Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.

Порядок принятия локальных актов

Нетрудно догадаться, что разработка ЛНА — это процедура, реализуемая в соответствии с максимально комплексным, пошаговым и всесторонним подходом. Эксперты, отвечающие за делопроизводство в рамках тех или иных крупных фирм, всегда делят подобную работу на перечень основных, самых важных этапов:

• первичное, базовое оформление;
• согласование и аналитика;
• внесение необходимых поправок;
• утверждение со стороны руководства;
• введение в правоприменительное поле;
• контроль исполнения.

Причем согласно ст. 372 ТК РФ, человек, ответственный за реализацию всего комплекса операций, должен направить итоговый, готовый к запуску бланк на рассмотрение в орган первичной профорганизации. В роли таковой также может выступать любая другая аналогичная структура, которая занимается представлением интересов сотрудников в течение всего времени их взаимоотношений с работодателями.

Локальным нормативным актом организации не является документ, не принятый специалистами указанной надзорной службы. Конечно, отказать во вступлении той или иной бумаги в силу профсоюз (или его аналог) может исключительно при наличии веских оснований. Кроме того, при появлении каких-либо проблем, связанных с корректностью и грамотностью заверяемого шаблона, представители данного ведомства с легкостью обращаются к вышестоящим органам правительственной инспекции. Государственные специалисты в области взаимодействия с ТК обладают правоприменительными полномочиями, позволяющими им отменить унификацию, оформленную без согласия с текущими нормами законодательства страны.

Локальные нормативные и правовые акты НПА: примеры процессов разработки, утверждения и согласования

Итак, процедура по составлению ЛПА также должна быть подвергнута тщательному разбору, в том числе и путем оформления отдельного документа, рассказывающего ответственным сотрудникам о том, как и что им нужно сделать. Причем в создании как такого, основного инструкционного базиса, так и всех последующих бумаг, могут принимать участие не только топ-менеджеры, но и руководители отделов, старшие мастера, специалисты в области бухгалтерии, кадровики и экономисты. После того как шаблон включил в себя абсолютно все прописные детали, его следует согласовать со всеми вовлеченными отделениями предприятия. Итоговый контроль — проверка со стороны органа, представляющего интересы самих сотрудников. Правоприменительные полномочия такой структуры приводятся в ст. 327 ТК РФ.

Кто составляет и утверждает ЛНА

Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.

Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.

В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:

• название организации;
• название акта;
• номер, дату и место утверждения;
• отметку о согласовании;
• при наличии приложений — отметку об этом;
• отметку об утверждении руководителем;
• данные о том, когда ЛНА вступает в силу.

Цифровизация кадрового делопроизводства

Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.

Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.

Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

• с какой даты начинает действовать ЛНА,
• кому и что в связи с этим нужно сделать,
• какие старые документы в какой части перестают действовать.

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Как составить новые правила по охране труда с 1 января 2023 года

В компаниях, которые разрабатывают собственные правила по охране труда, руководитель может принять решение, заменить их полностью с 1 января 2023 года, то есть разработать все документы заново с учетом рекомендаций из приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н. Есть и новые компании, которые только начали функционировать. Если организация решила издавать свои собственные правила по охране труда, нужно сделать следующие шаги:

1. Установите, для какой цели вы разрабатываете внутренние правила. Возможно, руководитель или специалист по охране труда считает, что в нормативных правовых правилах требования охраны труда слишком занижены, или их недостаточно для обеспечения безопасности.
2. Определить исполнителей для разработки правил. Важно, чтобы в разработке участвовали руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, сами работники и их представительный орган.
3. Внимательно изучить отраслевые правила по охране труда, которые вы хотите улучшить. Подчеркните для себя, какие требования по охране труда вы сделаете более строгими, для того чтобы обезопасить работников. Вы не можете уменьшать требования, указанные в государственных правилах по охране труда, так как это противоречит 8 статье ТК РФ.
4. Внимательно проследите, чтобы ваши дополнения не противоречили различным правилам, федеральным законам, другим нормативным правовым актам, а также коллективному договору. Локальные нормативные акты не должны при этом противоречить отраслевым правилам, утвержденным Минюстом России.
5. Обязательно перед утверждением учтите мнение представительного органа. Например, направьте в профком или другой представительный орган проект правил, предложите внести свои предложения, указать на недостатки.
6. Утвердите правила, согласуйте их, а после ознакомьте с ним работников под подпись.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Основные требования, предъявляемые к локальным нормативным актам

Можно выделить два вида требований, предъявляемых к ЛНА: правовые и оформительские. Согласно Трудовому кодексу, ЛНА:

• могут приниматься единолично работодателем, но в некоторых случаях необходимо согласовать их с представителями сотрудников данного предприятия (эти случаи указаны в ТК);
• не могут предусматривать условия работы хуже, чем гарантированно ТК, а также коллективным договором предприятия и иными соглашениями (например, с профсоюзами);
• носят обязательный характер, за их неисполнение предполагается ответственность как работника (дисциплинарная), так и работодателя (административная).

Требования к оформлению локальных нормативных актов соответствуют правилам написания официальных документов.

Они в обязательном порядке должны содержать название предприятия, наименование документа (например, «Положение о…»), дату его регистрации, место составления. Кроме того, ЛНА имеют определенную структуру, состоящую из следующих частей:

1. Общие положения. Это вводная часть, где прописывается перечень освещаемых проблем, юридическая основа документа, группы лиц, которые попадают под действия этого акта.
2. Основная часть: суть документа.
3. Заключительные положения: могут содержать различные организационные вопросы, связанные с этим актом. В частности, порядок вступления его силу, а также его отмену.
4. Приложения: не являются обязательной частью. В них могут более подробно освещаться отдельные вопросы, на которые ссылаются в основной части, а также приводиться формы бланков внутренней документации.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Ответственное лицо по охране труда назначается в организациях со штатом свыше 50 человек. Оформление этого документа по охране труда строго не регламентировано, он пишется в свободной форме. Указываются:

• ФИО, должность ответственного лица;
• обязанности, которые на него возлагаются.

В документе делается ссылка на законодательный акт или распоряжение, во исполнение которого он составляется.

Сотрудник обязательно должен быть под роспись ознакомлен с приказом. Приказ утверждает руководитель организации. Документ оформляется на фирменном бланке и учитывается в специальном журнале.

Один из часто задаваемых вопросов, какие документы нужны по охране труда для проведения обучения? Отвечаем. В список входят:

• приказ о проведении обучения и проверке знаний по охране труда работников;
• приказ о создании комиссии по проверке знаний охраны труда и безопасных методов работы — в комиссии должно быть не менее 3 человек;
• программы обучения по охране труда с учетом особенностей профессий, должностей и выполняемых сотрудниками работ;
• графики проведения обучения и проверки знаний по его итогам;
• итоговые протоколы проверки знаний охраны труда;
• удостоверения утвержденного образца о проверке знаний охраны труда.

К документации по эксплуатации оборудования относятся:

• приказ о назначении ответственного за состояние оборудования работника;
• графики планово-предупредительных ремонтов оборудования — составляются ежегодно, чтобы качественно и вовремя проводить ремонт, в обязательном порядке доводятся до сведения руководителей подразделений;
• журналы технического состояния производственного оборудования — заводятся на каждую единицу техники.

Примеры документов можно скачать здесь.

Хранение документов по охране труда может быть вменено в обязанности специалисту по охране труда или делопроизводителю. Необходимо обратить внимание, что у всех документов разные сроки хранения, которые изменились с 21 февраля 2020 года. Приказы и нормативные документы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно.

За нарушение предусмотрено наказание по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Требования к обучающим организациям стали жёстче

Итак, взамен Порядка правительство утвердило Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда. Правила устанавливают обязательные требования:

• к обучению по охране труда и проверке знания требований охраны труда у работников, заключивших трудовой договор с работодателем;
• к организациям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги по обучению работодателей и работников вопросам охраны труда.

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги по обучению работодателей и работников вопросам охраны труда, должны быть аккредитованы и соответствовать установленным требованиям.

Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2021 г. № 2334 утверждены:

1. Правила аккредитации организаций, индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги в области охраны труда.
2. Требования к организациям и индивидуальным предпринимателям, оказывающим услуги в области охраны труда.

Организация и проведение инструктажей по охране труда

В новом Порядке предусматриваются следующие виды инструктажа по охране труда:

1. вводный инструктаж по охране труда;
2. инструктаж по охране труда на рабочем месте (первичный, повторный, внеплановый);
3. целевой инструктаж по охране труда.

Законодатели впервые исключили целевой инструктаж из инструктажей на рабочем месте. Информацию о том, кто и какой инструктаж должен пройти и в каком случае, мы систематизировали в табличном виде:

Критерии сравнения	Вводный инструктаж	Инструктаж по ОТ на рабочем месте (первичный и повторный)	Целевой инструктаж
Первичный инструктаж	Повторный инструктаж	Внеплановый инструктаж
Кто проходит инструктаж	Все вновь принятые работники Лица, участвующие в производственной деятельности работодателя (командированные работники, практиканты)	Все работники до начала самостоятельной работы Практиканты	Все работники Практиканты	Любые работники по решению работодателя или требованию должностных лиц трудовой инспекции в случаях, установленных Правилами	Любые работники в случаях, установленных Правилами и работодателем
См.: п. 10 Правил	См.: п. 13 Правил	См.: п. 15 Правил	См.: п. 16 Правил	См.: п. 19 Правил
Кто проводит инструктаж	Специалист по охране труда Работник, уполномоченный приказом на проведение инструктажа При отсутствии специалиста по охране труда инструктаж может проводить руководитель организации или специалист по гражданско-правовому договору	Непосредственный руководитель работника		Непосредственный руководитель работ
См.: п. 11 Правил	См.: п. 22 Правил			См.: п. 22 Правил
Периодичность проведения инструктажа	1 раз до начала выполнения трудовых функций работника	1 раз до начала самостоятель­ной работы. Допускается освобождение от прохождения первичного инструктажа работников, чья трудовая деятельность связана только с персональными ком­пьютерами (оргтехникой) и при классе условий труда 1 или 2.	Не реже 1 раза в 6 месяцев. Повторный инструктаж не проводится для работников, освобожденных от прохожде­ния первичного инструктажа	По мере необходимости и в сроки, указанные в ЛНД работодателя	По мере необходимости перед началом работ повышенной опасности по наряду-допуску, работах на проезжей части дорог и железнодорожных путях.
См.: п. 10 Правил	См.: п. 13 Правил	См.: пп. 4-15 Правил	См.: пп. 16-7 Правил	См.: п. 19 Правил
Чем завершается инструктаж	Проверка знания требований охраны труда по форме, определенной в ЛНА организации
См.: пп. 23,68-69 Правил

Похожие записи:

• Штрафы за отсутствие техосмотра в 2021 году
• Алименты на ребенка с неработающего отца
• Пенсии по инвалидности 2 группы в 2023 году