правило, доплату за время замещения не выплачивают. На чем основана такая практика, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.
Из авторитетных источников
Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
«Советское Постановление о порядке и условиях совмещения содержало запрет для руководителей организаций, их заместителей, руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей на совмещение должностей (Подпункт «а» п. 15 Постановления Совмина СССР от 04.12.1981 N 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (утратило силу с 10.03.2009 в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 10.03.2009 N 216)).
Этот запрет в 2003 г. был признан Верховным Судом РФ противоречащим ТК РФ в отношении руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей (Определение Верховного Суда РФ от 25.03.2003 N КАС03-90).
А в 2009 г. это советское Постановление полностью утратило силу (Постановление Правительства РФ от 10.03.2009 N 216). Тем самым руководители организаций и их заместители также получили право на совмещение должностей.
Если руководители высшего или среднего звена обязаны совмещать должности согласно трудовому договору или в соответствии с должностной инструкцией, то теперь для них нет никаких ограничений на доплату за совмещение. Поэтому по решению уполномоченного органа организации (совета директоров, руководителя организации) им можно производить такую доплату».
То есть в настоящее время установление доплаты руководящему составу организации за время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по должности остается на усмотрение работодателя.
* * *
Суммы доплаты при замещении (за увеличение объема работы, расширение зоны обслуживания, совмещение) иногда именуют компенсациями, но как бы их ни называли — это часть зарплаты. Поэтому суммы доплат вы учитываете в расходах на оплату труда (Пункт 3 ст. 255 НК РФ; ст. 151 ТК РФ), а также начисляете на них НДФЛ (Статья 210 НК РФ) и страховые взносы во внебюджетные фонды (Часть 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…»; ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Основания для приказа
Под замещением понимается передача профессиональных обязанностей временно отсутствующего по уважительным обстоятельствам специалиста другому лицу. Возможные причины отсутствия сотрудника по Трудовому кодексу:
- болезнь (ст. 76);
- ежегодный отпуск (ст. 114);
- отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128);
- исполнение гос. обязанностей (ст. 170);
- отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком (ст. 255, 256, 257).
Замещение реализуется такими способами:
- Расширение сферы задач коллеги отсутствующего сотрудника – применяется, когда изначально известно, что замена потребуется на непродолжительный период. Например, сотрудник заболел или требуется совмещение на время отпуска.
- Заключение срочного трудового договора с новым специалистом – предпочтительно, когда предстоит длительный период замены. Например, если работник оформил декретный отпуск.
Для передачи полномочий, ознакомления заинтересованных лиц и начисления оплаты дополнительных обязанностей на предприятии издается соответствующий приказ.
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка.
Способы исполнения обязанностей по вакантной должности
По общей норме самовольно возлагать на работника исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается, за исключением постов, на которые должностных лиц назначают вышестоящие органы управления. Тогда для утверждения служащего у работодателя есть целый месяц. Это правило оговаривается в Разъяснении Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС № 30/39 от 29.12.1965 (ред. от 11.12.1986, с изм. от 11.03.2003) «О порядке оплаты временного заместительства».
Иногда, если на предприятии освобождается пост, руководители пытаются поручить исполнение обязанностей без согласия работника, нередко просто в устной форме. Нагрузка прибавляется, а заработок остается тем же. Такое решение нелегально. Чтобы поручить исполнение функций, работодатель обязан оформить все по закону. Есть два варианта: пригласить человека со стороны или предложить должность одному из сотрудников компании.
Со сторонним работником Трудовой кодекс предоставляет возможность оформить срочный трудовой договор (ст. 59) или внешнее совместительство (ст. 282). Еще один вариант — договор гражданско-правового характера на определенный срок. Но только для внештатного сотрудника при выполнении ряда заданий и оказания услуг.
При возложении и.о. на штатного сотрудника есть несколько способов:
- совмещение профессий (ст. 60.2);
- временный перевод (ст. 72.2);
- внутреннее совместительство (ст. 282).
Если работодатель считает, что для деятельности компании более важным является выполнение трудовых обязанностей сотрудника, который временно отсутствует, решением может стать перевод другого работника на место заболевшего. При переводе происходит изменение обязанностей или даже места работы замещающего. При этом он не исполняет свои обычные трудовые функции.
Оформить перевод можно только с согласия переводимого, кроме случаев, когда такое согласие не требуется:
- перемещение работника с сохранением его трудовых обязанностей и в той же местности на другое рабочее место или структурное подразделение;
- поручение ему работы на ином агрегате или механизме;
- для устранения обстоятельств катастроф, в том числе замещение в такой период или в случае простоев на срок до 1 месяца (ст. 72.2).
Нельзя переводить сотрудника, если у него есть противопоказания по здоровью.
Варианты замещения сотрудника на время больничного
Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.
К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.
Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:
- при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
- при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
- при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.
Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:
- замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
- совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.