Гарантийное письмо об оплате – образец, бланк 2022 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гарантийное письмо об оплате – образец, бланк 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»² в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»³. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству⁴.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете^{Прим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете).»>5} для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»⁶. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского^{Прим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом.»>7} и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как ��идите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

Гарантийное письмо об оплате задолженности – образец

Задача должника при составлении ГП – удержать взыскателя долга от обращения в суд за взысканием долга. Оно может быть ответом на претензию от поставщика. Но не защищает от дальнейших претензионных действий, взыскания долга и неустойки. Принимает или не принимает поставщик условия ГП – это его право, а не обязанность.

В гарантийном письме об оплате отправитель берет на себя обязательство перечислить исполнителю услуг, работ или продавцу товара определенную сумму позже ранее оговоренного срока. Это может позволить перенести время оплаты без выплаты штрафов и пеней, но не защищает отправителя от выполнения этих обязательств по суду.

ГП одновременно является одним из доказательств задолженности. Хотя для ГП об оплате счета и нет законодательно утвержденного образца, но это часть документооборота. Поэтому при составлении нужно соблюдать требования, которые предъявляются к официальным бумагам. В ГП должны быть:

• дата, номер исходящей регистрации;
• сведения о получателе средств по счету – адрес, название юрлица и ФИО его представителя, к которому обращено письмо, ФИО физлица;
• такая же информация об отправителе;
• указание конкретных сумм и сроков в основном тексте и обещание гарантировать соблюдение этих условий;
• данные о накладной, акте приемке или другом документе, что подтверждает сумму оплаты за товар, работы, услуги.

Для юрлица нужны подписи главбуха и директора, печать. Из необязательных элементов может быть название документа и объяснение причин несвоевременной оплаты счета. А также график выплат при переводе денег частями. Чтобы убедить получателя в намерении все выплатить в срок, иногда еще прописывают и пеню за каждые сутки просрочки.

Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.

Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):

• размер долга;
• основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
• причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
• обещание погасить задолженность;
• новый срок погашения долга – точная дата или график.

В каком стиле составляется гарантийное письмо

Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:

• стиль письма – исключительно официально-деловой;
• структура текста – простая и последовательная;
• предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
• изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
• грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.

Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.

Советы и рекомендации

При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.

1. Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
2. Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
3. При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
4. Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
5. К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Во избежание ошибок, лучше использовать образец гарантийного письма об оплате с графиком погашения задолженности или без него. Либо образец с иными прописанными в нем обязательствами.

Основные разделы:

1. Номер документа и дата его формирования (нумерация на предприятиях ведется специфичным образом, то есть определяется самостоятельно).
2. Обозначение адресанта (наименование юр.лица, Ф.И.О его представителя либо Ф.И.О физического получателя).
3. Заголовок «Гарантийное письмо».
4. Текстовая часть, содержащая обстоятельства по делу: обязательства, обещания их исполнить и конкретные сроки. Если имеется заключенный договор, то в тексте автор ссылается на него.
5. В конце текста прописываются сведения о составителе (от юрлиц требуется в т.ч. указание ИНН или ОГРН).
6. Внизу проставляется подпись лица, составившего документ (с расшифровкой и наименованием должности) и печать.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Обновлено 03.07.2019

2017-03-05T10:51:41+03:00

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

• Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.
• Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?
• Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Как написать гарантийное письмо на оплату

Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Бланк гарантийного письма об оплате

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,5 кб

Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.

Грамотно пишем письмо-гарантию

Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:

• порядковый номер письма и дату его составления;
• фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
• письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
• подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
• подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).

Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.

Что такое гарантийное письмо. Объясняем простыми словами

• Чаще всего такое письмо требуется, когда одна сторона не уверена, что другая сторона выполнит договорённости.
• Обычно гарантийное письмо направляется для отсрочки оплаты с обещанием погасить задолженность в определённый период.
• Но бывают и другие виды гарантийных писем, например:

• о подтверждении намерения оказать услугу / выполнить работы / поставить товар;
• на юридический адрес от собственника помещения — необходимо компании при постановке на учёт в налоговой для подтверждения, что ей будет предоставлен юридический адрес после того, как она будет зарегистрирована;
• о приёме на работу — выдаётся работодателем будущему работнику, например если тот является участником госпрограммы по переселению или иностранным гражданином, которому такое письмо требуется для получения визы о трудоустройстве по прохождении им профпереподготовки за счёт собственных средств
• и т. д.

Гарантийное письмо может быть признано офертой, если содержит все существенные условия договора. Также оно может являться акцептом, если в ответ на предложение заключить договор покупатель направил вам письмо о согласии с предложенными условиями и обещанием произвести оплату.

«Службе безопасности вашей компании следует связаться с контрагентом и запросить дополнительные гарантии получения средств: гарантийные письма, залог, заключение договора личного поручительства по сделке генерального директора или учредителя».

(Из материала о том, что делать, если контрагент задерживает оплату.)

«В случае выездной проверки собственник помещения должен будет подтвердить, что ваша фирма находится по данному адресу. То, что он разрешает вам использовать свой адрес, нужно закрепить в гарантийном письме (составляется в свободной форме) или в договоре аренды».

(Из материала о рисках использования недостоверного юридического адреса.)

«Губернатор Свердловской области Евгений Кувайшев уже написал в таможню гарантийное письмо, где подтвердил гуманитарный характер груза и попросил пропустить его до 12 апреля. На таможне на этот запрос пока не отреагировали».

(Из новости о том, как российский миллиардер захотел подарить Уралу 10 млн масок, а у него потребовали $400 000 налога.)

Унифицированной формы гарантийного письма не предусмотрено. Но по правилам деловой переписки в нём должно содержаться следующее:

• кому адресовано: Ф. И. О., должность, организация;
• кто направляет: Ф. И. О., должность, организация и её реквизиты;
• дата и номер документа;
• суть гарантии: предмет, сроки и т. п.;
• подписи: генерального директора и финансово ответственного лица (финансового директора, главного бухгалтера);
• печать организации.

Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.

Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.

Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.

Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности

В статье рассмотрим, что такое гарантийные письма, в каких случаях они составляются и составим образец письма о задержке оплаты поставщику.

В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.

Они могут представлять собой:

• согласие заключить договор (акцепт);
• предложение заключить договор (оферту);
• уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
• запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.

Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.

По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Похожие записи:

• Въезд в Украину для россиян — какие документы нужны
• В ПФР рассказали, как станут выдавать выплату в 1 200 рублей с 2023 года
• Что такое уставной капитал?