Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет товаров в розничной торговле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Осуществлять бухгалтерские проводки по оприходованию товаров начинают в момент их поступления на склад или торговую точку. В основе каждой операции должен лежать первичный документ: ТТН, счет, акт приема-передачи или другой. Сотрудники же должны знать правила приемки товара в магазине, чтобы обезопасить себя от возможных ошибок. Немаловажным является наличие в ТСД сертификатов качества.
Учет приобретения товаров
Продукция в торговую точку поступает, как правило, от местных производителей или оптовых поставщиков. После приемки первичные документы вводятся в систему учета товаров в розничной торговле, проводки в которой осуществляются автоматически. Приходуется продукция на счет 41, хотя он может включать в себя и аналитические субсчета: «Товары на складе», «Товары в отделе №1», «Товары в отделе №2» и т.д.
Бухгалтерский учет товаров в розничной торговле: как их правильно приходовать
Розничные магазины обычно имеют дело с большим объемом разнородного товара, поэтому важно изначально наладить учет во избежание дальнейших недоразумений. Автоматизация действий способствует выполнению таких задач, как контроль за сохранностью ТМЦ, своевременное получение информации об объеме складских запасов, вычисление рентабельности каждой партии.
Автоматизированный учет имеет ряд преимуществ:
- Оперативное получение информации по ассортименту продаж в разрезе каждого товара. Владелец торговой точки имеет доступ к сведениям о рентабельности всех позиций, что дает ему возможность не увеличивать объем залежалой продукции.
- Контроль за количественным наличием снижает уровень воровства.
- Возможность быстрого проведения инвентаризации.
- Повышение качества обслуживания клиентов благодаря оказанию оперативной помощи покупателям.
Также к задачам учета относятся:
- контроль за ценообразованием;
- проверка оформления торговых операций;
- постановка задач материально-ответственному лицу в части сохранности ценностей;
- своевременное выявление брака и просрочки;
- проведение инвентаризации;
- расчет полученного дохода.
Магазин учитывает две главных цены — закупочную и розничную. При приемке сотрудники фиксируют стоимость товара у поставщика, позднее добавляют розничную цену. Иногда магазин устраивает акции, чтобы продать товар быстрее. Например, снижает наценку на товар.
Цена поставщика. При приемке сотрудник магазина заносит в сервис учета товары, их количество и цену поставщика. Это нужно, чтобы отслеживать стоимость закупки и вовремя менять поставщиков.
Назначение розничной цены. Перед выкладкой на витрину сотрудник магазина назначает товару розничную цену. Для этого используют наценку, например в 20%, или указывают цену для каждого товара вручную.
Раньше в магазинах работали товароведы. Они брали товары со склада, укладывали в корзину, потом по очереди доставали, сканировали, записывали количество и клали в другую корзину. Только потом товар выкладывали на витрину. С учетом все это не нужно.
Акция. Иногда на товар снижают наценку. Например, у молока в тетрапаке выходит срок годности — наценку меняют с 20% до 5%, чтобы продать быстрее.
Работник универсама «Удача» принимает газировку, вводит количество бутылок и цены из накладной. Наценка для газировки стандартная — 25%. В карточке каждого товара на сервисе учета видно историю закупок: когда, у кого и по какой цене. Владелец универсама следит за ценами и меняет поставщиков, чтобы увеличить прибыль.
Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.
Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.
Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.
Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.
Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.
Оборудование для автоматизации магазина
Для мелких розничных точек, павильонов и «островков» в ТЦ с ассортиментом менее 50 товаров будет достаточно одной ККМ. Для оснащения киосков и рыночных точек подойдут мобильные кассы с сенсорным экраном или автономные кнопочные аппараты.
Для небольших магазинов с проходимостью до 50 человек в день рекомендуется выбирать компактные смарт-терминалы. Самые популярные модели в этой категории — онлайн-кассы Эвотор 7.2 и 7.3, АТОЛ Sigma 7, LiteBox 7.
Что такое бизнес-процессы в розничной торговле
Бизнес-процесс в рознице — это последовательность действий, связанная с управлением товарными запасами.
Структура бизнес-процесса:
- Входящие потоки — товар и потенциальный покупатель;
- Регламентация — законодательные нормы и правила, прописанные во внутренних документах компании;
- Исполнители и инструменты: персонал, программное обеспечение и оборудование;
- Результат — проданный товар и покупатель.
Участники:
- управляющий магазином или собственник;
- администратор (не всегда есть);
- товаровед;
- продавцы-кассиры;
- грузчики.
Как вести бухгалтерию в магазине самостоятельно пошаговая инструкция
Предлагаем список действий для самостоятельного ведения бухгалтерии в магазине.
- Предисловие. Осуществляйте бухучет аккуратно и регулярно. Эти сведения вам понадобятся, даже если законодательно пока вы не обязаны использовать контрольно-кассовую технику (речь идет об индивидуальных предпринимателях). Понадобятся, например, для заполнения декларации в фискальные органы. Также бухгалтерия является основой управленческого учета и используется при анализе ряда моментов касательно текущего положения бизнеса.
- Изучите ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности, НК и ГК РФ.
- Назначьте ответственного за бухгалтерию. Составьте бумагу с правилами по бухучету имущества, доходов, расходов; оформите систематизированный план счетов и бланки «первички», если типовые недоступны.
- Разработайте учетные регистры (журналы) для группировки первичной документации по неким параметрам.
- Вам предстоит начислять заработную плату сотрудникам, рассчитывать и уплачивать налоги в казну, делать страховые взносы в образованные помимо госбюджета денежные фонды.
- Чтобы вести бухгалтерию в магазине самостоятельно, без профессиональной помощи, следует запастись терпением и желанием во все хорошенько вникнуть. Надо купить адаптированное к продажам программное обеспечение по типу самого востребованного – на платформе 1C, установить на компьютер. Прелесть автоматизации процессов заключается в том, чтобы лишь без опозданий заносить в базу необходимые документы. В остальном программа поможет вам разобраться.
Как вести бухгалтерию в магазине автозапчастей
Организовать учет в магазине автозапчастей достаточно непросто, поскольку ассортимент широкий и от разных снабженцев. Продукция циркулирует между складами (крупная розница), инвентаризация проводится довольно часто. Для упрощения бухучета запасных машинных элементов применяйте сканер штрих-кода.
Юрлица оплачивают покупку обычно на расчетный счет, а рядовые потребители наличкой. Последним обязательно выдавайте кассовый чек. Если оплата производится картой банка-эквайрера, который дает возможность рассчитываться за покупку пластиковым индивидуальным платежным инструментом, или посредством онлайн-магазина, то ККТ всё равно нужна.
В патентной системе налогообложения есть как преимущества так и недостатки его применения. Рассмотрим сначала недостатки:
- Патент может быть применен только индивидуальными предпринимателями, ООО не могут получить его на свою деятельность;
- Если выбирать между патентом и ЕНВД (при разрешенном ЕНВД в данном субъекте Федерации), то ЕНВД более выгоден тем, что его можно уменьшить на сумму уплаченных страховых взносов как за себя так и за своих работников, патент же уменьшать нельзя;
- Размер торговой площади магазина не должен превышать 50 квадратных метров. То есть Патент может быть разрешен только для сравнительно маленьких магазинов;
- Сумма дохода при применении Патента за год не должна превышать размер в 60 миллионов рублей;
- Количество сотрудников, нанятых предпринимателем, не должно превышать 15 человек.
Преимуществами патентной системы налогообложения являются следующие:
- Размер налога для предпринимателя является фиксированным и не зависит от суммы полученного дохода;
- Предпринимателю не обязательно вести бухгалтерский учет и учет товаров, но необходимо заполнять Книгу доходов и расходов в отношении полученных расходов от данного вида деятельности;
- Предпринимателю не нужно сдавать отчетность в налоговую при покупке патента и отсутствии сотрудников.
Частые повторения в справочнике
Справочник – это важный документ, в котором отражена жизнь всего магазина. Все записи должны быть точными и последовательными. Но есть случаи, когда даже специалисты сталкиваются с дубликатами записей. Почему же появляются дубли:
- не записывается штрих-код возле каждого товара;
- большое количество весовых товаров;
- товар пришел без штрих-кода;
- старый товар был с новым штрих-кодом.
Проблема здесь заключается в том, что сложно найти определенный товар. Когда человек долго его ищет и не находит, то он вписывает его заново. Так появляется вторая позиция, которой быть не должно. Все это приводит к хаосу, сбивает данные, нарушает расчеты.
Полезный совет! Когда было обнаружено большое количество дублей, стоит выделить время на исправление ошибок. Нужно пересмотреть архив, удалить ненужные позиции, все заново пересчитать. Конечно, эта работа не из легких, но без нее сложно рассчитывать на положительный результат и хороший доход.
Также есть дельные советы о том, как можно избежать этих дублей и сохранить свое время и силы:
- Вводить товар нужно вручную только один раз. Потом вы будете пробивать его через штрих-ход.
- Операторы, которые занимаются вводом товара вручную, не должны заниматься корректировкой справочника. Им нельзя позволять удалять дубли. Ведь вводом могут занимать десятки людей на протяжении долгого времени. Для корректировок стоит нанимать настоящих профессионалов, которые будут убирать только лишнее и смогут найти причину дублей.
- При поставке товара нужно заносить всю информацию о нем в первоначальном виде и не изменять ее потом. Лучше пользоваться данными поставщиков. Они всегда имеют много отличий, так что не будет путаницы.
Бухгалтерский учет в торговых организациях зависит от вида торговли: опт или розница. При этом в розничных точках, оборудованных специальным программным продуктом, учет ведется автоматически по себестоимости каждой единицы товара, то есть количественно-суммовой.
Если же точка не автоматизирована, то в рознице допускается ведение учета только в суммовом выражении по розничным ценам с выделенной наценкой. При этом финансовый результат работы компании определяется расчетным путем.
Выбранный вариант учета в обязательном порядке фиксируется в учетной политике.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Приведем основные записи по бухгалтерскому учету в торговых организациях. Проводки в торговле покажем при ведении оптовых продаж.
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
| Приобретены товары | 41 | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Отражен НДС по приобретенным товарам | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | 60 |
| Отражены посреднические услуги по приобретению товаров, расходы по доставке, таможенные пошлины | 41 | 60, 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
| Отражена выручка от продажи товаров | 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» | 90 «Продажи», субсчет «Выручка» |
| Начислен НДС с проданных товаров | 90, субсчет «НДС» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» |
| Списана себестоимость проданных товаров | 90, субсчет «Себестоимость продаж» | 41 |
| Отражены расходы, связанные с продажей товаров | 44 «Расходы на продажу» | 60, 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др. |
| Списаны расходы, связанные с продажей товаров | 90, субсчет «Расходы на продажу» | 44 |
| Получена оплата от покупателей за проданный товар | 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др. | 62 |
| Выявлена прибыль от продажи товаров по итогам месяца | 90, субсчет «Прибыль/убыток от продаж» | 99 «Прибыли и убытки» |
Основные счета, используемые при проводках с выручки
Для каждой организации бухгалтерские проводки по реализации услуг и товарных ценностей будут отличаться. Соответственно, и оформляться они будут через разные счета с использованием разных кредитов и дебетов. Ниже представлена таблица основных счетов, используемых в торговле:
| Номер счета | Что отражается в счете? |
| 20 | Применяется исключительно в сфере услуг. В нем отражаются расходы ИП или коммерческой организации на выполнение работы, порученной заказчиком. |
| 41 | Если предприниматель или ООО выступают посредниками между производителем и конечным покупателем, то цена материальных ценностей для перепродажи отражается в этом счете. |
| 42 | Отражает списание наценки, если магазин продает вещи по продажной цене. |
| 43 | Используется производителями материальных ценностей для отражения количества и стоимости созданных товаров на фабрике или заводе. |
| 44 | Чтобы реализовать продукцию, нужно найти покупателя, который после ее перепродаст, или арендовать помещение, нанять персонал, закупить оборудование для самостоятельных продаж. Здесь учитываются затраты на организацию торговли. |
| 45 | Используется продавцами-оптовиками при отгрузке ценностей на склады контрагента. В счете учитывается только факт отгрузки, объект сделки к этому моменту еще не оплачен. |
| 46 | Выручка от продажи продукции отражается проводкой 46, если между контрагентами был заключен долгосрочный договор поставки или оказания услуг. Сама же поставка осуществляется партиями в определенные периоды, указанные в соглашении. Аналогично и с услугами. Т.е. счет используется только в случае, если отгрузка товаров или выполнение работ происходят поэтапно. |
| 50 | Актуален для магазинов и компаний, работающих в сфере услуг, если они принимают платежи от клиентов в наличной форме. |
| 51 | Счет применяется для фиксирования всех безналичных расчетов с компанией или предпринимателем (как при оплате товаров, так и при расходах на закупки). Не применяется для отражения операций с кредитными или дебетовыми картами. |
| 52 | Актуален для магазинов, работающих с иностранными контрагентами. Проводки по выручке по этому счету производятся только в случае, если зарубежный партнер оплатил продукцию в заграничной валюте. |
| 57 | Хотя расчеты через банковские карты тоже можно считать безналичными, их выделяют в отдельную категорию в счете 57. Не применяется для отражения безналичных расчетов по платежным, инкассовым поручениям. |
| 62 | Используется в ситуациях, когда бизнесмен выполнил работу, продал услугу, товар подрядчикам или поставщикам. |
| 68 | Используется, чтобы отразить размер НДС, который дополнительно начисляется на цену товара, при условии, что сам продавец работает с НДС. |
| 76 | Отражается проводка выручки от реализации продукции единоразово. Например, компания X закупилась у организации Y канцтоварами и больше за ее услугами не обращалась. |
| 90/1 | Применяется для фиксирования суммы выручки от продаж (как материальных ценностей, так и услуг). |
| 90/2 | Прописывается себестоимость реализуемой продукции, а также услуг и работ. |
| 90/3 | Фиксируется размер НДС, который уже включен в цену услуг, товаров или работ. Не путать со счетом 68, где прописывается, какая сумма НДС лишь начислена, но не включена в стоимость. |
| 90/4 | Учитываются товары, облагаемые акцизным сбором. |
| 90/5 | Счет фиксирует наличие прибыли у магазина или, напротив, убытка. |
Основных методов учета товаров в магазине два: суммовой и количественно-суммовой. При суммовом способе все товарные движения фиксируются в денежном выражении (используют цену продажи), без отображения количеств в бухгалтерских проводках, при этом склад ведет отчетность в количественных показателях. Вести документацию можно от руки, без использования программ.
Из достоинств: просто сводить баланс, вести первичную документацию. Недостатки: сложно вовремя выявить недостачу, пересортицу, сделать анализ динамики продаж группы товаров, нужна ежемесячная инвентаризация для подсчета размера налога при УСН (доходы минус расходы).
Пошаговая инструкция учета суммовым способом:
- Поступивший товар записывают в складской журнал: каждая позиция в количественном выражении. Одновременно сотрудник, отвечающий за прием товара, записывает сумму поступлений по ценам реализации. Пример: поступило 6 бубликов по 5 тенге, продающиеся с наценкой 15%. В журнале поступлений на склад пишут 6 бубликов, фиксируется сумма 34,5 тенге;
- Перемещение товара со склада в торговый зал записывают в складском журнале и учетной ведомости торгового зала в количественном выражении. Пример: торговый зал создает заявку на склад на 10 банок консервированной кукурузы, склад отписывает их залу, снимает с учета. Торговый зал ставит на приход. Теперь за этот товар несут ответственность продавцы, если он пропадет — покрывать убытки будут они;
- Реализацию записывают в журнале продаж в количественном выражении, она фиксируется по чеку в деньгах;
- Товарные остатки подсчитывают по первичным документам поступления: сумма поступлений по ценам реализации — выручка за этот же отрезок времени + предыдущий товарный остаток = текущий остаток. При ежемесячной инвентаризации сумма остатков на конец предыдущего месяца считается исходной для следующего.
Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:
|
Поставщики |
|||||
|
Наименьшее |
Юридический адрес |
Комментарий |
|||
|
ООО «Москва» |
|||||
|
ООО «Лето-3» |
|||||
|
ЗАО «Утро» |
Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».
Точно так же выглядит таблица «Покупатели».