Как правильно произвести нумерацию счетов-фактур

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно произвести нумерацию счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

2. Нумерация счетов-фактур: нюансы

3. Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

4. Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

5. Требования к нумерации счетов-фактур

6. Стало ясно, как нумеровать счета-фактуры

7. Инструкция по заполнению счетов‑фактур

8. Совет: Как исправить ошибки нумерации счетов-фактур, РКО, ПКО и других документов в 1С 8.3?

9. Организацией ошибочно выписаны два счета-фактуры с одинаковыми номерами: как исправить допущенную ошибку

10. Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году

11. Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2021 году?

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.

Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.

Нумерация счетов-фактур: нюансы

При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:

В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:

на отгрузку;
на аванс;
на корректировку.

То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.

Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:

№ 01/2021-А — по авансовому документу;
№ 02/2021-О — по отгрузочному счету;
№ 03/2019-К — по корректировочному счету.

Еще варианты:

№ 01/03/2021 (ПРОД) по счету за продтовары;
№ 02/03/2021 (ТЕХ) по счету за технику.

Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.

Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

Обособленных подразделений.
Доверительных менеджеров.
Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Согласно пункту 1 раздела 2 Постановления № 1137 в строке 1 указывается порядковый номер и дата составления бумаги. Порядковые номера документов присваиваются в соответствии с их индивидуальной хронологией. В случае если организация продает товары через обособленные подразделения, порядковый номер через разделительную черту дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике. В соответствии с подпунктом 1 пункта 5 статьи 169 НК в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата его выписки.

За нарушение нумерации счетов-фактур проверяющие не имеют право штрафовать предприятие. Ошибки в виде неправильного заполнения счетов-фактур не подпадают под определение грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Инспекторы могут обвинить предприятие в нарушении правил учета доходов и расходов, согласно статье 120 НК, где говорится, что под этим понимается отсутствие первичных документов или счетов-фактур. В случае с нарушенной нумерацией счет-фактура есть, но ревизоры считают его недействительным. Так как, по их мнению, не может существовать несколько счетов-фактур с одинаковыми номерами в одном периоде. В результате фирму оштрафуют на 10 000 или 30 000 рублей, если это не первое подобное нарушение. Такие санкции грозят продавцу, а вот для покупателя последствия могут быть хуже. По тем же самым основаниям проверяющие обвинят организацию в необоснованном применении вычетов по недействительным счетам-фактурам.

В НК нет такого нарушения, как неправильный порядковый номер счета-фактуры, а все доводы ревизоров –это только следствие их предположений, оспорить которые нужно реальными фактами и документами. В частности предоставив контролерам переписку с контрагентом по поводу переоформления документов или объяснительную от работника, допустившего ошибку.

Требования к нумерации счетов-фактур

Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.

Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры.

Относительно нумерации счетов-фактур законодательство предъявляет следующие требований: (нажмите для раскрытия)

все счета-фактуры обязательно должны быть пронумерованы;
нумерация счетов-фактур должна быть в хронологическом порядке;
нумерация счетов-фактур должна быть непрерывна на протяжении периода, зафиксированного в учетной политике организации;
начинать нумерацию заново можно раз в месяц, квартал или год;
через знак слеш «/» в номере счета-фактуры указывается код подразделения, филиала, который выставил этот документ, или другая информация по сделке в виде кода.

Структура номера счета-фактуры, период начала нумерации, порядок оформления и учета счетов-фактур необходимо закрепить в учетной политике организации.

Стало ясно, как нумеровать счета-фактуры

Иногда поставщики ошибаются при нумерации и могут присвоить один и тот же номер двум разным счетам-фактурам от разных дат.

В этом случае покупатель вправе заявить вычет, подтверждает Елена Вихляева. Ошибка в номере счета-фактуры не мешает идентифицировать участников сделки, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС. А значит, нет и оснований для отказа в вычете (п.

2 ст. 169 НК РФ). Комментарий «УНП» На практике инспекторы иногда отказывают в вычете НДС из-за одинаковых номеров в разных счетах-фактурах одного поставщика.

Но судьи на стороне компаний (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 30.05.13 № А40-38596/12-107-204). Защитить вычет удается, даже если поставщик вовсе забыл поставить порядковый номер в счет-фактуру (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 08.04.13 № А14-7612/2011).

Обособленных подразделений.
Доверительных менеджеров.
Лиц, участвующих в товариществе.

Инструкция по заполнению счетов‑фактур

Необходимо знать, что правила нумерации счетов-фактур в 2021 году серьезных изменений не претерпели. Но, несмотря на это, необходимо следить за всеми изменениями законодательства по поводу формирования документов рассматриваемого типа.

Так как ежегодно утверждаются различного рода законопроекты, связанные как с кодами операций, так и с другими аспектами заполнения .

Всем бухгалтерам, а также иным должностным лицам, осуществляющим заполнение документов рассматриваемого типа, важно в обязательном порядке ознакомиться со следующими вопросами:

основные сведения о счет-фактурах;
в каких случаях необходимо формировать документ;
нормативная база.

В 2021 году был принят закон, на основании которого ИП и организации, не являющиеся плательщиками налога на добавочную стоимость, счет-фактуры формировать не обязаны.

Все остальные юридические лица, осуществляющие ведение какой-либо коммерческой деятельности, должны составлять данный документ соответствующим образом.

Документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке формироваться в следующих случаях:

при реализации товаров;
при передаче прав на какое-либо имущество (автомобили, недвижимость, иное);
при предоставлении каких-либо .

Все требования, предъявляемые на законодательном уровне к заполнению счета-фактуры, обозначаются в .

При этом в дальнейшем данный документ используется для формирования соответствующего вычета по налогу на добавочную стоимость.

Именно поэтому необходимо быть максимально внимательным при заполнении бланка счет-фактуры. Наличие ошибок может быть воспринято ФНС как попытка уклониться от уплаты налогов.

Помимо обозначенных выше также есть ещё случаи, когда осуществляется формирование счет-фактуры:

выполнение авансовых платежей;
необходимо выполнить корректировку данных в документе.

На авансы следует составлять данные документы обязательно. Причем нумерация авансовых счетов-фактур с 2021 года осуществляется также как и ранее.

Иногда случается, что по каким-то причинам счет-фактура была заполнена неверно. В такой ситуации следует обязательно составить ещё один, скорректированный, документ.

В налоговой инспекции, куда необходимо подавать все документы для получения вычетов, обращают внимание на мельчайшие детали. Касается это не только информации непосредственно в счет-фактурах, но также порядка нумерации отдельных страниц.

Совет: Как исправить ошибки нумерации счетов-фактур, РКО, ПКО и других документов в 1С 8.3?

В программах 1С 8.3 документам автоматически присваивается порядковый номер. В обычной ситуации этот механизм позволяет нумеровать документы в хронологическом порядке и исключить дубли номеров, однако в некоторых ситуациях механизм может повести себя неправильно. Например, если ввести документ задним числом или отредактировать номер документа вручную. Что делать, если в программе 1С:Предприятие 8.3 сбилась нумерация документов?

Экспресс-проверка нумерации счетов-фактур и кассовых документов в 1С:Бухгалтерии 8 и автоматическая перенумерация.

В программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) есть встроенный инструмент проверки нумерации счет-фактур и кассовых документов (РКО и ПКО), поскольку в соответствии с нормами бухгалтерского учета нумерация этих документов должна вестись непрерывно, без дублей и в хронологическом порядке. Чтобы запустить инструмент проверки, в разделе «Отчеты» откройте пункт «Экспресс-проверка».

Организацией ошибочно выписаны два счета-фактуры с одинаковыми номерами: как исправить допущенную ошибку

Организацией ошибочно выписаны два счета-фактуры с одинаковыми номерами. Каким образом следует исправить допущенную ошибку?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В случае составления продавцом счета-фактуры с ошибочным номером вносить исправления не требуется.

Обоснование вывода:

При этом нормы ст. 169 НК РФ не содержат запрета на внесение изменений в неправильно оформленные счета-фактуры.

Согласно п. 7 Правил в счета-фактуры, составленные с даты вступления в силу Постановления N 1137 на бумажном носителе или в электронном виде, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур.

В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, в которой указываются порядковый номер исправления и дата исправления.

Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами или индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

То есть при обнаружении ошибок продавцу вместо неверного документа необходимо составить новый счет-фактуру с тем же номером и датой, а в специальной строке 1а указать порядковый номер исправления данного счета-фактуры и дату исправления.

В то же время абзацем 2 п. 2 ст. 169 НК РФ установлено, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

В соответствии с абзацем 4 п. 7 Правил при выявлении таких ошибок новые экземпляры счетов-фактур не составляются.

Аналогично вносятся исправления и в корректировочные счета-фактуры (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137).

Иными словами, новые Правила не предусматривают возможность внесения исправлений в номер счета-фактуры путем составления исправленного счета-фактуры.

Заметим, что возможность внесения изменений в счет-фактуру в ранее действовавшем порядке (с заверением подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления) в настоящее время установлена только для счетов-фактур, составленных до даты вступления в силу Постановления N 1137. Согласно п. 2 Постановления N 1137 исправления в счета-фактуры, составленные до даты вступления в силу Постановления N 1137, вносятся продавцом в порядке, установленном на дату составления таких счетов-фактур.

Таким образом, новые Правила (в действующей на сегодняшний день редакции) не предусматривают возможности внесения исправлений в номер счета-фактуры ни путем составления исправленного счета-фактуры, ни путем внесения изменений в ранее выданный счет-фактуру с заверением подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Другие способы внесения исправлений в счета-фактуры новыми Правилами не установлены.

В связи с этим хочется отметить, что Минфин России в письме от 24.04.2012 N 03-07-09/41 указал на то, что при рассмотрении на практике вопросов заполнения счетов-фактур и допущении при этом возможных ошибок следует руководствоваться нормами абзаца 2 п. 2. ст. 169 НК РФ.

В частности, специалисты Минфина России признают, что ошибки в порядковых номерах счетов-фактур не являются основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету (письма Минфина РФ от 22.05.2012 N 03-07-09/59, от 15.05.2012 N 03-07-09/52, от 15.05.2012 N 03-07-09/53). И хотя в этих письмах речь идет об ошибках в порядке нумерации счетов-фактур обособленных подразделений, полагаем, что эти разъяснения в равной мере относятся и к рассматриваемой ситуации, когда ошибка в нумерации связана с составлением двух счетов-фактур с одинаковыми номерами.

Учитывая изложенное, полагаем, что в случае составления продавцом счета-фактуры с ошибочным номером вносить исправления не требуется. В этом случае достаточно к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур приложить бухгалтерскую справку, указав в ней ошибку и дату ее обнаружения.

При этом обращаем Ваше внимание на то, что за нарушение последовательности в выписке счетов-фактур для продавца ответственность не предусмотрена. Если необходимые первичные документы (счета-фактуры) оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, предусмотренная ст. 120 НК РФ, не применяется, так как под грубым нарушением понимается вообще отсутствие первичных документов.

Кроме того, принимая во внимание, что в рассматриваемой ситуации ошибка в номере счета-фактуры никак не повлияет на сумму налога, подлежащего уплате по итогам налогового периода, не возникает события налогового правонарушения, установленного в ст. 122 НК РФ (ст. 109 НК РФ).

У покупателя счет-фактура с ошибочным номером, как отмечено выше, также не может послужить основанием для отказа в вычете суммы НДС, указанной в этом счете-фактуре.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, профессиональный бухгалтер, член МоАП Макаренко Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году

Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2020 — 2021 годах».

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2021 году?

Нумерация счетов-фактур в 2020 — 2021 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. здесь.

Так, его составителями могут быть:

Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).

В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.

Нарушение нумерации счетов-фактур не образует налогового нарушения. Порядковый номер счета не относится к реквизитам, которые влияют на правильную идентификацию хозяйствующего субъекта ФНС в целях установления права на вычет по НДС.

Поэтому при обнаружении нумерации счетов-фактур не по порядку инспекторы не вправе отказать в вычете (при отсутствии, разумеется, существенных нарушений). Это подтверждает судебная практика (решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 № А60-11248/2011). Сам Минфин соглашается с этим в письме от 12.01.2017 № 03-07-09/411.

Применение каких-либо прочих санкций, например за грубое нарушение учета, в отношении фирм, составляющих счет с нумерацией не по порядку, законом не предусмотрено.

Однако следует иметь в виду, что сам по себе номер — установленный по рассмотренным нами правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 года либо выбранный по иному принципу — должен быть указан в документе (п. 5 ст. 169 НК РФ). Иначе существует вероятность, что последуют санкции за нарушение учета — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Локальными нормативами в данном случае могут быть:

учетная политика;
должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.

Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.