Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Ответственность за непредставление сведений
Отчет о среднесписочной численности должен в обязательном порядке представляться в налоговые органы для обработки и проверки, иначе в противном случае к организации и ее должностным лицам применяются штрафные санкции. Они заключаются в следующем:
| Виновный субъект | Административная санкция |
| Юридическое лицо (налоговый агент) — непреднамеренное непредставление | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 200 руб. за каждый не представленный документ |
| Юридическое лицо (налоговый агент) — непреднамеренное представление недостоверных сведений | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 500 руб. за каждый ошибочный документ |
| Должностное лицо — непредставление документов или представление с неверной информацией | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере от 300 до 500 руб. за каждый не представленный или ошибочный документ |
Блиц ответы на 4 частозадаваемых вопроса о среднесписочной численности
Вопрос №1. Если у ИП нет наемных работников, нужно ли подавать сведения о среднесписочной численности?
Сведения о среднесписочной численности для ИП нужно подавать только в том случае, если он зарегистрирован в качестве работодателя, то есть использует наемный труд физических лиц. Если же ИП не имеет наемных сотрудников, он не обязан подавать в налоговые органы отчет о среднесписочной численности.
Хотя в законодательстве напрямую указано, что ИП, не нанимающие сотрудников, не обязаны подавать отчет о среднесписочной деятельности, возможно, имеет смысл сдать нулевой отчет или же подробно узнать в налоговой инспекции. Дело в том, что некоторые ИП отмечают такой факт: отчет не сдавали по причине отсутствия наемных работников, а налоговые органы выписывали им штраф за непредставление документов. Все это влечет за собой судебные тяжбы, поэтому необходимо заранее удостовериться в налоговой о необязательности представления отчета или же сдать его с нулевыми графами.
Вопрос №2. Если за прошедший годовой отчетный период среднесписочная численность не изменилась, нужно ли повторно сдавать отчет?
Да, отчет обязателен к сдаче за каждый год, даже если сведения в двух следующих друг за другом отчетах не изменились.
Вопрос №3. Что нам будет, если мы забыли сдать отчет о среднесписочной численности?
В этом случае предусмотрены штрафные санкции в размере 200 руб. Если бы вы намеренно отказались представлять указанные сведения, налоговые органы наложили бы на вашу организацию штраф в размере 500 руб.
Вопрос №4. Как рассчитать среднесписочную численность, если ИП открыто в июне?
Для этого необходимо взять в расчет только те месяцы, в которых осуществлялась финансово-хозяйственная деятельности ИП. И тогда уже делить нужно будет не на 12 месяцев (как при годовой работе), а на то количество месяцев, в которые действительно ИП функционировало.
При подсчете ССЧ руководствуйтесь указаниями, приведенными в Приказе Росстата № 772 от 22.11.2017 (далее — Указания):
- Учитывайте только тех сотрудников, для которых это место работы является основным.
Внешние совместители и работающие по гражданско-правовым договорам в их число не входят. Внутренних совместителей учитывайте только как основных работников.
- Для расчета ССЧ за год нужно вначале определить среднюю численность сотрудников за каждый месяц.
Она считается путем суммирования численности сотрудников за каждый календарный день.
- Если в течение месяца количество работников менялось, подсчитайте среднее арифметическое число.
Например, с 1 по 21 ноября у ИП работали 10 чел., а с 22 по 30 – 8 чел. Тогда ССЧ за ноябрь составит 9,4 (10 чел. х 21 дн.) + (8 чел. х 9 дн.) : 30 дн.), а с учетом округления — 9 чел.
- В ССЧ за месяц включите всех сотрудников с полной занятостью, которые числятся у вас на каждый конкретный день, в том числе находящихся в отпуске или на больничном.
ССЧ в выходные и праздники равна численности в предыдущий рабочий день (п. 76 Указаний). Если работник уволился в пятницу, его нужно включить в ССЧ за последующие выходные.
- Из подсчета исключают работников, которые находятся в декрете, в отпуске по уходу за ребенком и неоплачиваемом учебном отпуске.
Если во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник работает неполный день, его тоже учитывают в ССЧ.
- Всех неполностью занятых подсчитывают по отдельной формуле пропорционально отработанному времени (п. 79.3 Указаний).
Особенности ССЧ для ИП
На фоне борьбы с административным давлением на бизнес вопрос о том, сдает ли ИП без работников среднесписочную численность, отпал. Еще 7 лет назад даже новые ООО и зарегистрированные ИП были обязаны сдавать эту форму в ИФНС. Устанавливая эту обязанность, законодатель исходил из предположения о том, что если в настоящий момент нет сотрудников в штате, то в течение отчетного периода (года) они могли трудоустраиваться и увольняться.
К счастью, налоговую инспекцию больше не интересует справка о среднесписочной численности ИП без работников, показатель в которой всегда равен нулю. В таблице ниже показаны изменения, внесенные в Налоговый кодекс РФ, благодаря которым исчезла необходимость сдавать предпринимателям, не использующим наемный труд, отчет ССЧ.
Форма отчета о среднесписочной численности и порядок его сдачи
Форма отчетности о среднесписочной численности работников за 2017 год утверждена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. С момента принятия этого документа бланк среднесписочной численности не изменялся, поэтому рекомендации по его заполнению можно найти в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. К документу предъявляются общие требования с другой налоговой отчетностью, поэтому в электронном виде его нужно направить в налоговый орган в том случае, если количество сотрудников организации свыше 100 человек. Если среднесписочная численность за 2017 год меньше, то в силу пункта 3 статьи 80 НК РФ, отчет можно направить на бумаге. Для ИП действует следующее правило: если в течение года у предпринимателя не было ни одного наемного сотрудника, то сведения подавать не нужно.
Как безошибочно рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для корректного расчета среднесписочной численности сотрудников специалисты обращаются к указаниям по заполнению статформы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». На 2021 они утверждены приказом Росстата от 27.11.2019 № 711.
Важно! С 01.01.2021 приказ № 711 применяется в редакции приказа Росстата от 17.11.2020 № 706. Что в связи с этим меняется в расчете ССЧ, вы можете узнать из Обзора от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
При расчете надо понимать, какие сотрудники должны быть учтены, а какие нет. Так, пребывающие на больничном, в очередном отпуске, в учебном (но с сохранением среднего заработка), в неоплачиваемом, в командировке, прогуливающие работу и т.п. должны быть включены в показатель ССЧ.
А не войдут в расчет следующие категории работников:
- внешние совместители;
- работники, подписавшие гражданско-правовые договоры;
- переведенные в другие компании и направленные за рубеж без сохранения заработной платы;
- сотрудники, обучающиеся с отрывом от производственного процесса и др.
Полный перечень включаемых и не включаемых в расчет лиц можно найти в п. 77-78 указаний.
Алгоритм расчета ССЧ можно задать следующим образом:
- Рассчитываем ССЧ на каждый день месяца.
- Считаем ССЧ сотрудников с полным рабочим днем за каждый месяц.
- Находим ССЧ сотрудников с неполным рабочим днем за каждый месяц.
- Определяем ССЧ за каждый месяц периода.
- Выводим результат — ССЧ за истекший год.
Подробный алгоритм можно посмотреть в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Среднесписочная численность работников: как рассчитать для ИП? Расчет производится на основании сложения среднего числа сотрудников за каждый календарный месяц и деления показателя на 12. Количество за месяц высчитывается путем суммирования всех трудящихся, полностью отработавших весь месяц, и деления получившегося результата на количество календарных дней. Эту информацию можно получить в отделе кадров на основании приказов о приеме на работу и увольнении, из табеля рабочего времени.
При этом сотрудников, которые были на больничном, в отпуске, в командировке, учитывать необходимо, ведь в штате организации они числятся. Но есть такие категории трудящихся, которые не берутся в расчет:
- оформленные по гражданско-правовым договорам;
- внешние совместители;
- направленные компанией на обучение или повышение квалификации, с сохранением заработка, но с отрывом от работы;
- лица, с которыми заключен ученический договор;
- лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (в том числе усыновители), если только такие граждане не работают на условиях неполного дня дома с сохранением пособия;
- обучающиеся и находящиеся в отпуске без сохранения дохода.
Работающие неполный рабочий день учитываются пропорционально отработанному времени. Округление цифр производится в соответствии с математическими правилами (так как часто получаются дробные значения): десятичный знак от 5 и более округляется до большего значения (то есть прибавляется целая единица), менее 5 — в сторону меньшего значения. В отчете ставится целая цифра. Подробные инструкции и списки можно найти в Указаниях (см. Приказ Росстата, упомянутый выше).
Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.
Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.
Пример 1. В ООО «Кадры плюс» по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября — 25 человек.
С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.
5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.
С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.
18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.
24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.
Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.
Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря — за 7 декабря и так далее.
Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:
- Иванов — с 1 по 31 декабря,
- Петрова — с 1 по 31 декабря,
- Сидоров — с 10 по 31 декабря,
- Алексеева — с 18 по 31 декабря,
- Бортякова — с 19 по 31 декабря,
- Викулов — с 20 по 31 декабря,
- Горбачев — с 1 по 24 декабря.
В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.
В каком порядке представляют сведения о среднесписочной численности ИП без работников
В случае ведения деятельности в одиночку отчет о среднесписочной численности ИП без работников не представляет. Это следует из абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ.
Причем до 2013 года в ст. 80 говорилось о том, что сведения о численности представляются «налогоплательщиком» без каких-либо уточнений. В 2013 году данное положение кодекса было изменено за счет правок — теперь указанная статья предписывает сдавать сведения о ССЧ «организациям и индивидуальным предпринимателям, привлекавшим наемных работников».
Несмотря на достаточно конкретизированные формулировки статьи, может возникнуть вопрос, не нужно ли в среднесписочную численность ИП без работников включать самого себя. Ответ здесь может быть только один: нет, не нужно.
Как мы уже выяснили, в сведения попадают лишь те лица, с которыми работодатель заключил трудовые договоры. С самим собой ИП такой договор заключить не может. Кроме того, согласно ст. 2 ГК РФ предприниматель организует собственный бизнес на свой страх и риск, ведь конечная цель при построении любого бизнеса — извлечение прибыли. Вся перечисленная деятельность трудовой не является, поэтому относить себя к работникам предприниматель не имеет права.
В чём проблема отсеивания данных
Почему предприниматель не может включать в подаваемые сведения себя, потому что он:
- не имеет права заключать с самим собой трудовое соглашение для привлечения к наемному труду;
- не может сам себе назначать зарплату за труд;
- открывает бизнес для получения прибыли, что не является трудовой деятельностью, за которую выплачивается денежное вознаграждение (ГК, ст. 2).
Но есть ситуации, оговоренные законодателем, когда индивидуальный предприниматель обязан себя лично включить в ССЧ сотрудников, независимо от того, есть другие или нет, а значит подать отчет.
Например, когда он предоставляет услуги:
- бытовые;
- ветеринарные;
- по ремонту;
- розничной торговли (разносит или развозит товары).
В этом случае ИП включает себя в качестве отдельной единицы в число сотрудников, а затем рассчитывает налоги, взносы. Для налогового вычета он может применить фиксированный платеж, который оплачивает за себя. Но, как только он примет на работу сотрудника (заключит трудовой договор), то право на такой вычет он потеряет.
Среднесписочная численность при регистрации ООО
Сроки сдачи информации по СЧР указываются в НК РФ (ст. 80). Отчет должен быть передаваться в ФНС не позже 20-го января текущего года за прошлый период (полный календарный год). Если компания только организована и ведет деятельность не с начала января, передача данных по СЧР производится в срок до двадцатого числа месяца, следующего за месяцем реорганизации или регистрации ООО. Например, если общество ведет деятельность с 10-го марта 2020 года, отчет передается в срок до 20 апреля (то есть в следующем месяце). В дальнейшем режим передачи информации такой же, как и для всех — до 20 января.
Активные дискуссии ведутся в отношении внесения в СЧР данных об одном учредителе ООО, выполняющем функции без оформления трудового соглашения и не получающего заработную плату. Такого работника учитывать не нужно, что прописано в упомянутом выше Указании (пункте 80).
Заполняем и сдаем форму сведений о ССЧ
Сведения о ССЧ в налоговую нужно сдавать 1 раз в год не позднее 20 января. Открытие ИП не обязывает сдавать отчет о численности работников на следующий месяц после регистрации. А закрытие ИП – обязывает. Данная отчетность подается не позднее фактической даты снятия предпринимателя с учета.
Информацию о численности сотрудников индивидуальный предприниматель подает по форме КНД 1110018 согласно Приказу ФНС РФ N ММ-3-25/174. Чтобы подать сведения, необходимо внести следующие данные:
- ИНН налогоплательщика;
- полное наименование налогового органа по месту жительства ИП;
- Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
- бланк по форме № П-4 ;
- дата учета численности сотрудников – на 1 января отчетного года.
- дата подачи, подпись ИП и ее расшифровка.
Оставшуюся часть полей заполняет сотрудник налоговой службы. Составляется справка обязательно в 2 экземплярах, один из которых вы оставляете себе в подтверждение подачи данных в ФНС.