Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: заполняем товарную накладную ТОРГ-12». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Особенности заполнения бумажной накладной
Товарную накладную можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация составляет накладную на товары в бумажном формате, то не обязана использовать форму ТОРГ-12. Можно применять самостоятельно разработанный регистр. В бланк можно включать необходимое количество граф в соответствии с потребностями и отраслевой спецификой предприятия. Решение, в какой форме будет формироваться первичная документация, отражающая поставку товаров, принимает руководитель. После разработки и утверждения самостоятельного бланка его нужно закрепить в учетной политике организации.
В собственный бланк товарной накладной включите обязательные реквизиты:
- номер и дату формирования;
- название грузополучателя и его реквизиты;
- наименование грузоотправителя и его реквизиты;
- документ, на основании которого производится отгрузка товаров — контракт, счет, счет-фактура и проч.;
- таблицу, в которой приводится список поставляемых товаров, единица измерения и ценовые характеристики;
- место для подписей ответственных лиц с указанием их должностей;
- место для оттисков печатей сторон в случае их использования организациями.
Как подписывать накладную
Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.
Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.
Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.
Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.
Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:
- В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
- Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
- Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.
Транспортная накладная
Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.
Форма документа может утверждаться руководителем самостоятельно. При этом за основу обычно берется форма, утвержденная госорганами. В любом случае, в документе должны быть обязательные сведения. Это реквизиты сторон сделки. Порядок заполнения бумаги утвержден постановлением Правительства №272 от 15.04.11.
Накладная оформляется на одну или несколько партий груза. Если ценности перевозятся посредством разных ТС, число сопроводительной документации должно соответствовать количество ТС.
Накладная подписывается отправителем груза и перевозчиком. Если в документ вносятся изменения, они заверяются подписями.
Раздел 3. Оборот оптовой и розничной торговли по месяцам
По строкам представлены месяцы, а строка 01 — итоговая годовая. В графе 3 укажите общий оптовый оборот, розничный — в графе 5. При наличии дохода по агентским договорам или договорам комиссии выделите его из графы 3 в графе 4.
В строку 14 впишите сумму продажи товаров вне магазинов, рынков и палаток. Это, например, электронная торговля или почтовые продажи. Электронная коммерция раскрывается из строки 14 в строке 15, а почтовая — в строке 16. Сумму продаж в кредит фиксируйте в строке 17. В заключение заполните строку 18 и укажите количество объектов развозной розницы.
Все значения указываются вплоть до 1 десятичного знака после запятой.
Важно! Торговля признается развозной, если для продажи используется транспорт: автолавки, автофургоны, магазины-вагоны, тонары, прицепы, цистерны, магазины-судна и так далее.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12
Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.
Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.
По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.
Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.
С помощью данного документа происходит документальная фиксация оптовых поставок покупателям. Для формирования необходимо задействовать типовой бланк установленного образца или разработать альтернативную версию, полностью соответствующую требованиям. Заполнять самостоятельно созданную ТН следует с соблюдением всех правил, предусмотренных законодательством.
Глядя на говорящее название, несложно понять, что заглавные буквы являются сокращенным вариантом слова «торговля». В каталоге различных видов бумаг первичного учета по контролю проведения торговых операций отображены все имеющиеся формы, предназначенные для формирования документального подтверждения. На сегодняшний день другие образцы от ТОРГ-1 до ТОРГ-31 считаются необязательными. Однако многие бухгалтерские подразделения до сих пор их используют.
Рассматриваемая нами ТН выступает подтверждением передачи/реализации продукции сторонней компанией. Поэтому относится к разряду внешней документации.
Собирая информацию, как оформить товарную накладную ТОРГ-12 и узнать обязательные реквизиты для заполнения, важно помнить о ряде нюансов. Данная форма хоть и представляет собой универсальный вариант, по всем параметрам соответствующий требованиям законодательства в этой сфере, единой все-таки не является. Предприниматели вправе задействовать иные версии. Так, по закону допускается разработать и составить ТН самостоятельно.
Занимаясь составлением документа, необходимо учитывать все обязательные пункты, которые должны отображаться на бумаге. С этим у многих возникают трудности. В итоге нередко возникают недопонимания при взаимодействии с представителями проверяющих инстанций. Именно поэтому подавляющее большинство компаний все же отдают предпочтение двенадцатой форме.
В данном случае ТН формируется организацией, осуществляющей отгрузку. Как следствие, требуется оформление от компании-поставщика. Сделать это можно в одном из наиболее предпочтительных вариантов: письменном или электронном. Нередко формат документации определяется по обоюдному соглашению покупателя и продавца.
Тот, кто покупает продукцию, имеет право отказаться принимать ее без соответствующего документального сопровождения. При этом если во время процедуры передачи будут обнаружены несоответствия передаваемых позиций по качественным показателям, и представитель принимающей стороны захочет сделать возврат, ему потребуется составить документ на возвращаемые ценности.
Выясняя, что это такое форма ТОРГ-12 в бухгалтерии и каковы требования к товарной накладной, следует помнить — вместе с ней оформляется акт о расхождении по качеству и количеству изделий в виде ТОРГ-2. Параллельно необходимо обсудить нюансы обратной передачи товара и обязательно зафиксировать устную договоренность в письменном виде. В противном случае некачественную продукцию попросту не удастся вернуть.
Ошибки в накладной ТОРГ-12
Вопрос:
Обязательно ли в накладных формы ТОРГ-12 указывать банковские реквизиты, коды ОКПО, три подписи поставщика с расшифровками, наши контрагенты зачастую не делают этого, ссылаясь на особенности их компьютерных программ, и чем это грозит в случае налоговой проверки?
Ответ:
На основании Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, для оформления продажи (отпуска) товаров сторонней организации применяется товарная накладная формы № ТОРГ-12. Она составляется в двух экземплярах: один остается в торговой фирме и является основанием для списания товаров с учета; второй передается покупателю и нужен в качестве основания для принятия товаров к учету.
Графа 3 в ттн код продукции
Аналогичная информация содержится в письме ФНС России от 27.07.2009 N 3-2-09/147, в котором представители налогового органа рекомендовали урегулировать возникшую проблему в пределах гражданско-правовых отношений (по взаимному согласию с контрагентом).Как правило, на практике в графе 3 формы ТОРГ-12 «Код товара» поставщики отражают артикул либо внутренний (присвоенный организацией) номенклатурный номер товара (код учета товара) (смотрите, например, постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.06.2015 N 09АП-17658/15, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2014 N 19АП-1906/14, Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2012 N 03АП-74/12).В письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ (далее — Письмо) даны разъяснения по заполнению универсального передаточного документа (УПД). Транспортном разделе» подразделе «Сведения о грузе» в графах 6,8 записывается или корректируется класс груза; в) в разделе «Прочие сведения»: — в графах 20-24 записывает расстояние перевозки груза; — в графе 25 указывает код экспедирование груза, если таковой имеется на предприятии; — в графах 26 и 27 указываются суммы, причитающиеся с клиента и водителю за оказанные транспортные услуги; — в графах 29 и 30 записываются поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для изменения расценок водителю в соответствии с условиями перевозки); г) в разделах «Расчёт стоимости» и «Таксировка» таксировщиком автопредприятия производится расчёт стоимости автогрузовых услуг и зарплаты водителю по данной ТТН.
Инструкция, как правильно заполнить документ
Унифицированная форма ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132 от 25 декабря 1998 года. С этого времени не было утверждено каких-либо новых вариантов этой простой и удобной формы, именно ее и продолжают использовать в большинстве организаций. Оформляется товарная накладная ТОРГ-12 при отпуске ТМЦ со склада как в электронном, так и в бумажном вариантах (о нюансах оформления ТН в печатном и электронном вариантах читайте ).
Подписывается товарная накладная ТОРГ-12 руководителем (управляющим) организации, главным бухгалтером либо уполномоченным лицом (при наличии доверенности). Очень часто возникает вопрос — обязательна форма ТОРГ-12 или нет? Согласно закону, организация вправе использовать бланки, разработанные самостоятельно.
Какие бывают типы ТН?
На предприятии может быть организован стандартный бумажный документооборот, а может быть внедрен автоматизированный механизм электронного документооборота.
Соответственно, накладные могут формироваться на бумажном носителе или в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной подписью, то он считается равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью (п.1 ст.6 Закона от 06.04.2011г. №63-ФЗ).
- Бумажные накладные составляются в 2-х экземплярах: один документ остается на предприятии, а другой предоставляется покупателю. Такой документ в обязательном порядке должен быть заверен руководителем и начальником бухгалтерии.
При транспортировке груза накладная передается водителю. Если в документе были допущены ошибки, их можно исправить, заверив изменения подписями со стороны продавца и покупателя.
- В электронном виде документ составляется в одном экземпляре, но состоит из двух файлов. Первый файл заполняет продавец, а второй — покупатель. Подписывается такой документ электронной подписью с обеих сторон.
Накладная отправляется покупателю только в электронном виде, водитель при транспортировке груза на руки получает только товарно-транспортную накладную.
Важно! Если в электронной накладной была допущена ошибка, то исправить ее уже не получится. В таких случаях составляется акт о выявленном отличии и согласовывается с контрагентами.
Товарная накладная ТОРГ 12 — это первичный бухгалтерский документ. Применяется она для оформления и фиксации факта проведения операций по отпуску, приему или продаже товара, а также и иных материальных ценностей от поставщика сторонней компании.
Товарная накладная оформляется на специальном бланке-форме ТОРГ-12, утвержденной Госкомстатом РФ постановлением от 25. 12.1992 № 132.
Но каждому предприятию разрешено применять и свою форму товарных накладных, но она обязана содержать определенные данные: дата составления, название или код товара, стоимость и количество, адреса и реквизиты компаний отправителя и получателя, должности лиц, принимающих товар, а также их подписи и печати. Но всегда нужно помнить, что налоговой может «не понравиться» такой документ, и рекомендуется придерживаться формы ТОРГ-12.
Образец заполнения товарной накладной
Одним из основных первичных сопроводительных документов, подтверждающих передачу товара от продавца к покупателю является товарная накладная. Применяется она как юридическими, так и физическими лицами и является неотъемлемой частью торговых отношений.
Правильно оформленная товарная накладная позволяет регулировать отношения в процессе купли-продажи – покупатель, принимая товар, сверяет его с соответствием по количеству, качеству, объему и другим показателям, указанным в документе, продавец, отгружая продукцию, ведет ее учет, списывая с остатков на своем балансе.
Товарная накладная также необходима в таких случаях:
- Если покупатель по каким-либо причинам не доволен качеством приобретенного товара (в этом случае берутся во внимание только те характеристики, которыми продукция должна обладать по стандарту) – он может на законных основаниях потребовать возврата денежных средств в обмен на товар или же его замены на аналогичную продукцию.
- Если покупатель на условиях отсрочки платежа не оплачивает поставку, товарная накладная является подтверждающим получение документом, на основании которого могут предъявляться претензии. Не зависимо от того, кто имеет претензии – поставщик или покупатель — при решении любых спорных вопросов такой документ имеет полную юридическую силу и может служить доказательством при судебном разбирательстве.
К заполнению товарной накладной допускаются только отдельные сотрудники, должностные инструкции которых и обязанности позволяют заполнять подобные документы:
- сотрудники бухгалтерии;
- кладовщики;
- операторы ввода данных;
- администраторы;
- руководители (при необходимости).
Обязательного к употреблению бланка такого документа не существует – есть лишь рекомендованные формы, в связи с этим каждая из организаций, осуществляющая продажу товаров любых категорий, может разработать свой собственный бланк и пользоваться им при оформлении реализуемой продукции.
Не ограничивается также и размер документа – зачастую используют листы бумаги формата А4 и А5, но, при необходимости, можно использовать и любую другую величину.
В настоящее время действующее законодательство Российской Федерации, а именно Закон «О бухгалтерском учете», определяет использование рекомендованной формы товарной накладной ТОРГ-12. В том случае, если компания использует свою разработанную форму, она обязательно должна содержать такие сведения:
- Название организации, которая выписала накладную.
- Дата создания (стоит отметить, что дата ее создания не всегда обязательно будет совпадать с непосредственной датой доставки товара покупателю. Для подтверждения даты поставки рядом со своей подписью получатель указывает, когда была принята продукция).
- Наименование субъекта, который составил документ (осуществил продажу указанной в товарной накладной продукции).
- Перечень товара, проданного по документу.
- Количество продукции (отдельно каждого наименования, также может быть указано общее количество единиц, но это не является обязательным).
- Единицы изменения количества продукции и ее стоимость. Стоимость в зависимости от формы субъекта хозяйствования может выражаться как с НДС, так и без него. В конце перечня товара указывается общая стоимость всей продукции, которая подлежит оплате.
- Должности лиц, ответственных за отгрузку.
- Подписи ответственных лиц рядом с указанием их фамилии, имени и отчества, а также занимаемой должности.
- Печать организации. Начиная с 2016 года, использование печати не является обязательным, но фирмы, имеющие ее, ставят на документах.
Оформляется документ в двух экземплярах (при необходимости в трех и более) – один экземпляр остается у фирмы, осуществившей продажу, второй — у принявшей продукцию стороны.
К товарной накладной могут прикладываться сопутствующие документы:
- Товарно-транспортная накладная – выписывается, если покупателю производится отгрузка товара продавцом или третьей стороной. Водитель-экспедитор в таком случае имеет подтверждающий документ на право перевозки груза.
- Путевой лист.
- Сертификаты на проданную продукцию и паспорта на нее (при наличии).
- Счета-фактуры.
- Акт о передаче товара.
В какой срок необходимо оформить возврат
После приемки товара, покупателем производится проверка его качества, соответствие поставляемого количества значениям, указанным в документах, а также его комплектацию. При выявлении каких-либо несоответствий еще до оприходования товара, составляется акт о возврате. Осуществить возврат некачественной продукции можно в следующие сроки (477 ГК РФ):
- не позднее, чем 2 года, если изготовителем не предоставлена гарантия на товар;
- в течение срока годности товара, если он у товара есть;
- в течение гарантийного срока.
При розничной торговле дата, указанная в официальном документе при реализации и будет являться началом срока для возврата товара.
При оформлении возврата необходимо подготовить определенные документы, к которым относятся:
- акт приема-передачи с указанием регистрационного номера;
- претензия, составленная в письменном, в свободном виде;
- возвратная накладную.
Счет-фактура к возвратной накладной
Возврат бракованного товара – это хозяйственная операция, подлежащая отражению на счетах бухгалтерского учета. Причем каждая операция сопровождается соответствующим подтверждающим документом.
Кроме возвратной накладной также может быть оформлена счет-фактура на возврат. В случае оформления возврата, товар возвращается либо надлежащего, либо ненадлежащего качества.
При этом возврат происходит либо до момента подписания накладной, либо уже после этого. Если возврат оформляется между организациями на ОСНО, то качественная продукция может возвращаться только при обоюдном согласии всех сторон и данное условия должно предусматриваться в соглашении между ними.
Мнение эксперта
Романов Денис Константинович
Практикующий юрист с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.
Если право собственности на продукцию перешло к покупателю и она уже принята к учету, то возврат оформляется как обратная реализация. При этом покупателю потребуется выставить контрагенту счет-фактуру на стоимость возвращаемой продукции.
Этот документ подлежит фиксации в книге продаж.
Важно! Обратная реализация оформляется на ту же сумму, что и приобретенный товар.
Когда происходит оформление возврата непринятого к учету товара ненадлежащего качества между организациями на ОСН, покупателю не следует выставлять счет-фактуру на возврат и исчислять НДС. Поставщик от себя должен выставить корректировочный счет-фактуру, который покупатель не заносит в книгу продаж.
Это связано с тем, что по данной покупке входной НДС отсутствует. Когда выясняется, что продукция бракована уже после принятия ее к учету, покупатель в одностороннем порядке производит расторжение договора.
Корректировочный счет-фактуру выставляет поставщик и в качестве реализации подобный возврат не признается. При частичном возврате покупателю не следует выставлять от себя счет-фактуру, так как часть товара уже была принята к учету.
Корректировочный счет-фактура выставляет продавец на остаток товара, который останется уже после возврата. Продавцом вносится счет-фактура в книгу покупок, и после этого производится корректировка НДС в бюджет.
Покупателем в свою очередь регистрируется в книге покупок та часть товара, которая принимается к учету.